Актуальность моделирования бизнес процессов

Аннотация:В условиях повышенного риска на рынке товаров и услуг в настоящее время главное – найти правильный подход для решения основных задач компании. Для этих целей и проводится моделирование ключевых бизнес-процессов организации, их дальнейший анализ и выбор оптимальных решений по ключевым критериям оценки.

Ключевые слова: бизнес-процесс, критерии оценки, результативность бизнес-процесса, стоимость бизнес-процесса, время (длительность) бизнес-процесса, качество бизнес-процесса, фрагментация бизнес-процесса.

Общество постоянно развивается, развиваются и ее основные сферы, в том числе и экономика. Современное состояние характеризуется переходом от традиционного индустриального подхода Адама Смита к процессномуподходу управления.

Основой функциональногоподхода является предпосылка, что работник обладает невысокой квалификацией, вследствие чего его задачи сильно упрощаются. Выделяют следующие основные особенности функционального подхода:

•  

  • иерархическая организационная структура;

  • применение конвейерных технологий;

  • управление по структурным элементам (подразделениям) и т.д.

Отсутствие ряда факторов, которые обеспечивали бы эффективное управление в организациях нового уровня, и отсутствие гибкости к изменениям окружающей среды у данного подхода стало следствием того, что на его смену пришел новый – процессный подход. Он отлично подошел для организаций, в которых предполагалось автоматизировать основные аспекты деятельности, так как в современных условиях именно автоматизация гарантирует успешное функционирование организации и поддержания здорового уровня конкурентоспособности. Вследствие этого на предприятиях стали создаваться ИТ-подразделения, что подвигло к созданию информационно-технологической библиотеки ITIL. В ней процессный подход является основополагающим принципом, который позволяет разграничить: взаимодействие ИТ-структуры с отдельными процессами и точки их взаимодействия, исходя из задач, поставленных перед отдельным структурным подразделением или перед бизнесом в целом. Иначе говоря, под процессный подход декларирует смещение акцентов от управления отдельными структурными элементами на управление сквозными бизнес-процессами, связывающими эти структурные элементы воедино.

Проблема построения модели бизнеса и отдельных бизнес-процессов в условиях современной экономики является актуальной, так как необходимо четко знать, что нужно рынку, и в каком виде это преподнести, как выдвинуть свою компанию в лидеры на международном уровне. Данная задача является нетривиальной, так как адекватнаяформулировка и описание модели деятельности, которая систематизированазвеньями – бизнес-процессами – , охватывающими приоритетные направления, может стать основой процветания бизнеса. Графическое представление системы деятельности, поиск путей оптимизации деятельности компании, позволяющее определить, как компания работает в целом и как организована деятельность на каждом рабочем месте, является основой моделирования бизнес-процессов организации.

Моделирование начинается с выбора приоритетных бизнес-процессов, после чего нужно приступить к их детальному описанию, анализу и оптимизации. Практика реализации подобных проектов показала, что прежде чем проводить детальное описание бизнес-процессов необходимо сформулировать основные цели и критерии их оптимизации. На данном этапе это возможно сделать, используя результаты экспресс-диагностики деятельности компании, проведенной при определении степени проблемности бизнес-процессов.

Большинство компаний, реализующих проекты по улучшению бизнес-процессов, допускают типичную ошибку: они начинают описывать бизнес-процессынадеясь, что после разработки детальных процессных схем проблемысами обнаружатся, что будут сформулированы пути их решения и соответственно цели и критерии оптимизации. Практика показала, что данный подход неэффективен, так как бесцельное описание бизнес-процессов не дает никаких результатов и отнимает много времени и сил, что приводит в дальнейшем к отказу от проведения подобных работ.Не сформулировав изначально цели и критерии оптимизации процесса, нельзя выбрать нужный подход и методологию описания, что затрудняет сам процесс моделирования.

