Аудит hr процессов в компании чек лист скачать

Organizations should be constantly evolving. Unfortunately, outdated policies and procedures can stick around way too long.

In order to avoid legal issues and ensure that your company complies with the labor and employment laws, it is important to perform a regular HR audit. While this may sound like a daunting task, remember that auditing is a valuable tool that will help facilitate your business’s development.

In this post, we’ll show you how effectively use an HR audit checklist. But first, let’s gain a better understanding of what this assessment entails and how to conduct a human resources audit.

What is an HR audit?

The definition of an HR audit is a thorough review of the policies, procedures, documents, and systems in Human Resources. HR professionals conducting an audit systematically review every facet of their work and contribution to the company.

This is an opportunity to identify which practices are working and which are not. This is a vital step when it comes to improving operations and performance. Usually, HR professionals will carry out the audit. However, companies can also choose to hire an external company to conduct a human resources evaluation.

Considering the time and effort that you need to invest in a full-scale assessment, it is advisable to perform an audit once a year.

The completion of one HR audit checklist yearly should be enough for your company to obtain all the HR-related data it needs. When you make an assessment, you can choose to focus on the following areas:

• Recruitment
• Onboarding
• Management
• Training and Development
• Employee Relations
• Performance
• Strategic Planning
• Documentation
• Best Practices
• Compliance with Laws and Regulations

Types of Human Resources Audits

There are four main types of human resources audits that are most commonly conducted. All of the following audit types involve systematically reviewing the human resources functions within the company.

• Comparative Approach Audit (Internal): This approach compares the performance of two different human resources management departments. If your department is new the HR audit, mirroring the successful plan of action of another company is often a good place to start.
• Expert Audit (External): In this case, the audit is carried out by an individual or company outside of the organization. This approach can be useful if your department lacks the time or resources to conduct your own audit. Consultants specialized in conducting human resources audits can provide a valuable perspective on your management processes. Unfortunately, such services are often quite pricey.
• Statistical Approach Audit: In this HR audit, HR departments leverage data within the company in order to assess overall performance. It may be useful to look at information about absenteeism or turnover rates.
• Management by Objectives Audit: This type of audit assesses whether your HR department was able to achieve the objectives it previously set. If you wish to implement this kind of audit, make sure to read up on setting and reaching OKRs.

What are the Benefits of Conducting an HR Audit?

There are many advantages to conducting an HR audit. Without a doubt, the most valued is that it provides you with a broad vision of the inner workings of your company. The audit often reveals how the human resources department fulfills its daily functions.

An audit is a comprehensive tool used to analyze multiple aspects of a company. Conducting an audit is essential to a company’s growth and improvement.   

Knowing the inner workings of your organization, allows your company to detect potential complications and/or areas of improvement. Also, as a result of conducting an audit, you can see where the HR team is already doing a great job. Highlighting these wins can be great for morale.

Still on the fence? Here are the key advantages of performing an HR audit.

• Provides a detailed vision of the human resources department

Understanding how each area of the department works, and how they integrate into the company, is essential to moving forward with the company’s objectives.

• Encourages compliance

It is in a company’s best interest to ensure compliance with ever-changing rules that are present within the industry. For example, a human resources audit helps to encourage compliance with the labor standards act, among others.

• Promotes positive change

Evolving is crucial and identifying a company’s weaknesses/possible pain points, enables them to better form a plan of action and implement it to improve.

• Provides valuable data

If you are a regular reader of the blog, you know that we love speaking about the collection of reliable data. Why? This data allows a company to quantify aspects of their HR department that may have previously been neglected. With an audit, you can retrieve valuable data that, after proper analysis, will help guide you to make the correct decisions later on.

How does an HR Audit work?

If you are thinking about conducting an audit of your company, you may be feeling a bit stressed. Are you wondering where to start, which steps to take, and who will be the one performing the audit? 

Although there are many different ways in which companies can utilize HR audits, most assessments follow the same structure. The HR audit consists of three parts.

Pre-Audit

The first step is the pre-audit. During this phase, you will need to determine what data would be most useful to collect. Start by defining which HR function or processes you would like to evaluate under the audit.

For example, you may want to review your HRIS, the policies of the HR department, or performance evaluations. If there is an area in your company that requires improvement, you should consider adding it in the audit as well.

