4 цели автоматизации выделенных бизнес процессов на предприятии

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании — бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность — встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее — обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов — возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 43003

Крупные и небольшие компании постоянно ищут возможность увеличить эффективность работы и привлечь новых клиентов. Автоматизация бизнес-процессов предполагает решение и дает потрясающий результат за счет грамотного распределения времени. Сервис для клиентов и взаимодействие с ними при внедрении автоматизации. Нередко цифровой рынок предлагает отдельные приложения для автоматизации тех или иных операций бесплатно. Но лучше ставить и подключать готовые системы, как правило, они очень удобны, могут включать операции различной сложности.

Что такое автоматизация бизнеса простыми словами

Автоматизация бизнес-процессов — это перекладывание решения привычных операций, возникающих во время управления проектом, на специфическое программное обеспечение, установленное на созданном для этого оборудовании.

Инструменты автоматизации дают возможность значительно увеличить производительность, ускорить процесс осуществления однообразных рабочих действий посредством технических программ.

Систему управления можно автоматизировать посредством внедрения онлайн-технологий, трансакций, широкой подстройки бизнес-процессов. Контроль производственных задач экономит время руководителя и персонала, выполняет определенные маркетинговые задачи, сервис становится более качественным, помогая увеличить численность клиентов. Маркетолог задействует все доступные каналы для улучшения результативности процессов.

Говоря кратко, автоматизация бизнес-процессов представляет собой отличный способ превращения человеческого труда в машинный, упрощение и ускорение решения рутинных, но необходимых задач.

История возникновения

Автоматизация — термин, появившийся в 20-х гг. ХХ века. Первыми понятие внедрили профи по управлению: специалисты Генри Гант и Фредерик Тейлор.

Сперва термин применялся по отношению к этапам производства, затем его значение существенно расширилось и стало ассоциироваться в том числе с бизнес-процессами. В 80-е гг. технологии получили большее распространение, что сказалось и на процессах автоматизации компании: появились такие устройства, как печатные, копировальные машины и пользовательский компьютер.

Неудивительно, что описывать каждый день выполняемые работы, анализировать сделанное, сохраняя скорость труда, не так легко. Потому и пришлось принимать решение о том, чтобы продолжать это уже в электронном формате.

Продвижение автоматизации бизнес-процессов активно происходило в режиме онлайн вместе с развитием интернета. ПО сделало автоматизацию более удобной. Управление стало простым благодаря интуитивно понятному интерфейсу.

В компаниях происходит постоянное распределение ресурсов, автоматизация бизнес-процессов и упрощение управление деятельностью компании как для руководителей, так и для рядовых сотрудников. Сегодня создаются новые эффективные приложения для автоматизации в помощь бизнесменам для привлечения клиентов.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Цель автоматизации бизнеса — создание максимально благоприятных условий для развития фирмы, масштабирование компании с помощью разработки системы действий. Таким образом удастся повысить производительность и упростить работу сотрудников, когда проработка входящих заявок от клиентов занимает слишком много времени. Тогда бывает невозможно использовать ручную деятельность.

Разберем ключевые и дополнительные задачи, которые разрешает автоматизация бизнес-процессов:

1. Контроль и учет товара.
2. Повышение производительности рабочих.
3. Уменьшение трат компании.
4. Сокращение трудовых обязанностей сотрудников.
5. Улучшение качества обслуживания клиентов.
6. Грамотная подготовка шагов развития компании с описанием каждого из них.
7. Уменьшение количества ошибок.
8. Экономия времени сотрудников.
9. Оперативное разрешение текущих рабочих вопросов.

Преимущества и недостатки автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает мощную поддержку предприятий. Выделим главные преимущества автоматизации в управленческой сфере:

Отметим также определенные минусы, которыми обладает автоматизация бизнес-процессов:

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов — процедура, которая может быть использована в любой отрасли. При этом качество сервиса компании, спектра оказываемых услуг не должно быть пониженным вследствие внедрения автоматизации.

Автоматические бизнес-процессы применены в следующих рабочих отраслях:

• производство разнообразных продуктов;
• продажи;
• маркетинг;
• консультация клиентов, т. е. отвечать на вопросы и рассказывать о возможных покупках;
• работа с документами, создание накладной, актов и иных бумаг;
• бухучет;
• отчеты за месяц, год, минуту;
• хранение cookies;
• расчет зарплат;
• способность выставлять счета;
• составление обзоров;
• запуск кампаний и проектов;
• услуги иного характера;
• управление персоналом;
• анализ клиентов;
• способность подписываться электронной подписью;
• определение темы интерфейса;
• проверка числа продаж несколько раз в месяц или в зависимости от потребностей;
• ведение бюджета.

Очевидно, автоматизация бизнес-процессов может применяться как в базе (работа с продажами и клиентами), так и в сервисе (бухучет, работа с документооборотом, делопроизводство). Автоматизировать бизнес означает повысить эффективность, освободить время на то, чтобы обучить менеджеров, пересмотреть политику компании.

Например, продажи — бизнес-сфера, требующая автоматизации выполнения многих задач. Все действия будут выполняться автоматически, что существенно экономит время руководителя. Такие бизнес-процессы, как консультации с клиентами, бывают утомительными, но наличие специальных программ сводит потребность самостоятельно реализовывать подобные задачи к минимуму. При необходимости можно настроить выгрузку новостей в блог на выбор.

Еще один замечательный способ управления бизнес-процессами — система учета складских запасов, которая может применяться в транспорте. Такой способ управления обычно отслеживает имеющиеся и требуемые продукты в указанный срок.

Запуск автоматизации бизнес-процессов особенно необходимо и в маркетинге. Новая система управления делает клиентам персональные коммерческие предложения, оптимизированные под конкретную категорию потенциальных покупателей — целевую аудиторию компании. Раньше работникам необходимо было совершать огромное число звонков, чтобы разрекламировать продукт, а теперь, благодаря автоматизации бизнес-процессов, основные задачи маркетинга разрешаются гораздо быстрее и проще.

Многие процессы реализуются автоматически даже в бухучете. Все задачи выполняются посредством приложений: счет количества отработанных часов персонала, расчет заработной платы, обработка вопросов о больничных листах, отпускных, сведения о документах и т.д.

Автоматизация бизнес-процессов идеальна для любой компании, управления разнообразными компаниями. Потому сегодня предприниматели активно используют ПО в целях прироста эффективности работы и усовершенствования сервиса.

Виды систем автоматизации бизнес-процессов

Прежде чем начинать автоматизировать бизнес-процессы, существуют разновидности систем управления. Учитывайте особенности вашего бизнеса, чтобы выбрать подходящую разновидность системы автоматизации. Менеджерам достаточно знать о таких:

Системы управления	Разработка карточек с заданиями, списки и другие способы автоматизации процессов бизнеса
Системы управления сотрудниками	Позволяют прослеживать рабчасы сотрудников, вносить и хранить информацию о персонале, производить расчет зарплаты и узнавать о занятиях сотрудников в сети в течение рабочей недели
CRM-системы	Системы созданы, чтобы упрощать заключение сделок и договоров, а также для оформления и хранения персональных данных о каждом клиенте, прикрепления их карточек к менеджерам. Пользователь может отправлять сообщения в чат и по mail, применяя почту, добавлять данные в табличку, изменять информацию в списках, совершать проработку заказов
ESP-системы	Существует для взаимодействия менеджеров с клиентами, проведения рекламных рассылок сразу всем контрагентам с возможностью сказать «Спасибо» за заказ
Сервисы автоматизации бухучета	Подходят для начисления зарплаты, счета налогов. Все подсчеты проводятся благодаря набору формул
CMS-системы	Предполагает быстро и эффективно управление сайтами, регулируя нужные параметры
ERP-системы	Благодаря erp, бизнес-процессы соединяются в единый и позволяют вести и хранить нужный объем информации в одной структуре

Какие инструменты и функции могут потребоваться

Все вышеперечисленные бизнес-инструменты будут разрешать задачи и предполагать разнообразные опции. Выбирать нужные позиции требуется при ориентации на автоматизацию каких процессов вашего бизнеса сэкономит больше финансов. Работать со своими и сторонними материалами проще. Аналитики советуют обращать внимание на показатели:

• конкретные задачи вашего бизнеса;
• важность подстройки системы под стратегию бизнеса;
• изменение настроек автоматизации;
• показатель удобства ПО;
• интеграция с другими сервисами;
• наличие и расценки на услуги техподдержки.