Цели и критерии оптимизации бизнес-процессов базируются на ключевых показателях процессов, определяющих эффективность и конкурентоспособность организации. Зачастую эти показатели представляют собой пять групп:

• Результативность бизнес-процесса – R$

• Стоимость бизнес-процесса — C$

• Время (длительность) бизнес-процесса – t

• Качество бизнес-процесса – Q

• Фрагментация бизнес-процесса – FRAG

Результативность бизнес-процесса характеризуется полезным эффектом, который он оказывает на бизнес. Если бизнес-процесс приносит деньги илиимеет доходную составляющую, то в качестве одного из показателей используется доход. Часто показатели результативности бизнес-процесса называют показателями продукта. Данные показатели характеризуют продукт, который является выходом рассматриваемого бизнес-процесса.

Стоимость процессов или величина потребляемых процессами издержек является немаловажным показателем, определяющим эффективность бизнеса в целом.

Данный показатель прямым или косвенным способом определяет цену продукции и возможность более широкого охвата различных групп клиентов. При снижении издержек бизнес-процессов компания автоматически снижаетуровень операционных и финансовых рисков и приобретает большую гибкость в борьбе за место на рынке.

Длительность бизнес-процессов является одним из основных факторов, которые определяют конкурентоспособность компании. В условиях динамично развивающейся внешней среды и рыночной конъюнктуры наиболее эффективными оказываются те организации, чьи бизнес-процессы имеют наиболее короткие сроки исполнения. К примеру, при условии, что срок обработки заказа и отгрузки продукции одной компании хотя бы на 5-20% меньше, чем у конкурента, то конкурентная позиция данной компании является очень высокой. В соответствии с некоторыми оценкамипри сохранении данной конкурентной позиции в долгосрочной перспективе до 3 лет компания может стать монополистом на своем рынке. Подобные требования предъявляются и к управленческим процессам, что способствует принятию более своевременных решений.

Наиболее часто используемымвременным показателем является показатель эффективности производственного или операционного цикла – MCE (ManufacturingCycleEffectiveness),который рассчитывается как отношение суммарного времени выполнения всех операций процесса к длительности общего цикла бизнес-процесса. Данный показатель имеет значение всегда равное меньше 1, но так как в процессах существуют временные разрывы, большинстве случаев он лежит в пределах 0,05-0,2.

Показатель качества является наиболее широким по охвату для оценки эффективности предприятия и имеет ряд индивидуальных факторов для каждого бизнес-процесса.

Показатель фрагментации бизнес-процесса является универсальным и часто используемым в связи с растущими и динамично развивающимисяпотребностями бизнеса. Он может использоваться для измерения любых бизнес-процессов и характеризует их организационную сложность.

Степень фрагментарности определяет степень проблемности, результативность, стоимость, время и качество бизнес-процесса. Поэтому показатель фрагментарности является опережающим показателем и его отслеживание и уменьшение позволяет своевременно предвидеть и устранить негативные тенденции.

Вышеперечисленные показатели являются базовыми и на их основе могут создаваться новые, более сложные смешанные показатели, которые используются при оптимизации бизнес-процессов. Примерами смешанных показателей являются показатели, рассчитываемые как отношения показателей результативности к показателям стоимости бизнес-процесса.

Список литературы:

1. http://www.betec.ru/index.php?id=6&sid=52

2.http://www.studfiles.ru/preview/358500/page:3/

3. http://otherreferats.allbest.ru/management/00055894_2.html



Бизнес-процессы стали неотъемлемой частью современных организаций, но изменения во внешней среде побуждают владельцев этих предприятий изменять, а конкретнее, моделировать процессы внутри организации.

Термин моделирование имеет два основных значения. Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели как некоего представления оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства.

Если же модель уже построена, то моделирование — это процесс исследования функционирования системы, вернее, ее модели. Основной целью моделирования бизнес-процессов является описание реального хода бизнес-процессов компании [1, с.34].

В данном случае видится целесообразным определить, что является результатом выполнения процесса, кем и какие необходимые действия выполняются, какова их последовательность, каков документооборот в ходе выполнения процесса, а также насколько процесс надежен и как он может быть изменён в перспективе.