Our advice is to let HR metrics drive these decisions. If you are keeping track of KPIs such as time-to-hire and retention rate, you’ll probably have a pretty good idea of where your HR department is falling short.

As soon as you have identified areas for improvement, you can continue to the next steps of the HR audit process:

1. Decide whether the audit will be conducted internally or externally.
2. Define the audit type you want to carry out. 
3. Establish clear and defined objectives to result from the audit. 
4. Create a plan of action to arrive at your objectives.

Analysis of the data

The next step is the analysis of the data. In this step, you will assess the processes, procedures, policies, documents, and data that you decided to audit in the previous step. Collect the information in an organized fashion so that you can draw conclusions.

Prepare a report with your audit results

The final step is to draft a report that contains your findings and recommendations which will aid and help the Human Resources team succeed.

What is an HR Audit checklist?

An HR audit checklist provides a roadmap of your audit. It shows what essential functions you absolutely must review. Sometimes this is not as intuitive as you would expect. We may be so accustomed to our old, tired processes that it doesn’t occur to us that there’s a better way to do things.

An audit is a key moment for the department and the company as a whole, so they can learn and keep moving forward as an HR professional. Using a checklist for HR audit processes ensures you don’t miss anything.

 Why Use an HR Audit Checklist?

Whether the focus lies on policies or performance, a yearly review of your HR uncovers problems and challenges that exist within the department. Evaluating these issues allows your company to improve and prevents negligence or complacency.

Furthermore, using an HR audit checklist helps guarantee that your company is in accordance with current HR and employment laws. It provides managers with a clear vision of what’s happening in the company, enabling them to determine best practices and discover opportunities for growth and development.

An effective HR audit will also have a positive effect on employees. It increases transparency, which has been shown to boost employee morale, and shows that the company is committed to constant improvement. These positive changes lead to increased productivity and employee satisfaction.

Download our HR audit checklist to make sure you are on top of everything going on in your company.

Conduct Your HR Audit Process Effectively in 2022: Download Free HR Audit Template

Before starting the assessment, it is important to have an HR internal audit checklist to stay organized and efficient throughout the HR audit process. This list contains detailed questions that apply to the different areas of Human Resources and is typically a couple of pages long.

Need a little extra help managing your audits this year? Not to worry, we’ve got you covered. Here’s our comprehensive HR Audit checklist to help you get the most out of your HR department.

Want to make sure your organization’s records are always up-to-date, compliant, and effective? Try Factorial’s all-in-one HR Solution with a 14-day free trial.

#HR-аналитика

#аудит

#HR

#Аудит_HR_бренда

#Управлениеперсоналом

#Эффективность

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала TheHRD
обязательна

HR-аудит даст возможность вовремя обнаружить узкие места и проблемы, которые могут негативно повлиять на продуктивность и устойчивое развитие компании. В статье – основные направления оценки качества работы с персоналом, основных HR-процессов и чек лист HR-аудита, при заполнении которого сразу станет понятно, какие функции провисли или исполняются ненадлежащим способом.

Оценка корпоративной среды

Цель этого направления аудита HR-процессов – прощупать деловую и психологическую атмосферу в подразделениях, чтобы понять стиль взаимодействия между разными категориями сотрудников. Основной инструментарий – опросы, интервью, групповые диспуты, выходные анкеты.

Например, полезно будет посмотреть стиль лидерства менеджеров, их повседневные управленческие практики, проявление ценностей компании в работе и способы разрешать спорные ситуации. Здесь же оценивают, как компания развивает компетенции работников: эффективно ли работает система адаптации и обучения, проводят ли с сотрудниками карьерные консультации, предусмотрены ли профессиональные планы развития специалистов.

В ходе HR-аудита компании нужно выяснить, каким образом бизнес организует процесс работы персонала: устраивает ли людей зарплата и нематериальные мотиваторы. Результаты этого направления оценки удобно свести в SWOT-анализ. Выписать сильные и слабые стороны, предложить, как сильные стороны превратить в возможности, для слабых сторон указать возможные риски.

Памятку «6 факторов качества работы с персоналом, которые выявит HR-аудит» скачайте по ссылке

Важно! Результаты SWOT-анализа пригодятся, чтобы оптимизировать корпоративную среду и сделать ее более пригодной для продуктивной работы.