Как подготовиться к автоматизации бизнеса

Важным этапом, благодаря которому вам удастся избежать неточностей, является предварительные подходы к автоматизации процессов бизнеса. Для того чтобы освоить этот тип бизнес-инструментов, необходимо проделать манипуляции:

1. Определить все бизнес-процессы предприятия и назначить ответственного человека для каждого из них.
2. Составить кейсы всех процессов, прописать алгоритмы и инструкцию для менеджеров.
3. Разработать и написать шаблоны таблиц, карт.
4. Определить права доступа для партнеров, закрывать отдельные части.
5. Создавать точки восстановления.
6. Участвовать в назначении необходимых алгоритмов в таблицах системы автоматизации.
7. Составить отчетность с изменением показателей за предыдущий период, по группам продукции, по cookies и т.д.

ТОП-5 статей для бизнеса и не только:
⚫ Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема
⚫ Тайм-менеджмент простыми словами: понятия, принципы, приемы и техники
⚫ Конверсия продаж: что это такое, как правильно считать и повысить
⚫ CRM-система простыми словами: что это, как работает, 15 лучших бесплатных СРМ
⚫ IP-телефония простыми словами: что это такое и как работает

Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция

Так, можно автоматизировать бизнес-процессы, но придется пройти все необходимые этапы и сделать шаги:

1. Планирование целей автоматизации бизнеса.
2. Разработка и интеграция.
3. Тестирование и исправление ошибок.
4. Подготовка персонала.
5. Модернизация в соответствии с требованиями бизнеса.

Какие ошибки и проблемы могут появиться при автоматизации бизнес-процессов

Существует ряд проблем, из-за которых автоматизация не обеспечивает эффективного результата:

1. Неудобное оформление.
2. Неправильный анализ бизнес-процессов и подстройка.
3. Отказ согласия системы в работе с ключами.
4. Неверная последовательность автоматизации процессов бизнеса.
5. Отсутствие поддержки нововведений от сотрудников.
6. Отсутствие плана автоматизации бизнеса.

Как измерить эффективность автоматизации

Когда вы завершите основные этапы автоматизации бизнес-процессов, необходимо оценить результат проделанной работы. Поэтому важно помнить, по каким фактором следует формировать оценку.

Отзывы сотрудников и клиентов

Важно получать позитивные мнения от команды, чтобы видеть, достигнута ли основная цель. Проработка данных, полученных от рабочих, и их анализ помогут вовремя выявить недоработки и найти их решение. Конечный клиент тоже непременно останется доволен.

Прибыль

Это нюанс, который даст понять, насколько хорошо и правильно был проведен курс автоматизации бизнес-процессов, были ли полностью выполнены все важные задачи и цели, достигнуто ли согласие между желаемым и действительным.

Анализ производительности

Обязательно провести сравнить уровень производительности и эффективность работы до и после автоматизации бизнеса: насколько сократилось время решения задач, появились ли новые положительные мнения на сайте, были ли решены важные проблемы.

15 направлений автоматизированного управления бизнес-процессами

В России существуют приложения, с помощью которых вы можете автоматизировать бизнес-процессы. Поддерживается интеграция приложений и виджетов с системой crm. В этой статье изучим 15 приложений, посредством которых вам удастся контролировать и упрощать все процессы.

1. Облачные АТС для обработки звонков, разработки базы непринятых вызовов, бесплатной подстройки по согласию с заказчиком.
2. Лид-формы для оформления клиентских заявок в рамке, ссылок на mail, оформления заказов по sms или email.
3. Соцсети для загрузки лидов, переписки и общения с клиентами.
4. E-mail для приема и отсылки писем группам клиентов, рассылки уведомлений и напоминаний о заказах.
5. Онлайн-беседы с участием консультанта.
6. Мессенджеры для оперативного сбора контактов, архива переписок с каждой стороной взаимодействия.
7. Обратный звонок.
8. Способность обрабатывать обращения.
9. Программы для бухгалтеров.
10. Сервисы для склада.
11. Банки.
12. Обработка запросов в интернет-магазине.
13. Конструктор файлов для ввода имен, названий, реквизитов.
14. Бронирование билетов или запись на прием.
15. Рассылка.
16. Аналитические сервисы для просмотра финансовых показателей.

Лучшие автоматизированные системы управления бизнесом

В этой статье мы предлагаем перечень лучших систем для автоматизации бизнес-процессов, к которым вы можете обращаться при необходимости.

StorVerk CRM

Основой является 1C. Его достоинство — наличие большого числа кнопок: опции для оптимизации трат и рост дохода, клиенты обращаются к компании любым подходящим способом. Например, по номеру или через окошко на сайте. Гибкая подстройка и адекватная стоимость обеспечат легкую автоматизацию бизнеса.

Dynamics 365

Достойный продукт Microsoft. Хорошо подходит для того, чтобы управлять бизнес-процессами. Вам не нужно тратиться на обучение этой системе. Интерфейс простой. Разработчик подготовил подробный мануал, который удобно позволит организовывать работу.

Битрикс24

Здесь вам уже частично доступен полезный функционал благодаря встроенной CRM-системе, но вы можете хотеть расширить его. Возможно осуществлять управление даже с мобильного телефона, также принимать предложения, оформлять договора и делать все необходимые работы.

SAP CRM

Известный сервис среди владельцев бизнеса (склада, отдела продаж, магазина, коммерческого пространства). Нужно для создания связей между различными бизнес-процессами, что делает платформу пригодной для краткосрочных и долгосрочных целей компании.

Мегаплан

Отличный вид системы управления бизнесом: у вас получится изменять информацию о заказчиках, отмечать все события, связанные с их манипуляциями, получите силу для распоряжения задачами.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Любой опытный бизнесмен сначала хочет просчитать все риски и сумму, которая уйдет на подключение нового бизнес-инструмента. Оплата будет зависеть от следующих факторов:

• общая стоимость системы автоматизации бизнеса;
• все расходы, включая обучение сотрудников;
• расценки на техническую поддержку;
• временные затраты.

Интересует бизнесменов также и вероятная величина расходования денег на закупку ПО. Плата за ПО находится в зависимости от данных аспектов:

• поставленные сотрудникам задачи;
• разновидность приложений и программ для работы;
• количество требуемых ресурсов;
• подсчет числа клиентов на начало отчетного периода и к его концу;
• количество свободных и занятых рабочих мест.

Нельзя точно сказать, например, какой будет стоимость закупки программ и автоматизация: в некоторых случаях можно уложиться в 100 000 руб., а можно потратить и миллионы. Попробовать стоит даже демо-версии, но часто компании приходится собирать полный пакет опций, требуемых в фирме.