Обеспечить понятность течения бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса, бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь чёткое понимание того, как организована работа.

Понимание хода существующих бизнес-процессов представляет возможность судить об их эффективности и необходимо для разработки поддерживающей бизнес информационной инфраструктуры.

Обусловленная разработка IT систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов в комплексе возможна лишь тогда, когда сами процессы предельно понятны. Моделью бизнес-процесса называется его формальное описание, отражающее реально существующую или планируемую деятельность предприятия [2, с.20].

Модель раскрывает следующие сведения о бизнес-процессе:

 набор составляющих процесс бизнес-функций;

 порядок выполнения бизнес-функций;

 механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;

 конкретных исполнителей каждой бизнес-функции;

 входящую информацию, исходящую информацию;

 ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;

 условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес- функции;

 параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом.

Необходимо рассмотреть, как бизнес-процессы конкретно влияют на действие предприятий.

Так, к примеру, международные системы поставок функционируют в условиях растущей конкуренции, появления новых требований к безопасности продукции и принятия жестких мер по обеспечению безопасности границ [3, с.19].

Для того, чтобы оставаться конкурентоспособными и предприятиям и предпринимателям сейчас крайне важно соблюдать все процедурные и нормативные требования и требования в отношении документов быстро, точно и с наименьшими затратами.

В данном случае бизнес-процессы включаются как ценные организационные ресурсы, которые дают возможность создавать активы организации и обеспечивать их стоимость в соответствии с определением ее целей. Бизнес-процессы начинают функционировать непосредственно под действием информации.

Необходимость введения специализированного инструментария для моделирования бизнес-процессов сводится к необходимости появления централизованного комплекса взаимосвязанных моделей, функционирующих в различных предметных областях.

Упомянутая централизация методологии и инструментария разрешает снизить затраты на описание деятельности на уровне всей компании.

Кроме того, существующий в настоящий момент инструментарий позволяет не только описывать и регламентировать бизнес-процесс, но и проводить его детальный анализ. В первую очередь, это имитационное моделирование и анализ стоимости бизнес- процессов.

У более совершенных инструментов есть возможность анализировать полноту и непрерывность описанных бизнес-процессов и настраивать алгоритмы анализа самостоятельно.

Управление доступом к моделям, средства формирования регламентов, автоматизация маршрутов согласования моделей, перенос моделей в среду исполнения — все это уже умеют существующие продукты, плотно занявшие своё место на рынке и используемые крупными предприятиями. Это такие как Business Process Analysis Tools (BPA Tools) [4, с.7].

Так как в компаниях количество задач может быть великое множество, то и число моделей, описывающих различные предметные области, может превышать несколько сотен. Чаще всего под описание попадают следующие предметные области: цели и ключевые показатели, организационная структура и ролевые модели, бизнес-процессы и иерархии функций, архитектура приложений и данных, знания и полномочия.

В упомянутом случае каждая предметная область может содержать несколько десятков моделей иерархически связанных как между собой, так и с моделями из других предметных областей. Подобная укрупнённая с точки зрения информации база о компании может быть проанализирована в любом разрезе с помощью встроенных программ, при этом результаты будут представлены в виде аналитических отчетов [5, с.39].

В роли объектов при моделировании бизнес-процессов компании выступают предметы или реальные сущности, например клиент, заказ, услуга. Каждый объект характеризуется набором атрибутов, характеристики которых определяют его состояние, а также набором функций для проверки и изменения этого состояния.

В свою очередь, объектно- ориентированный подход предполагает вначале выделение объектов, а затем определение тех действий, где они участвуют. Недостаток такого подхода состоит в меньшей наглядности конкретных бизнес-процессов.

Для того чтобы определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса необходимо определить набор действий, входящих в этот бизнес-процесс. Ясное определение задач и действий чрезвычайно важно для детального понимания процесса.