Аудит ресурсов и качества команды

Аудит ресурсов и качества команды проводят с целью изучить качества ключевых сотрудников, лидеров команд и уровень взаимодействия в коллективах. Инструментарий – митапы, деловые игры, на которых будет возможность выяснить функционал, зоны ответственности участников команды, пробуксовывающие процессы и причины, по которым они случаются.

Изучая HR-ресурсы в рамках аудита службы управления персоналом, нужно обратить внимание на то, как формируется и исполняется бюджет на HR-процессы и инструменты: служба персонала обеспечена средствами или пользуется исключительно бесплатными сервисами или финансируется по остаточному принципу. Для этого нужно будет посмотреть план и факт бюджетов за несколько лет. Серьезные отклонения год от года будут сигналом, что здесь нужно покопать глубже и убедиться, что система работает.

Какие расходы включить в HR-бюджет, читайте в статье.

Совет   В ходе аудита нелишним будет присмотреться к только планируемым крупным расходам и подумать над оптимизацией HR-процессов: какие рационально оптимизировать, какие добавить, исходя из условий реального положения дел в компании.

Исследование HR-документов и регламентов

Аудит документов и регламентов поможет понять, насколько регламентированы процессы управления персоналом и сформулированы ли основные принципы работы в компании: миссия, ценности, кодекс корпоративной этики, положение о персонале. Все ли в порядке с кадровым делопроизводством согласно действующему законодательству.

Полезно обратить внимание, как организовано документационное обеспечение управления HR-процессами, корпоративное информирование и официальное оповещение сотрудников. Инструменты – выборочное изучение документации, тотальный аудит портала и корпбиблиотеки документов. Также можно внимательно изучить содержимое CRM-системы. Важно убедиться, что компания обеспечена базовыми HR-документами на 100 процентов и они надлежащего качества.

Кроме этих трех направлений можно провести отдельно аудит работы службы персонала: уровень автоматизации процессов управления персоналом, качество бренда работодателя во внешней среде, внутренний маркетинг персонала и качество аналитики.

Свежие результаты по всем направлениям удобно свести в чек-лист, чтобы в дальнейшем спланировать мероприятия по устранению выявленных недостатков в HR-работе. Все ошибки, которые выявятся в ходе HR-аудита, должны лечь в основу плана работ на ближайший месяц, квартал или полугодие.

Чек-лист HR-аудита скачайте по ссылке

Главный секрет первичного аудита HR-среды – в грамотной последовательности действий и отсутствии резких решений. Постепенно разобраться с провалами и оптимизировать процессы вам поможет простой алгоритм, приведенный ниже.

Познакомьтесь со стейкхолдерами и главными игроками

Суть HR-стратегии заключается в положительном влиянии на результаты бизнеса, поэтому первое, что следует сделать на новом рабочем месте, чтобы оптимизировать HR-процессы с выгодой для бизнеса – это познакомиться с акционерами и первыми лицами компании. Узнайте основные источники успеха организации, стратегию, цели, планы на 2021 год, корпоративную миссию и ценности. Сообщены ли они сотрудникам? В первые рабочие дни выясните, кто ваши основные клиенты, какие у них потребности. Эта информация поможет понять портрет целевого сотрудника и грамотно назначить обучающие курсы.

Если вы перешли не только в новую компанию, но и в новую сферу, познакомьтесь и с ее главными ключевыми игроками. Именно с ними вам предстоит конкурировать в борьбе за таланты. Сравните их карьерный сайт, лендинги, описание на работных сайтах и HR-странички в соцсетях с ресурсами вашего нового HR-бренда. Занесите в план на ближайший месяц задачу по адаптации самой яркой «фишки», которой в новой компании еще нет — например, разместить во всех ресурсах HR-бренда видеоролик о жизни в компании.

Оцените вовлекающую среду в компании

Чтобы понять атмосферу в новом коллективе, выборочно поговорите с коллегами или проведите опрос. Узнайте, демонстрируют ли менеджеры лидерство, признают ли они достижения сотрудников, действительно ли организация живет ценностями, которые заявляет. Выясните, развивает ли компания сотрудников: получают ли они ценностные предложения, проводят ли с ними карьерные консультации, намечен ли профессиональный план их дальнейшего развития. Также полезно будет выяснить, каким образом бизнес заботится о коллективе: устраивает ли людей зарплата и нематериальные мотиваторы. Пересмотрите и результаты выходных интервью, чтобы определить главные причины, по которым люди уходят из компании.