Примеры и идеи

Чтобы автоматизировать бизнес, надо иметь представление о том, какие процессы управления должны быть упрощены. Многие задания, с которыми ежедневно сталкиваются сотрудники компании, могут выполняться автоматически. Приведем некоторые примеры автоматизации бизнес-процессов, которые способствуют быстрому увеличению предприятия:

Использование CRM отдела продаж

Управление бизнес-процессами при помощи технологии можно обеспечивать удаленную работу, фиксировать логи переговоров и поддерживать получение посланий. Система управления процессами существует и для того, чтобы экономить рабочее и личное время сотрудников и руководителей, переложив описание документации на электронику.

Использование системы учета склада и товаров

Как и crm, система управления компанией позволит руководителю лучше разбираться во всех происходящих процессах, где на основании полученных сведений прогнозировать дальнейшее развитие организации. Ведь вручную специалист не всегда может произвести расчет абсолютно правильно. Рассматриваемый метод автоматизации бизнес-процессов в области логистики предоставляет доступ к табличке со всей информацией о клиентах и продажах.

Настройка персонализированной рекламы

Способ маркетинга направляет рекламу идти для целевой аудитории компании, что позволяет связываться с заинтересованными клиентами. Настроить персональную отправку писем с презентацией, где подробно описаны товары потенциальным клиентам намного выгоднее, чем пользоваться устаревшими средствами рекламы в виде уличных баннеров.

Автоматическое проведение бухгалтерской базы

Автоматизация бизнес-процессов — достижение, которое принесло немалую пользу работникам из бухгалтерии. Расчетам можно доверять, ведь для них будут использоваться современные методы расчета. Актуальная схема бухучета предполагает применение автоматизации. Так, табличка в Excel подготавливается вовремя буквально в два клика и содержит всю информацию.

Заключение

Итак, автоматизация бизнес-процессов — это действенное решение многих проблем, которое позволит существенно сократить затраты и увеличить доход компании, сделать новые шаги на пути к реальному успеху. Это современная характеристика автоматизации сервиса, который с каждым годом будет становиться популярнее и вскоре станет необходимым принципом развития предприятий разного масштаба. Стоит внимательно относиться к возможностям, которые производит IT-отрасль. Решив автоматизироваться, вы увидите, как станет проще работать, прибыль будет увеличиваться, а дела пойдут на лад.

Книги по автоматизации бизнес-процессов

Важно иметь достаточный соответствующий опыт, чтобы без ошибок специфику автоматизации бизнес-процессов. Наилучшим вариантом для начала изучения вопроса будут советы от профи, которые смогли путем непрерывной практики достичь потрясающего результата с помощью данного опционала. В этой статье укажем лучшие книги по автоматизации бизнеса, которые могут помочь вам сейчас привлечь новых клиентов и удержать постоянных:

1. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» (Владимир Репин)
2. «Малый Бизнес. Большая игра» (Александр Высоцкий)
3. «Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0»
4. «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов» (Джон Джестон, Йохан Нелис)
5. «Бережливое производство программного обеспечения от идеи до прибыли» (Мэри и Том Поппендик)

Автоматизация бизнес процессов — это действия, направленные на улучшение работы компании, увеличение прибыли и правильное распределение работы персонала. В основном — это перенос рутинных, не сложных задач в специальные сервисы для автоматизации, которые позволяют структурировать данные и выполнять ряд автоматических функций без участия сотрудников.

Что это такое?

В первую очередь, автоматизация необходима для четкого понимания бизнес-логики и возможности унифицировать клиентскую базу. Большинство процессов требуют участие работника, который может проявить аналитический или творческий подход к определенной задаче. Но все же есть ряд процессов, который может быть автоматизирован:

• стратегическое управление сотрудниками — распределение задач, установка дедлайнов;
• процессы, влияющие на работу компании — техподдержка, маркетинг, разработка, производство или оказание услуг, продажи;
• операции, которые заключаются в администрировании, логистике, бухгалтерии;
• рассылки, звонки, оповещения большого количества людей.

Трудности, с которыми можно столкнутся в процессе автоматизации:

• Нет четкого плана работ. Если проект не разбит на этапы и отсутствуют дедлайны, процесс будет затянут или совершенно не выполнен.
• Нет понимая о процессах, требующих автоматизации. Необходимо осознавать, с какими именно задачами предстоит упрощенная работа.
• Недостаток ресурсов. Рассчитывайте силы и возможности и выделяйте бюджет только на те процессы, которые вы можете себе позволить. В противном случае проект автоматизации никогда не подойдет к логическому завершению.
• Нет должного внимания. Если вы видите, что сроки автоматизации затягиваются или переносятся по неизвестным причинам, возможно, исполнителя следует заменить.
• Нет одобрения сотрудниками. Автоматизация необходима в первую очередь бизнесу, а не персоналу. Вам, как начальнику, необходимо донести важность нововведений, поощрить работников за сотрудничество, либо уволить персонал, мешающий дальнейшему развитию компании.

История

Первые предпосылки для возникновения автоматизации появились в 20-х годах ХХ века. благодаря инженеру Фредерику Тейлору и консультанту по управлению Генри Ганту. Термин «бизнес-процесс» был применен для описания динамики определенных действий на предприятии.

В начале 80-х годов в работе У. Эдвардса Деминга встречалась новая концепция термина, которая относилась уже к технологиям. Постановка целей и достижение результатов отслеживались благодаря печатным машинкам, персональным компьютерам и копировальным аппаратам. Интернет стал основой для разработки определенных бизнес-планов и их автоматизации.

Теория управления бизнес-процессами существует на протяжении 100 лет и она продолжает развиваться. В 2015 году внедрение автоматизации казалось роскошью, а на сегодняшний день — это необходимая мера для оптимизации бизнес-проектов и выхода на новый уровень в условиях растущей конкуренции.

Основные направления и тренды развития

Сегодня владельцам бизнеса не нужна борьба за потенциального клиента. На первом месте стоят результативность, высокое качество сервиса и слаженная работа коллектива. Если добиться высоких показателей по трем пунктам, клиенты сами захотят с вами сотрудничать.

Ключевой тенденцией является переход на Low-code платформы, которые позволяют управлять бизнес-процессам без особых усилий и затрат. Платформы подобного типа снижают риски, упрощают автоматизацию, предоставляют возможность вносить коррективы без остановки сопутствующих рабочих процессов. Low-code системы сокращают сроки запуска решений и обеспечивают адаптацию к современным требованиям бизнеса.

Благодаря основным направлениям развития, автоматизации бизнес-процессов получила следующие приоритеты:

1. Использование облачных технологий вместо собственного сервера.
2. Автоматизация маркетинговых систем, в том числе контекстной рекламы.
3. Развитие технологий по типу Machine to Machine, предполагающий минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно.
4. Применение инструментов big data, в частности для автоматизации процессов крупных компаний.

Цели и задачи

Основная цель автоматизации бизнес процессов — масштабировать бизнес и повысить продажи. Развитие компании напрямую влияет на объем работ, например, выставить 10 счетов сотруднику не составит труда, но когда речь идет о 1000 таких счетов, следует задуматься об автоматическом запуске команды. Подобная ситуация обстоит и в других процессах бизнес компании: от подбора сотрудников до управления закупками.