Действия в рамках бизнес-процесса предприятия могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, может позволить сократить общее время выполнения процесса и повысить его социально-экономический эффект. Для этого необходимо произвести разделение зон ответственности: определить, какой сотрудник несет ответственность за выполнение действия или процесса в целом [6, с.7].

Далее видится целесообразным обозначить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная перечень и функциональность ресурсов можно повысить эффективность использования ресурсов посредством их оптимизации.

Основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения действующей и применимой моделей. В контексте сказанного собирается вся доступная доступную информацию о процессе, деталями которого владеют только сотрудники компании на прямую задействованные в выполнении процесса [7, с.30].

Заметим, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Наиболее полную информацию могут дать только сотрудники, завязанные на необходимость функционирования данного бизнес-процесса, потому что, для повышения эффективности управления современной компанией и более быстрого процесса принятия управленческого решения необходим постоянный сбор и обработка большого объёма информации.

Стоит подчеркнуть то, что современные бизнес-процессы постоянно усложняются за счет возрастающих требований потребителей, увеличения количества контрагентов, с которыми приходится взаимодействовать, роста конкуренции.

Для любой компании ключевым фактором успеха становится организация четкого взаимодействия всех участников бизнес-процессов компании, с жестким закреплением областей ответственности и обеспечением эффективного информационного обмена между участниками процессов, а следовательно их моделирование в соответствии с требованиями современности.

Литература:

1. Емельянова Н. Партыка Т. Романов В. Проектирование экономических информационных систем: Методология и современные технологии: Учебное пособие для вузов. — М., Экзамен, 2011.- 256с.
2. Крестьянинов С. В. Интеллектуальные сети и компьютерная телефония.– СПб: Издательство «Питер», 2011. — 150 с.
3. Лазарев И. Лазарев К. Хижа Г. Новая информационная экономика и сетевые механизмы ее развития. — М., Дашков и Ко, 2012.- 244с.
4. Одинцов Б. Романов А. Информационные системы в экономике: Учебное пособие. — М., Вузовский учебник, 2012.-300с.
5. Олифер В. Г. Компьютерные сети: принципы, технологии, протоколы.– СПб: Издательство «Питер», 2012.-510с.
6. Росляков А. В. Интеллектуальные сети связи. — М.: Вильямс, 2012. — 310 с.
7. Шашлов С Азбука сисадмина. Энциклопедия iXBT.com. — С-Пб, Питер, 2011.- 208с.

Моделирование бизнес-процессов Информационные технологии управления 2010 -2011 уч. год Сысоева Л. А. 1

1. Процессный подход в управлении Организация Менеджмент Секретариат Бухгалтерия Отдел IT Логистика 2

Функционально (организационно)ориентированный Организация Менеджмент Секретариат Бухгалтерия Документооборот Отдел IT Логистика Бухгалтерская система

Процессно-ориентированный Организация Менеджмент Секретариат Бухгалтерия 2010 -2011 уч. год Отдел IT Сысоева Л. А. Логистика 4

2. Актуальность моделирования бизнес-процессов Одним из направлений ИТ является моделирование деловых процессов или бизнес-процессов. Актуальность моделирования бизнес-процессов. 1. Модели бизнес-процессов необходимы для прохождения сертификации по стандартам ISO 9000. 2. Модели бизнес-процессов являются средством оптимизации и совершенствования деловых процессов предприятия или организации. 3. Модели бизнес-процессов обеспечивают руководителей функциональной, структурной и технологической информацией, необходимой для принятия решений. 4. Модели бизнес-процессов являются средством 5 документирования деловых процессов в организации.