Результаты экспресс-аудита вовлекающей среды удобно свести в SWOT-анализ по образцу ниже. Выписать сильные и слабые стороны, предложить, как сильные стороны превратить в возможности, для слабых сторон укажите риски, которыми они чреваты. Результаты такого анализа пригодятся, чтобы оптимизировать систему мотивации. Именно SWOT-анализ помогает эйчару установить прямую связь с бизнесом и решить основные проблемы.

Пример SWOT-анализа вовлекающей среды

Источник: Пресс-центр Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», журнал «Директор по персоналу»

Аудит… У бухгалтеров и сотрудников финансовых подразделений эта тема вызывает чувство легкого беспокойства, а на людей творческих профессий она наводит откровенную скуку. А ведь для каждого менеджера очень важно знать, что на самом деле происходит на вверенном ему участке работы. Кроме того, если подойти к этому вопросу «с душой», то место скуки займет искренняя заинтересованность.

Аудит позволяет руководителям получить реальную картину: что именно работники делают для достижения целей бизнеса? Есть множество материалов по организации финансового аудита, но как провести HR-аудит? Хочу поделиться с читателями своим опытом.

Представим себе объемную фигуру, например, куб. Разделив его вертикальными и горизонтальными плоскостями на некое количество ячеек, получим n равных кубиков. Разместив в вершинах куба шарниры, мы сможем, сохраняя на одном месте основание, наклонять его в вертикальной плоскости — влево/вправо или вперед/назад. Мы получили гибкую структуру, которая при всех изменениях сохраняет все основные параметры: высоту, ширину, глубину (рис. 1).

Рис. 1. Иллюстрация гибкости матричных структур

Матричную структуру холдинга «Атлант-М» можно уподобить такому подвижному кубу: в ней есть отделения — коммерческие и бюджетные (в нашей компании отделение — это самостоятельная балансовая единица).

К основным функциям бюджетных отделений (например, отделение управления персоналом, отделение развития бизнеса) относятся разработка, внедрение и контроль исполнения управленческих решений, политик, регламентов, процедур и т. п. Именно эти подразделения создают каркас «куба», их деятельность обеспечивает прочность всей конструкции, поскольку они:

• описывают накопленный опыт; оптимизируют действующие бизнес-процессы;
• транслируют лучшие практики в другие отделения;
• организуют работу новых предприятий;
• оптимизируют бизнес-процессы с помощью ERP-системы и контролируют деятельность коммерческих отделений.

Составляющими «куба» нашей компании являются коммерческие отделения — отдельные автоцентры. Под давлением внешних воздействий его оси могут смещаться, адаптируясь к происходящим событиям (например, к мировому финансовому кризису). Созданная и оберегаемая бюджетными отделениями система управления не дает всей конструкции холдинга рассыпаться под влиянием «смещений» на отдельные кубики. К таким инструментам, с помощью которых поддерживается целостность системы, относятся аудиты.

Аудит позволяет решать следующие задачи:

• проводить мониторинг деятельности отделений по всем бизнес-процессам;
• собирать информацию о зонах деятельности, которые могут быть оптимизированы;
• анализировать эффективность внедрения инноваций на местах;
• проводить бенчмаркинговые исследования успешности деятельности отделений, работающих на разных рынках с различными марками автомобилей.

Аудиты проводятся по каждому бизнес-процессу (на основании соответствующих Положений) с помощью чек-листа (check-list — контрольный список, перечень вопросов, план проверки), где последовательно описано, какие процессы и операции являются обязательными для конкретного отделения. Чек-лист выполнен в виде таблицы с показателями (файл программы Excel с несколькими «листами» — рис. 2, 3).

Рис. 2. Общий вид чек-листа

Рис. 3. Вид отдельного листа

Технологию аудитов в управленческую практику нашей компании внедрили сотрудники отделения развития бизнеса. Здесь работают наши лучшие специалисты — асы в сбыте автомобилей и запасных частей, сервисном и гарантийном обслуживании, диспозиции и логистике, финансах. Замечу, что у нас рабочие группы постоянно используются для решения новых задач или создания новых технологий. В группу, которая разрабатывала методологию проведения аудита, вошли специалисты по персоналу из Минска, Москвы и Киева (8–10 человек, состав менялся в зависимости от этапа работы). Подготовка проводилась на специально созданной виртуальной площадке, с помощью интернета.