Рассмотрим ключевые задачи автоматизации бизнес процессов:

1. Увеличение прибыли. Когда рутинные задачи организованы благодаря автоматическим процессам, прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Соответственно компания обслуживает большее количество клиентов с меньшим количеством работников. Сотрудники, которые необходимы в первую очередь для выполнения нестандартных задач, также находятся в выгодном положении: не только успевают обработать больше клиентов, но и в разы увеличивают свою зарплату.
2. Экономия времени. Автоматизация бизнес процессов позволяет сотрудникам заниматься важными делами, которые требуют творческого подхода и приносят прибыль компании. В то время как рутинные проблемы, например, распределение задач между менеджерами выполняются автоматически: без распределения остановится рабочий процесс, но при этом затраты по времени на эту задачу не принесут прибыли.
3. Повышение эффективности и точности процессов. Выполнение несложных задач в большом количестве влияет на продуктивность и внимательность сотрудников. Если автоматизировать некоторые процессы и правильно распределить объем работы, то работоспособность персонала увеличится, как и прибыль компании. Рассмотрим на примере оформления накладных в службе доставки интернет-магазина: клиенту будет проще самостоятельно выбрать удобное почтовое отделение из списка, чем уточнять эту деталь, общаясь с менеджером по телефону. Менеджер может ошибиться и отправить посылку по неправильному адресу, из-за чего она придет не в срок и отразится на доверии клиента к компании.
4. Улучшение процессов. Некоторые процессы практически нереально выполнить вручную. Например, обзвонить участников конференции на 1000 человек с целью подтверждения конференции завтра в назначенный срок. Но с помощью робота можно отправить им SMS сообщение, сделать рассылку через email или настроить автоматические звонки по скрипту. Таким образом, автоматизация бизнес процесса выведет компанию на новый уровень работы с клиентами.

Основные преимущества

Автоматизация имеет множество преимуществ, ключевыми из которых являются:

1. Рациональное распределение задач между сотрудниками и упорядоченная коллективная работа. Каждый работник получит доступ к автоматизированной системе управления, где он будет видеть список задач и определенное время для их выполнения.
2. Минимизация человеческого фактора в бизнес-процессах. Большинство форс-мажоров происходят не из-за технических причин, а в следствие недобросовестного отношения персонала к работе. Менеджер может забыть связаться с клиентом, ошибиться в адресе доставки, неправильно оформить документ, не успеть разослать письма или осуществить план звонков.
3. Безопасность данных в случае кибератак или нелегального доступа. Данные в систему вы вносите самостоятельно, соответственно при постоянной работе с системами удастся предотвратить утечку информации.

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Все сферы бизнеса, особенно если речь идет о больших суммах, могут быть автоматизированы. В первую очередь, те виды бизнеса, от которых зависит прибыль — продажи, маркетинг, работа с заказчиком напрямую.

Поддерживающие бизнес-группы занимают вторую позицию: в эту категорию относятся виды предпринимательства, не влияющие на доход — бухгалтерский учет, документооборот, логистика.

Третье место занимают управленческие группы, которые занимаются загруженностью, отслеживают работу персонала, переработки, назначают отпуск и подсчитывают заработную плату.

Сферы бизнеса, которые нужно автоматизировать:

• промышленные предприятия;
• IT-компании;
• банки;
• охранные организации;
• центры исследований, аналитики и юрисдикции;
• обслуживающие предприятия.

Инструменты автоматизации

Базовый инструмент для автоматизации бизнес процессов — это Microsoft Excel или альтернативный аналог, функционирующий в режиме онлайн — Google Spreadsheet. Обе таблицы позволяют описывать автоматические процессы и настраивать формулы для расчета необходимых цифровых показателей. Программы станут основой при автоматизации работы отдела продаж: от контроля оплат потенциальных клиентов до прогнозирования выручки в определенной области продаж.

Более продвинутые системы для автоматизации выбираются в зависимости от конкретных проблем, которые необходимо решить для расширения вашего бизнеса.

• Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — лучшие сервисы для предоставления задач сотрудникам и их распределения между членами команды. Заказчик создает карточку задачи, где подробно указывает требования, личные предпочтения и конечный результат, на который он рассчитывает. Исполнитель выполняет задачу, отмечает в карточке ее готовность и ожидает решения заказчика. Менеджер проекта несет ответственность только за контроль сроков и качество выполнения заданий.
• Продукты 1С и бухгалтерские расчеты. Среди лучших систем управления финансами выделим 1C и Delovod: обе программы позволяют контролировать бюджет компании и распоряжаться складом. Можно автоматизировать выставление счетов, распределение заработных плат, расчет налогов, создание актов и прочих базовых документов.
• Системы управления персоналом и рабочим временем. Для того, чтобы сохранить один из самых ценных ресурсов в построении бизнеса, разработаны системы Bamboohr и Hurma. Сотрудники имеют доступ к личному кабинету, в котором они могут оставлять заявку на отпуск, следить за рабочим временем, графиком рабочих и выходных дней. Информация об обработанных днях автоматически отправляется в бухгалтерию, после чего сотруднику начисляется зарплата, равная количеству потраченного времени и приложенных усилий. В подобных системах действует скриншот-система, запечатляющая экран работника каждые 10 минут для предоставления отчета о том, что он действительно находится на рабочем месте. Схема является отличной альтернативой тайного сотрудника, целью работы которого является выявление недобросовестных работников.
• Системы управления клиентами. AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — системы учета отношений с клиентами, работающие по аналогичному алгоритму. Для каждого клиента создается карточка с его личными данными и контактами для связи. К карте клиента прикрепляется карта сделки, в которой указаны условия договора, расценки и дедлайны. Карта со сделкой передается менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует результат в CRM. Если менеджер покинет рабочий пост, информация о клиентах останется внутри компании и системы управления, после чего ее обработкой займется другой ответственный сотрудник.
• ERP-системы. Для комплексной автоматизации процессов компании рекомендуется использовать систему SAP. Несмотря на гибкость и универсальность, программа требует тщательной настройки на начальном этапе работы. Рассмотрим пример задачи: необходимо синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на них, учитывая различные нюансы (пассажиры едут с начального пункта до конечного, рейс следует из-за границы, пассажиры сходят на промежуточных станциях и тд). SAP поможет синхронизировать общее количество вагонов, расписание поездов, время в пути, количество свободных мест и внештатные ситуации (например, если поезд опаздывает на 40 минут и в это время по его пути должен проезжать другой поезд).
• ESP-системы. Системы для отправки массовых рассылок, среди которых можно выделить UniSender уже давно стали частью автоматизации не только маркетинговых, но и бизнес процессов. В блочном редакторе создается макет и загружается список контактов, который необходимо уведомить через email. Для того чтобы ответить пользователю, который отреагировал на письмо, необходимо прибегнуть к продвинутой автоматизации, позволяющей создавать серию писем по заранее подготовленным скриптам.
• CMS-системы. WordPress и Tilda — удобные инструменты для администрирования сайта. В админ-панеле можно настроить скрипт, по которому должны будут работать сотрудники. Актуально для компаний, которые берут работников на удаленное сотрудничество.
• PM-системы. Trello, Asana, ToDoist — только часть систем, предназначенных для автоматизации управления проектами. Программа позволяет назначать ответственных, разбивать проект на несколько задач и исполнителей, выставлять сроки и приоритеты выполнения задач.
• Системы аналитики. Несмотря на большое количество разработанных программ, актуальной для бизнеса остается программа Яндекс. Метрика и ее аналог Google Analytics. Подобный вид систем необходим для принятия решений: выявления трендов, закономерностей и исключений, а также прогнозирования исходов в той или иной ситуации.