3. Понятие бизнес-процесса Основу деятельности любой организации составляют ее деловые процессы или бизнес-процессы, которые определяются целями и задачами организации. Существует множество различных определений понятия бизнеспроцесса. 1. Бизнес-процесс — это набор логически взаимосвязанных действий, выполняемых для достижения определенного выхода бизнес-деятельности. [1] 2. Бизнес-процесс – это структурированное конечное множество действий, спроектированных для производства специфической услуги (продукта) для конкретного потребителя или рынка. Или — специфически упорядоченная совокупность работ, заданий во времени и в пространстве, с указанием начала и конца, точным определением входов и выходов. Или — структурируемый, измеряемый набор действий, созданный, чтобы произвести определенный выход для конкретного клиента или рынка[2]. 6 Davenport T. H. , Short J. E. The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign//Sloan Management Review, 1990, 11 -27. [2] Davenport T. H. Process innovation: reengineering work through information technology. — Boston, Mass. : Harvard Business School Press, 1993. — 337. [1]

3. Понятие бизнес-процесса В «Методологии функционального моделирования IDEF 0» , документе Госстандарта России, приводятся следующая иерархия понятий. Процесс (или бизнес-процесс) – совокупность последовательно или/и параллельно выполняемых операций, преобразующая материальный или/и информационный потоки в соответствующие потоки с другими свойствами. Процесс протекает в соответствии с управляющими директивами, вырабатываемыми на основе целей деятельности. В ходе процесса потребляются финансовые, энергетические, трудовые и материальные ресурсы и выполняются ограничения со стороны других процессов и 7 внешней среды.

3. Понятие бизнес-процесса Бизнес-процесс характеризуется: n четко определенными во времени началом и окончания процесса. n последовательностью выполняемых работ и правилами их выполнения; для каждой работы, входящей в бизнеспроцесс, задаются временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательности работ, условия инициализации, исполнители и время выполнения; n набором информационных и функциональных взаимосвязей между работами; n внешними интерфейсами, которые связывают процесс с другими бизнес-процессами внутри организации или описывают взаимодействие с внешней средой. 2010 -2011 уч. год Сысоева Л. А. 8

3. Понятие бизнес-процесса 9

4. Методологии моделирования бизнес-процессов Методология – это совокупность методов, объединенных общим философским подходом. Метод – это последовательный процесс создания моделей, которые описывают определенными средствами различные аспекты разрабатываемой программной системы. Модель системы — формальное описание системы, в котором выделены основные объекты, составляющие систему, и определены отношения между этими объектами. 10

4. Методологии моделирования бизнес-процессов Модели позволяют: n осмыслить бизнес-процессы; n оценить влияние тех или иных событий; n описать взаимодействие процессов и потоков информации в организации; n выявлять неэффективные, высокозатратные или избыточные виды деятельности, которые следует усовершенствовать в соответствии с общими целями организации; n использовать готовые модели для изучения и анализа изменяющегося во времени (динамического) взаимодействия бизнеспроцессов. 11

4. Методологии моделирования бизнес-процессов Методология SADT Методология ARIS RUP 12

4. Методологии моделирования бизнес-процессов Методология SADT Методология ARIS RUP 13

5. Методология структурного анализа определяет правила для построения и оценки модели системы, этапы работ, которые должны быть выполнены, их последовательность, а также правила распределения и назначения применяемых при этом операций и методов. 2010 -2011 уч. год Сысоева Л. А. 14

5. Методология структурного анализа Структурный анализ – метод исследования системы, который начинается с общего обзора системы, а затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней. Для структурных методов анализа характерно: n разбиение на уровни абстракции с ограничением числа элементов на каждом из уровней (от 3 до 6 -7); n ограниченный контент, включающий лишь существенные на каждом уровне детали; n использование строгих формальных правил отображения; n последовательное приближение к конечному результату. 15

5. Методология структурного анализа В настоящее время на практике используются различные методологии структурного анализа: n Методология структурного анализа и моделирования n n SADT (Structured Analysis and Design Technique); Методология структурного системного анализа Гейна. Сарсона (Gane-Sarson); Методология информационного моделирования Мартина (Martin); Методология структурного анализа и проектирования Йордана-Де Марко (Yordon-De. Marko); Методология развития систем Джексона (Jackson) 2010 -2011 уч. год Сысоева Л. А. 16