На начальном этапе были собраны инициативы участников группы — предложения относительно процедуры проведения проверок и предложения по содержанию чек-листа. Эту информацию консолидировали, структурировали и представили участникам группы для изучения и корректировки. Всего в процессе разработки методик было проведено несколько таких итераций.

При разработке чек-листа мы стремились:

1. Минимизировать время, требующееся для его заполнения.
2. Использовать важные и измеримые(!) критерии, не перегружать его излишней детализацией.

Для проверки работоспособности чек-листов перед началом проведения плановых аудитов было реализовано несколько пилотных проектов.

Какую пользу нам приносят данные аудитов?

• Сотрудники подразделений с высокой интегральной оценкой деятельности по итогам года получают бонус. (Интегральная оценка равна сумме оценок аудитов по функциям основных и сквозных (поддерживающих) бизнес-процессов, имеющих определенный вес.)
• Экспертное заключение и рекомендации показывают возможности оптимизации бизнес-процессов.
• По результатам отчета по аудиту каждое отделение получает план мероприятий, которые помогут оптимизировать его работу.

Уделяя много внимания основным бизнес-процессам, мы не забываем о бюджетных отделениях (финансы, информационные технологии, маркетинг, управление персоналом), регулярно совершенствуем их деятельность.

Систему управления персоналом в «Атлант-М» схематически можно представить в виде звезды, имеющей пять основных лучей — направлений деятельности (рис. 4): подбор и использование человеческих ресурсов; развитие; оценка; мотивация; безопасность.

Рис. 4. Схема управления персоналом в холдинге «Атлант-М»

* «Кадровый балласт» — дезадаптированные сотрудники, систематически допускающие серьезные промахи и ошибки в работе; люди с низкой мотивацией, длительное время недостаточно эффективно выполняющие свои функции; не желающие или не способные к обучению/перепрофилированию своей деятельности. Если руководитель считает их дальнейшую работу нецелесообразной, он начинает либо процедуру увольнения, либо (если это целесообразно) передает списки таких сотрудников отделу управления персоналом для переподготовки.

Молодым руководителям и специалистам, не имеющим опыта в управлении персоналом, схема «Звезда» помогает освоить основы управления людьми, а молодым эйчарам — подготовиться к лицензированию. В нашей компании лицензирование — это внутренний экзамен, подтверждающий наличие необходимого объема знаний для ведения определенной деятельности.

Аудит реализации бизнес-процесса «Управление персоналом» (УП) в отделениях мы проводим в виде оценки деятельности. Основаниями для нее являются:

• проверка (просмотр документации, сбор устной информации);
• сравнение собранных данных с регламентными и базовыми требованиями Положений/Стандартов деятельности в области УП.

Цель проверки — получение достоверной информации о соответствии выполняемой деятельности корпоративным стандартам ведения работы, при необходимости — выработка мероприятий по устранению недочетов в работе с персоналом. Процесс аудита описан в соответствующем Положении, которое является руководством для членов комиссии. Положение помогает руководителям отделения и членам комиссии определить требования по каждому критерию и рассматривать спорные вопросы.

Каждое направление HR-деятельности — луч «звезды» — состоит из нескольких блоков и отражается на отдельном листе чек-листа (рис. 3). В программу проверки включены:

• калькуляция и оценка экономических показателей УП;
• проверка выполнения регламентов;
• проверка кадрового документооборота.

Аудит проводит комиссия, в составе, как минимум, двух человек. В чек-листе представлены две группы критериев:

• для проверки наличия документов и правильности их оформления;
• для проведения интервью.

Интервьюируются представители трех групп персонала: руководители; специалисты; рабочие. Количество опрашиваемых сотрудников должно быть необходимым и достаточным для того, чтобы аудиторы получили ясную картину по оцениваемой группе критериев. Как показывает наш опыт, для этого достаточно проинтервьюировать 10–20% численности отделения.

На отдельном листе чек-листа представлена модель оценки (рис. 5): каждому критерию присвоен определенный вес, расчет показателя проводится исходя из возможной максимальной оценки. Таким образом, подсчет наглядно показывает отклонение от наилучшего возможного результата.