Этапы автоматизации

Автоматизация — это увлекательный процесс, в ходе которого вы начнете лучше понимать концепцию своего бизнеса и сможете организовать работу сотрудников, а также выявите недобросовестных работников, которые влияют на развитие компании. Принято выделять 8 ключевых шагов на пути к автоматизации бизнес-процессов:

1. Выбор цели. Как и любое действие в бизнесе, автоматизация выполняется не просто так. Если нет конкретных пожеланий, можно начать с базовых задач: повысить производительность, увеличить продажи, сократить издержки, минимизировать ошибки, увеличить точность производственных вычислений, повысить качество сервиса и тд.
2. Определение бизнес-процесса. Возьмите цель за основу и разложите по полочкам все процессы, влияющие на ее достижение — они станут основой автоматизации. Опирайтесь на схему: выявляем — упрощаем — автоматизируем. Например: цель — повысить уровень продаж. Для увеличения прибыли, необходимо уделять больше времени клиентам, предоставлять персональные предложения, обрабатывать входящие заявки и с точностью оформлять все детали заказа. Разбирая детально процесс, вы выявляете схему работы менеджера: звонок клиенту — первичная консультация — договор о последующем звонке — фиксирование назначенной даты — переговоры — подготовка коммерческого предложения и отправка его клиенту — составление договора — оплата — контроль зачисления средств — оплата исполнителю. Не стоит забывать о форс-мажорах, например, если менеджер забыл позвонить клиенту вовремя, так как потерял заметку в ежедневнике. Вы отмечаете, что процесс затратный с точки зрения времени и прибыли, и упрощаете задачу: менеджер будет тратить больше времени на обработку других звонков и общение с клиентами, в то время как подготовка различных документов и рассылки будут задействованы с помощью автоматизации.
3. Подготовка технического задания. После выявления цели и ее проработки следует этап подготовки задания, в котором будут расписаны ключевые задачи для автоматизации рабочего процесса. Обратите внимание на действия, которые не рекомендуется автоматизировать: уникальные операции, процессы с большим количеством переменных, инновационные бизнес-модели, задания интеллектуального труда.
4. Выбор программного обеспечения. Необходимо определиться с программой и инструментами, которые помогут автоматизировать бизнес. Если у вас нет опыта в данной сфере, ознакомьтесь с базовыми обеспечениями, проецируя их на свой проект. Таким образом, удастся подобрать подходящий вариант.
5. Внедрение бизнес-процесса. Предстоит выбор: настроить автоматизацию своими силами или обратиться за помощью к аутстору.
6. Составление инструкции. Самый важный этап в процессе автоматизации: ваши действия должны быть точными, подробными, без дополнительного смысла; необходимо описать задачи каждого сотрудника, участвующего в обновленном формате работы, прописать возможные ошибки и пути их решения. Инструкции предоставляются в формате текстовых документов, скриншотов, чек-листов, видео уроков.
7. Обучение персонала. После предоставления раздаточного материала, необходимо внедрить новый формат в действие и научить персонал работать по-новому. Одна из самых эффективных схем обучения выглядит следующий образом: теория — примеры — совместная работа с новыми инструментами — самостоятельное, углубленное изучение процессов — тестирование. Не все работники воспримут новое предложение с энтузиазмом, и для того, чтобы не лишится ценных кадров, вам как ответственному необходимо заранее ответить на вопросы работников и в доступной форме донесите выгоды нового метода работы, замотивировав сотрудников премией или прочими вознаграждениями.
8. Анализ и корректировка. После запуска нового формата работы, необходимо постоянно отслеживать эффективность автоматизации, сравнивать показатели с прошлыми результатами, корректировать инструкции и работу в целом. Не забывайте собирать обратную связь от коллег и регулярно предпринимать меры по улучшению работы.

Ключевые направления и программное обеспечение

В основе работы компании может быть либо структурный (ориентирован на структуру предприятия), либо процессный (нацелен на бизнес-процессы и создание конечного результата — услуги или продукта) подходы. Для автоматизации применяется второй метод, так как он способствует повышению гибкости бизнеса, его универсальности, прибыльности, а также улучшению деятельности предприятия.

Виды и количество бизнес-процессов, необходимых для автоматизации индивидуальны и могут быть рассмотрены с точки зрений различных направлений. Рассмотрим на примерах:

1. Маркетинг и продажи:

• управление продажами;
• управление рекламной деятельностью
• PR.

Для автоматизации потребуются ПО: «1C:Битрикс24», Clientbase.ru., Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS.

2. Управление персоналом:

• кадровый учет;
• мотивация и оплата труда;
• подбор персонала;
• обучение.

Подходящие ПО: «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом.

Для того, чтобы определится с подходящим программным обеспечением, необходимо учитывать следующие факторы:

• задачи и цели, которые будут решаться с помощью ПО;
• типовый или настраиваемый вид программы;
• необходимые для внедрения ресурсы;
• количество рабочих мест, подключенных к ПО;
• возможность донастройки ПО;
• доступность в использованию персоналу с разным уровнем квалификации;
• ПО должно соответствовать вашему бюджету и возможностям эксплуатации.

Рекомендуется обсудить спектр интересующих вас вопросов и вышеуказанные факторы с разработчиком ПО: он поможет подобрать подходящий вариант, учитывающий нюансы вашего бизнеса, определит уровень безопасности и конечную сумму продукта.

Как выбрать средство автоматизации?

Существует два способа выбора средства автоматизации:

1. Приобретение готового продукта у разработчика. Среди явных преимуществ — широкий спектр предложений (от автоматизации курсов до оптимизации производственного процесса), экономия времени, корректность обучения персонала по готовой программе, гарантии по эффективности средства, возможность быстро приступить к работе в новом формате. Из недостатков следует выделить затраты на приобретение и профессиональное внедрение продукта.
2. Разработка системы самостоятельно. Вариант, скорее безнадежный, чем действующий. Для создания работающей системы необходимо изучить множество инструментов, тенденций и алгоритмов, однако даже с багажом знаний у вас не будет никаких гарантий эффективности разработанного продукта. Соответственно, компании придется либо работать по старой программе, либо выделить деньги на новую.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — это действенный, но долгий и энергозатратный процесс. Необходимо выбрать задачи, подлежащие автоматизации, по возможности оптимизировать их и после этого начать запуск программ и утверждение конечного результата. Рассмотрим основные варианты внедрения автоматизации бизнес-процессов:

• Автоматизировать все самостоятельно. Начальник компании создает группу сотрудников, которая занимается автоматизацией конкретных бизнес-задач. Данный способ обладает преимуществом, так как сотрудники не требуют дополнительных расходов, разбираются в специфике отрасли и компании, обеспечивают полную конфиденциальность вашему бизнесу. Среди недостатков можно выделить: отсутствие опыта оптимизации и мотивации закончить работу в короткие сроки, провисание основных рабочих задач сотрудников, недостаток знаний касаемо инструментов, необходимых для автоматизации.
• Обратиться к аутстору. Агенты или частные консультанты разбираются во всех тонкостях автоматизации бизнес-процессов, не отвлекаются от своих задач, пока ваш персонал выполняет свою работу, а также имеют мотивацию закончить проект быстрее, так как оплата на их счет поступает после предоставления конечных результатов. Из недостатков следует отметить дополнительные расходы компании, отсутствие у аутстора знаний о вашем продукте и тонкостях бизнеса, недостаток гарантий надежности, навязывание собственных продуктов или базовых программ, которые не относятся к бизнес-моделе вашей компании.