5. Методология структурного анализа Создание стандартов началось в середине в 70 -х годов в США при реализации программы интегрированной автоматизации промышленных предприятий ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). Было принято решение о создании набора стандартов, позволяющих повысить производительность разработки интегрированных программных систем. Поскольку идея создания стандартов связана с программой ICAM, то набор этих стандартов унаследовал от нее свое обозначение — IDEF (Integrated Computer Automated Manufacturing DEFinition, IDEF=ICAM DEFinition, Положения (стандарты) интегрированной автоматизации промышленных предприятий). 2010 -2011 уч. год Сысоева Л. А. 17

5. Методология структурного анализа IDEF 0 – Функциональное моделирование IDEF 1 – Информационное моделирование (потоков данных) IDEF 1 X – Моделирование данных (ER-диаграммы) IDEF 3 – Моделирование процессов (Work. Flow) При построении функциональной модели системы, включающей описание информационных потоков, применяются диаграммы DFD (Data Flow Diagrams), которые являются дополнением к стандарту IDEF 0. DFD представляет собой диаграммы потоков данных, с помощью которых отображаются все объекты и процессы, имеющие отношение к обработке информации. 18

5. Методология структурного анализа Набор инструментальных средств для разработки информационных систем, в том числе и для процесса реинжиниринга, разработанный фирмой Computer Associates, получил название All. Fusion Modeling Suite 7. В состав интегрального пакета инструментальных средств All. Fusion Modeling Suite 7. 2 входят программные продукты: — All. Fusion Process Modeler 7. 2 (BPwin 4. 0); — All. Fusion ERwin Data Modeler 7. 2 (ERwin 4. 0); — All. Fusion Data Model Validator 7. 2 (ERwin Examiner); — All. Fusion Model Manager 7. 2 (Model Mart); — All. Fusion Component Modeler 7. 2 (Paradigm Plus). 19

6. Нотация IDEF 0 Работы на диаграмме IDEF 0 располагаются в соответствии с временем начала работы — слева направо. В левом верхнем углу размещается работа, выполняемая первой. Одной из целей описания бизнес-процессов в нотации IDEF 0 является выполнение анализа организации бизнеспроцессов. Если модель обладает следующими характеристиками: — отсутствуют обратные связи; — работы не имеют выхода или управления; — работы дублируются, то эти работы требуют совершенствования организации процесса. 20

6. Нотация IDEF 0 Управление Входы Функция Механизмы Выходы 21

6. Нотация IDEF 3 была разработана с целью описания информационных потоков (Workflow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур с учетом временных показателей. Диаграммы Workflow используются в моделировании бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации. С их помощью описывают сценарии действий сотрудников организации, которые необходимо выполнять за конечное время. Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и используется для 22 документирования функций.

Work. Flow Нач. IT Менеджер Директор Секретарь Гл. бух Логистика Зам. дир Архив Делопроизводство Бухг. система Система логистики 2010 -2011 уч. год Сысоева Л. А. 23

6. Нотация DFD предназначена для описания потоков данных, системы документооборота и процедур обработки информации на предприятии/компании. Диаграммы DFD можно использовать как дополнение к модели IDEF 0 для более детального отображения операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. Наличие объектов «хранилище данных» и двунаправленных стрелок позволяет наиболее эффективно описать требования к информационной 24 системе.

Что дает использование моделирования бизнес-процессов n бизнес-функции, описывающие, ЧТО делает бизнес; n бизнес-процессы, описывающие, КАК предприятие n n n выполняет свои бизнес-функции; организационная структура, определяющая, ГДЕ исполняются бизнес-функции и бизнес-процессы; фазы, определяющие, КОГДА (в какой последовательности) должны быть внедрены те или иные бизнес-функции; роли, определяющие, КТО исполняет бизнес-процессы; правила выполнения операций, определяющие связь между ЧТО, КАК, ГДЕ, КОГДА и КТО. стратегия развития – Что будет критерии оценки эффективности функционирования системы Зачем 2010 -2011 уч. год Сысоева Л. А. 25

Спасибо за внимание! К. т. н. , доцент Сысоева Л. А. E-mail: [email protected] ru 26