Рис. 5. Модель оценки бизнес-процесса «Управление персоналом»

Итоги оценки не только фиксируются в цифровой форме, но и иллюстрируются — с использованием рисунков-«смайликов» (рис. 6). Подобная «наглядность» представления данных позволяет проверяющему быстро оценить результат.

Рис. 6. Визуализация оценок

Выставляя оценки, каждый член комиссии работает индивидуально. По окончании работы комиссия собирается для обсуждения результатов, выработки общего решения и подготовки рекомендаций. По итогам оценки составляется отчет. В течение месяца после проведения аудита менеджер по персоналу прошедшего проверку отделения готовит план дальнейшей работы с указанием конкретных мероприятий (в соответствии с перечнем рекомендаций).

Все наши предприятия занимаются одним направлением бизнеса и имеют типовые структуры. При этом управление выстроено так, что руководители отделений пользуются достаточной степенью свободы в стратегическом и оперативном управлении (для того чтобы максимально гибко учитывать специфику рынка). Организационные структуры подразделений холдинга отличаются друг от друга, поскольку предприятия, как и их руководители, находятся на разных этапах развития. Подобная неравномерность нередко маскировала сложности, присущие каждому отдельному отделению, не позволяла оценить (и сопоставить) эффективность управленческих решений, принимаемых их директорами.

Аудиты помогли нам выявить неэффективных топ-менеджеров, а также тех, кто «преследует субъективные интересы». Например, используя имеющиеся в рамках предоставленной самостоятельности возможности, некоторые из них вносят в оргструктуру корректировки, которые приводят к появлению избыточных уровней управления и дублированию функций. С другой стороны, для нас стало ясно, что в каждом отделении необходимо ввести должность заместителя директора, который управлял бы сквозными функциями (бэк-офис). Все эти проблемы стали очевидны по итогам проведенных проверок.

Полученные оценки также показали, какое большое значение для эффективного управления людьми имеет квалифицированная и стабильная работа самого менеджера по персоналу, его лояльность к компании, а кроме того — последовательность и преемственность в этой деятельности на уровне отделения и холдинга в целом.

Результаты HR-аудита убедительно продемонстрировали:

• снижение процента текучести кадров возможно только при системной работе с персоналом;
• принятая стратегия управления персоналом напрямую влияет на результаты работы отделения в целом.

Оценки в чек-листе помогли нам в работе с линейными руководителями. К примеру, мы постоянно говорим им о важности адаптационного периода: чем меньше внимания в первые дни на рабочем месте уделяется новому сотруднику, тем выше вероятность, что он уйдет с предприятия или будет работать с низкой производительностью. Объективная оценка комиссии, проведенная по результатам интервью с 10% сотрудников, для линейных руководителей оказалась намного более убедительной, чем слова.

Как же сами сотрудники отнеслись к проведению аудитов? Сначала люди беспокоились, задавали членам группы проверки вопросы: «Нас проверяют? Что-то не так?» Во время интервью я еще раз рассказывала людям об общей системе управления в «Атлант-М», частью которой и являются аудиты — системный мониторинг правильности выполнения бизнес-процессов. При их проведении мы не преследуем каких-либо «репрессивных» целей («проверка» — наказание»), результаты оценок используются только для усовершенствования оргструктуры и деятельности отделений.

Один из моих коллег распечатал тексты Корпоративного кодекса и Правил внутреннего трудового распорядка и выдал их работникам накануне проведения аудитов вместе с заработной платой. Эта информация помогла разъяснить сотрудникам суть происходящего, в результате они стали более спокойно относиться к процедуре аудита. Поскольку задаваемые во время проведения интервью вопросы касались не результатов работы отдельного человека, а системы управления персоналом в целом, люди охотно и откровенно рассказывали и о проблемах, и о достижениях. В результате мы получили от сотрудников обратную связь о качестве работы отдела по управлению персоналом, а также оценку работы их непосредственных руководителей и менеджера по персоналу отделения. Эйчарам я рекомендую регулярно совершенствовать мастерство проведения интервью!