Для того, чтобы достичь «золотой середины», рекомендуется доверить работу по внутренней автоматизации бизнес-процессов сотрудникам вашей компании: их знания о нюансах бизнеса играют ключевую роль в настройках производства, склада и разработки. Стандартные процессы, например, учет времени или бухгалтерии можно доверить аутстору: сотрудники выполнять рутинную работу, не отвлекая ваш персонал от основных задач. К тому же, взгляд со стороны эксперта — это ключ к успешной оптимизации проекта.

Практические примеры

Рассмотрим несколько практических примеров автоматизации бизнес процессов.

1. Менеджер пропускает важные действия при обработке заявок клиентов. В таком случае необходимо установить маршрутную карту в CRM-системе, которая будет отражать последовательность действий сотрудника и отмечать важные стадии процесса, влияющие на конечный результат.

2. Невозможно найти ответственного, который будет отвечать за выполнение конкретного этапа бизнес-процесса. В CRM-системе будет создана задача и назначены сотрудники: ответственный за выполнение задачи и контролер, анализирующий не только работу сотрудника, но и ход развития бизнес-процесса.

3. Различное время ответа сотрудников, учитывая, что они работают в рамках одной задачи в определенный временной промежуток. CRM-система сможет выявить недобросовестного работника и проанализировать его рабочие часы, восстановив корректную работу сервера.

Автоматизация — это процесс, на который необходимо делать упор сегодня, если вы хотите добиться эффективности, востребованности и прибыльности вашего бизнеса. Правило касается как крупного, так и малого сегмента бизнеса. Не игнорируйте современные технологии, старайтесь следовать и активно внедрять их в развитие собственного проекта. Но не забывайте, что результативность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.

Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.

Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.

Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.

В Seeneco вы соберете всю информацию по вашему бизнесу, а сервис максимально упростит вам работу, совершая автоматические действия вместо вас.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Чем автоматизация будет полезна любой компании:

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например, распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вобще нереально обработать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Без автоматизации	С автоматизацией
Менеджер получает заявку.	Клиент оставляет заявку, указывая реквизиты для выставления счета.
Звонит клиенту, уточняет реквизиты для оплаты.	Клиенту на почту автоматически приходит счет с реквизитами, указанными клиентом (без ошибок в сумме и дате).
Вручную делает счет в Excel, скопировав старый счет. Может ошибиться.	Когда клиент оплачивает счет, менеджеру приходит уведомление. Товар уезжает со склада.
Отправляет счет клиенту.	
Менеджер идет или звонит в бухгалтерию, просит проверить, оплачен ли счет и так несколько раз.	
После того, как деньги получены, менеджер отправляет товар.

Инструменты автоматизации

Инструменты автоматизации во многом зависят от того, какие именно процессы нужно скорректировать. 

Так, в сфере продаж актуальной будет разработка и внедрение CRM системы для продажников, например, 1С:CRM. Она позволит вести общение с клиентом с использованием онлайн-сервисов, документально фиксировать все переговоры, накапливать и анализировать информацию по сделкам, напоминать о сроках поставок и сроках оплаты, хранить контакты, предоставлять иную информацию о клиенте.

Автоматизированные системы складского и товарного учета позволяют быстро и в режиме реального времени оценивать остатки товара на складе, планировать поставки сырья, формировать план закупок, анализировать спрос покупателей, предоставлять сведения об объемах продаж, выявлять товары с наибольшим спросом. Пример такой системы: «1С-Логистика:Управление складом».

Маркетинг также является одной из сфер, которые можно максимально автоматизировать. Ранее приходилось досконально изучать рынок рекламы, оценивать реакцию потребителя и эффективность маркетинговых мер. Теперь повысить эффективность рекламы стало проще. Автоматические рассылки рекламной информации, целенаправленность маркетинговых мер на определенные категории покупателей и иные меры – вот ключевые инструмента автоматизации.

Seeneco – первый в России онлайн сервис финансового учета. Данный сервис организует финансовый и управленческий учет, покажет сколько денег в бизнесе, предупредит о кассовом разрыве, рассчитает рентабельность проектов, наглядно продемонстрирует движение денежных средств с помощью графиков и диаграмм, обеспечит планирование доходов и расходов, посчитает чистую прибыль и другие ключевые показатели, отправляет платежи в банки на оплату и выставляет счета клиентам. И все это в одном облачном сервисе Seeneco.

Все инструменты можно разделить на несколько категорий:

Бухгалтерские

Применяются для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Позволяют вести автоматизированный учет операций, доходов и расходов, составлять необходимую первичную документацию, вести бухгалтерскую и налоговую отчетность, платить налоги и взносы буквально в пару кликов. Самая известная программа – «1С:Бухгалтерия».

Для управления проектами

Существуют разработанные платформы по управлению проектами, которые позволяют анализировать загруженность работников, управлять их временем, сроками выполнения задач, анализировать и отслеживать результаты работы отделов, а также планировать их деятельность на следующие периоды. Это, например, «1С:PM Управление проектами ПРОФ». 

IT-проектирование

Автоматизированные системы, позволяющие легко и быстро создавать сайты, добавлять информацию, менять структуру сайта без специального знания языков программирования. Одна из самых популярных – «1С-Битрикс: Управление сайтом».

Управление продажами

Платформы, позволяющие вести учет покупателей, организовать работу с ними, автоматизировать процессы заказа, отслеживание оплат, напоминание текущих задач. Среди них отметим, «1С:Управление торговлей 8». 

Этапы автоматизации бизнес-процессов

1. Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, приемотправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

1. Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

1. Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

1. Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

1. Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

1. Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

1. Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;
• ведение статистики;
• обработка поступивших заказов;
• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Стоимость ПО и затраты на его внедрение

Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:

• задачи, которые ПО призвано решать;
• вид программы: типовая или настраиваемая;
• ресурсы, необходимые для внедрения;
• количество подключенных к системе рабочих мест.

Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест — 187 200 рублей, на 20 рабочих мест — 41 400 рублей.

Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:

• стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
• затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
• стоимость регулярной технической поддержки.

В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как избежать ошибок при автоматизации бизнес-процессов

1. Смотреть не на фичи системы автоматизации бизнеса, а на то, может ли софт справиться с вашими сценариями работы. Чтобы это проверить, составьте список сценариев и попросите представителя приложения показать, как это решается в их программе. Это поможет понять, подходит ли ПО по скорости, удобству и возможностям.
2. Тестировать разные программы для автоматизации малого бизнеса: одна может не подойти по функционалу, другая — по дизайну, третья — по цене.
3. Начинать с важных для компании процессов, чтобы убедиться, что время сотрудников действительно экономится, а ошибок стало меньше. Если теряются данные о заказах, то лучше начать с внедрения CRM, а не с переноса проектов в онлайн-сервис.
4. Собирать обратную связь от сотрудников: если они с чем-то испытывают сложности, им можно помочь с обучением.
5. Внедрять сервисы по необходимости, а не потому, что их внедряют другие. У всех бизнесов разные процессы, даже у конкурентов в одной нише, и каждому могут подойти разные решения.

Если вам необходимо настроить финансовый и управленческий учет, планировать и анализировать бизнес, то вам подойдет сервис Seeneco. Ознакомьтесь подробнее на нашем сайте – https://www.seeneco.com/ru/bfm/

А если вы хотите пообщаться с нами, задать интересующие вопросы или попробовать сервис бесплатно, для этого свяжитесь с нами info@seeneco.ru, +7 (499) 703-40-28 или оставьте заявку на сайте https://www.seeneco.com/ru/bfm/

Источники:

• https://kontur.ru/articles/6288
• https://www.cleverence.ru/articles/auto-busines/avtomatizatsiya-biznes-protsessov-chto-eto-takoe-etapy-tseli-i-zadachi-kak-avtomatizirovat-predpriya/
• https://www.unisender.com/ru/support/about/glossary/chto-takoe-avtomatizacija-business/
• https://upr.ru/article/avtomatizatsiya-biznes-protsessov-chto-komu-i-kogda/
• http://bizprocess.by/avtomatizatsiya-biznes-protsessov/
• https://www.kp.ru/guide/avtomatizatsija-biznesa.html
• https://rb.ru/opinion/19-tools-for-business/

Cпособность быстро реагировать на требования рынка сегодня становится решающим фактором успеха.

Чтобы отвечать все новым и новым вызовам, бизнесу необходимо корпоративное программное обеспечение, которое способно меняться, совершенствоваться и подстраиваться под изменяющуюся ситуацию и разные бизнес-процессы. Нужны такие решения и такой подход, который бы позволял создавать разного рода приложения без наличия глубоких знаний в программировании, быстро и при этом с минимальными затратами.

Системы автоматизации или корпоративные программы, разработанные на low-code платформе, как раз и являются таким инструментом.

Кому и зачем сейчас нужна система автоматизации

У каждой компании есть свои бизнес-процессы и метрики. Автоматизация бизнес-процессов поможет компании решить ряд задач и достичь целей, которые являются универсальными для большинства фирм.

Главные цели автоматизации бизнес-процесса:

• Экономия бюджета и ресурсов — главная цель. Инвестируя в ПО, компании могут увеличить производительность труда, сократить расходы, автоматизировав производственные и другие процессы, увеличить оборот и повысить прибыль.
• Увеличение прозрачности в бизнесе — важная цель. Работая в единой информационной среде, сотрудники могут лучше взаимодействовать, избегать конфликтов, эффективно работать с клиентами. Для клиентов свои плюсы — своевременное и качественное обслуживание. Руководителю автоматизированный бизнес позволяет отслеживать реальные результаты оптимизации бизнес-процессов.
• Ускорение и упорядочивание процессов — базовая цель. Внедряя автоматизацию можно сократить время на каждую операцию, просчитать все шаги, назначить ответственных, определить сроки. Четкое распределение задач помогает сократить влияние человеческого фактора, снизить риски и уменьшить расходы.

Автоматизацию используют в любой сфере на любом этапе развития, в том числе, в продаже и маркетинге, в HR процессах или при объединении двух фирм в одну. Когда автоматизация бизнеса завершена, сотрудники могут визуализировать собственную роль в создании конечного продукта.

Тенденции системы автоматизации бизнес-процессов

В 2021 году можно выделить несколько актуальных тенденций в автоматизации внутренних процессов:

• Внедрение и запуск систем самообслуживания. Например, продажа, оформление, хранение заказа.
• Облачные технологии — отличное решение для компании, которые не видят смысла расширять свои серверные мощности.
• Маркетинг — CRM и BI. Если настроить рекламу и поиск клиентов, можно значительно увеличить прибыль.
• Внедрение RPA. Чтобы разгрузить сотрудников, часть задач по обработке информации можно делегировать роботизированным системам.
• Точная аналитика. Сервисы WI-FI позволяют проводить сравнительный анализ целевой аудитории по разным критериям для выявления покупательского поведения.
• Сочетание офлайн и онлайн взаимодействия с клиентом. Целевой аудитории необходимо предоставить возможность перехода между каналами без утраты преимуществ.
• Анализ данных в текущий момент — специальное ПО помогает отслеживать изменения, отчеты и динамику для быстрого принятия решений.
• Специальные инструменты для обработки больших объемов информации — упрощают работу с базами данных.

Благодаря грамотной и своевременной автоматизации можно улучшить положение дел в любом бизнесе — от цветочного магазина до крупного поставщика стройматериалов.

Виды бизнес-процессов

Чтобы понять, в чем суть автоматизации внутренних процессов, необходимо разобраться, какими они бывают. Всего выделяют 4 вида:

• Основные — это бизнес-процессы, которые напрямую влияют на прибыль: производство, работа с клиентами, продажи.
• Вспомогательные — влияют не прямо, но помогают бизнесу развиваться. Например, документооборот, бухгалтерский учет.
• Управленческие — процессы, которые помогают управлять бизнесом. Сюда относят решение текущих задач, мотивацию и контроль персонала.
• Развивающие — процессы, благодаря которым фирма развивается. Например, планирование, обучение персонала, прогнозирование.

Также бизнес-процессы разделяют по следующему принципу:

• Большие — затрагивают сразу несколько сотрудников или даже отделов.
• Повторяющиеся с определенной периодичностью, например, отгрузки, закупки, продажи, акции.
• Бизнес-процессы с сильным влиянием — от них сильно зависят другие процессы и в целом активность компании. Например, выпуск релиза нового продукта или обучение новых сотрудников.
• Требовательные к дедлайнам — поддержка клиентов, запуск промо и акций.
• Рутинные — часто повторяются, занимают много времени, но не нуждаются в больших интеллектуальных затратах. Например, формирование пакетов документов, закупки, отгрузки.

В целом, автоматизировать можно любые бизнес-процессы, если они упрощают работу персонала, помогают взаимодействовать с клиентами, повышают производительность без снижения качества продукта.

Плюсы и минусы автоматизации

Сегодня практически нет недостатков в использовании такого программного обеспечения и автоматизацию можно назвать синонимом эффективности. Чем больше частей вашего бизнеса вам удастся автоматизировать, тем больше ваши сотрудники смогут сосредоточиться на важной работе.

Автоматизация бизнес-процессов — преимущества:

• повышается согласованность действий компании;
• уменьшается число ошибок, так как исключен человеческий фактор;
• рутинную работу выполняют машины;
• предприятие становится более технологичным;
• растет количество выполняемых задач;
• проще принимаются решения в стандартных ситуациях;
• вместе с автоматизацией количество представляемых услуг возрастает.

Важно учесть и возможные минусы такого решения: высокие трудозатраты, сложный старт. Некоторые отмечают как минус утрату гибкости процессов, но современные low-code платформы как раз позволяют процессам оставаться гибкими, несмотря на автоматизацию, и меняться в зависимости от запросов бизнеса.

Программное обеспечение

Главный инструмент в цифровизации — BPM для управления бизнес-процессами. Это категория корпоративных информационных систем, которые позволяют эффективно автоматизировать процессы управления. ВРМ осуществляют поиск несоответствий и мониторинг сложностей для улучшения и моделирования процессов. Этот инструмент помогает организации быть гибкой и легко подстраиваться под изменения рынка.

В сочетании с ВРМ используют специальное программное обеспечение — далее рассмотрим виды ПО и их особенности:

• 1С — используется для цифровизации внутренних процессов на разных участках бизнеса. Функционал программ 1С предлагает большой выбор отраслевых конфигураций для бухгалтерии, учета кадров, контроля рабочего времени и т.д.
• CRM-системы — позволяют автоматизировать, оптимизировать, анализировать продажи, работу над проектами, маркетинг. Главная задача CRM заключается в улучшении качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнеса позволяет избавить менеджеров от выполнения рутинных задач, улучшить контроль по каждой сделке и оперативной аналитике. Можно сказать, что CRM-сервис создает уникальную экосистему внутри предприятий, благодаря чему сотрудники работают продуктивнее, не отвлекаясь на лишнее.
• Project Management системы — помогают оптимизировать управление проектами. Для этого выбирается ответственный исполнитель, а задача разбивается на небольшие подзадачи с приоритетностью исполнения и сроками. Используют такие инструменты, когда параллельно ведется много проектов. Такое решение помогает повысить производительность и соблюдать дедлайны.
• Системы аналитики — еще один инструмент в помощь бизнесу. Их используют для выявления трендов, закономерностей и исключений. С помощью систем аналитики прогнозируют исходы разных действий. В ходе работы собираются данные в одно целое и на основе этой информации формируют отчеты.