Проведение аудитов (в том числе HR-аудитов) в нашей компании себя отлично зарекомендовало; его результаты помогли выявить недостатки и найти скрытые резервы для дальнейшего совершенствования и развития

Глушко Ольга, hrliga.com

Кадровый аудит: цели, задачи и чек-лист

Dura lex, sed lex/Закон суров, но это закон 

(латинское выражение)  

Ведение кадрового учёта, как правило, выпадает из зоны внимания собственника или руководителя бизнеса, так этот процесс не имеет непосредственного влияния на прибыль компании. Рутинные дела по сбору и оформлению документов новых сотрудников, оформлению больничных и отпусков, сдаче отчетности в проверяющие органы полностью ложатся на плечи ответственного бухгалтера. Только от него будет зависеть, насколько чётко и соответственно действующему законодательству будут вестись дела. 

Случается, что о проблемах в кадровом учете становится известно только после визита представителя трудовой инспекции, который с удовольствием, направо и налево, выписывает штрафы для организаций и должностных лиц. Такие штрафы, конечно, можно оспорить в суде. Но стоит ли судиться, если компания сама виновата в том, что, спустя рукава, соблюдает требования трудового законодательства? Да, закон суров, но это закон. И его незнание не освобождает от ответственности. 

Как в таком случае обезопасить бизнес от лишних штрафов, которые могут прийти после очередной проверки государственной инспекции труда (ГИТ)? Только с помощью аудита.  

Цели и задачи кадрового аудита

Главная цель кадрового аудита — проверка состояния дел на участке бухгалтерии, связанном с кадровым учетом и управлением персоналом.  Этот процесс включает в себя следующие задачи:

• проверку кадровых документов;

• приведение их в соответствие с требованиями действующего законодательства;

• оценку рисков;

• выявление проблем кадрового делопроизводства;

• внедрение решений для минимизации рисков и автоматизации процессов кадрового учета;

• проверку квалификации и навыков сотрудников;

• определение эффективности работы штата сотрудников;

• внедрение методов управления персоналом. 

Требований к регулярности проведения таких проверок нет. Как правило, аудит ведения кадрового учета необходим при смене руководства или бухгалтера, перед продажей бизнеса или перед проверкой ГИТ. 

Кто может проводить кадровый аудит? 

Компания вправе провести аудит с помощью собственных специалистов или обратиться за помощью к сторонней компании или эксперту.  

Для тех, кто хочет провести проверку сам, полезно будет пройтись по формам проверочного листа, которые содержатся в Приказе Роструда от 10.11.2017 N 655. Ещё проще сделать это с помощью интерактивного сервиса «Электронный инспектор» на сайте Онлайнинспекция.рф. Эти действия помогут определить, насколько запущены дела в области кадрового учета, какие документы необходимо завести или восстановить, на какие сферы кадрового учета необходимо обратить пристальное внимание. 

Плюсы проведения самостоятельной проверки: 

Минусы: 

Может проводиться только при наличии доверительных отношений между руководителем и бухгалтером, а также при наличии соответствующих знаний и квалификации у бухгалтера. 

Плюсы проведения проверки внештатным специалистом: 

Это позволит получить непредвзятый взгляд стороннего эксперта. 

Минусы: 

Требует дополнительных ресурсов. 

Чек-лист кадрового аудита

Проведение кадрового аудита можно разделить на 4 этапа:

• определение целей,

• подготовка к аудиту,

• оценка рисков и анализ проблем,

• формирование комплекса решений.  

Цели аудита определяются для того, чтобы очертить круг задач в рамках проверки. Если компания меняет собственника или только что попрощалась со всем штатом бухгалтерии, лучше проводить полный кадровый аудит. Если проверить нужно только определенные участки, можно ограничиться частичным аудитом. 

Процесс подготовки включает в себя сбор информации об организации, сотрудниках, работающих в штате и на аутсорсе, кадровых вопросах, а также сбор документов: договоров, журналов, внутренней переписки и т.п. 

После того, как все документы собраны, начинается этап активной проверки и поиска проблем. Ко всем выявленным проблемам должно быть предложено решение в формате многостраничного документа с подробным описанием ситуаций. 

Вот простой чек-лист для проверки наличия кадровой документации. 

Узнайте больше о том, как проводится кадровый аудит, у специалистов «Финкультуры». Свяжитесь с нами любым удобным способом — по телефону +7 (495) 108-73-73 или по e-mail: manager@fincultura.ru