Кстати, программное обеспечение все чаще использует технологии искусственного интеллекта (ИИ) для лучшей интерпретации неструктурированных данных. Это приводит к улучшению пользовательского опыта, поскольку технология учится преодолевать двусмысленность и взаимодействовать с потребностями пользователя, не требуя привлечения технического специалиста.

Этапы автоматизации предприятия

Многие думают, что автоматизация бизнеса — это долго и сложно, нужно иметь большой штат сотрудников, экспертность и инвестировать много денег. На практике все немного проще. Если обратиться к специалистам, можно сделать все быстро и эффективно.

Посмотрим основные этапы автоматизации бизнес-процесса:

• Подготовка. Включает в себя поиск проблемы и ее детальное описание, а также определение количества сотрудников, которые будут задействованы во внутренней автоматизации и работе с новым ПО.
• Составление технического задания на автоматизацию, в котором детально обозначается специфика необходимого для работы ПО. После этого приглашенные эксперты изучают регламент, общаются с руководителем, оценивают ситуацию и предлагают готовые решения.
• Выбор системы и сопутствующего ПО. После того, как определились с целями бизнеса, можно подобрать ВРМ, функционал которой позволит решить поставленные задачи.
• Настройка и тестирование.
• Подготовка развернутых инструкций.
• Обучение персонала работе с новым программным обеспечением.
• Проверка и корректировка. Автоматизированный функционал оценивают и проверяют при участии разработчиков. После тестирования вносятся необходимые правки. После чего вводим систему в эксплуатацию..

Посмотрим, как внедрение выглядит на практике.

Процесс внедрения автоматизации в компании

Внедрять автоматизацию бизнеса на производстве можно самостоятельно, изучая опыт других фирм, или вкладывать деньги и привлекать профессионалов. О плюсах и минусах обоих вариантов мы поговорим дальше, а пока переходим к алгоритму действий.

Этап 1. Разбираемся с бизнес-процессами

Выше мы рассмотрели разные виды БП, теперь необходимо подготовить их детальное описание. Далее определяемся, какие бизнес-процессы нужно оптимизировать, исходя из поставленных целей. Чтобы упростить задачу, глобальную цель можно разделить на небольшие и посмотреть, какие бизнес-процессы с ними соотносятся.

Чтобы правильно определить бизнес-процессы, требующие оптимизации, следуйте простой структуре:

• Выявляем. Нужно изучить процесс, обнаружить последовательность каждого действия и понять его необходимость.
• Упрощаем. Далее нужно упросить процесс, чтобы все действия были максимально простыми. Лишнее убираем, ничего не дублируем.
• Автоматизируем. После этого выявленные и упрощенные процессы можно передавать на автоматизацию.

Этап 2. Формулируем цель

Как и любое действие, цифровизацию бизнес-процессов в компании не делают просто так. Нужно четко понять, для чего это нужно, и каких целей необходимо добиться.

Самые распространенные цели внутренней автоматизации:

• повышение производительности труда;
• сокращение издержек и ошибок;
• увеличение точности вычислений;
• повышение шансов принятия правильных решений за небольшой период времени;
• возможность выполнения нескольких задач параллельно;
• повышение качества сервиса;
• налаживание взаимодействия отделов производства между собой;
• увеличение продаж;
• избавление от рутинных продаж.

Цели могут быть разными, но важно понимать, что автоматизация процессов — не главный исполнитель ключевых задач, а помощник для дальнейшего развития. На основании поставленных целей формулируем ТЗ.

Этап 3. Подбираем подходящее ПО

Сейчас много доступных программ — есть как платные, так и бесплатные решения. Есть общие, специфические, простые и сложные системы. Выбирая автоматизированный сервис или платформу, ориентируйтесь на такие критерии:

• Простота настройки. Важно, чтобы систему можно было настроить конкретно под ваши нужды.
• Гибкость. Выбирайте систему, которую можно менять, внедрять что-то новое.
• Удобство. Простой автоматизированный функционал, понятный интерфейс, простота использования для сотрудников с разной квалификацией.
• Интеграция системы. Важно, чтобы сервис интегрировался с другими сервисами.
• Техническая поддержка. Обратите внимание на качество обратной связи и грамотность специалистов.

Этап 4. Начинаем внедрение

Если рассматривать вариант проведения оптимизации на предприятии своими силами, то здесь могут быть и минусы, и плюсы. Рассмотрим подробнее.

Плюсы и минусы самостоятельной оптимизации:

• Небольшой бюджет. Если проводить автоматизацию бизнеса своими силами, то нужны деньги только на оплату ПО.
• Хорошее знание бизнеса изнутри. Штатные сотрудники понимают бизнес и меньше тратят времени на описание бизнес-процессов.
• Конфиденциальность. К своим сотрудникам больше доверия и меньше рисков, что конфиденциальная информация попадет к конкурентам.
• Отсутствие опыта. Если не привлекать сторонних специалистов, то важные тонкости при внедрении можно упустить.
• Полное погружение. Если доверить работу по автоматизации внутренних процессов сотрудникам, могут пострадать другие участки выбранных специалистов.

Плюсы и минусы оптимизации с привлечением сторонних экспертов:

• Опыт. Эксперты знают все тонкости, помогут сократить сроки внедрения и организовать запуск максимально эффективно.
• Оперативность. Сторонние эксперты не заинтересованы тянуть время, так как от этого зависит их доход. Сотрудники наоборот могут проводить автоматизацию медленно, из-за чего продуктивность пострадает.
• Гарантии. Специалисты с наработанной экспертизой гарантируют результат, а значит, вы можете быть уверены, что инструменты будут подобраны правильно и помогут решить задачи вашего бизнеса.
• Дополнительные расходы. Работу специалистов нужно оплачивать, но, эти инвестиции быстро окупятся, так как автоматизация помогает бизнесу выйти на новый уровень.

Этап 5. Подготавливаем инструкции

Это очень важный этап, от которого будет зависеть эффективность внутренней автоматизации.

Опишите в инструкции основные действия, какие проблемы и ошибки могут возникнуть, как их решать.

Формат инструкций:

• Обычный текстовый документ. Просто, но не слишком эффективно. Получается много информации, воспринимать сложно.
• Текстовый документ + скриншоты. Уже лучше, так как сотрудник сразу понимает, куда нажимать, как действовать на практике.
• Чек-лист. Информация в таком формате легко воспринимается, но подается сжато, поэтому с пониманием отдельных элементов могут быть затруднения. Лучше использовать чек-лист, как дополнение к основной инструкции.
• Видео. Это самый эффективный вариант донести информацию о работе. На видео можно увидеть, что и как делать, так запоминается легче и быстрее.

Этап 6. Обучаем персонал

Когда регламент и инструкции готовы, можно переходить к обучению. Для наглядности приведем вариант эффективной схемы обучения:

• Теоретическая часть. Рассказать, как оптимизированы БП и как будет устроена работа по-новому.
• Наглядность. Показать, что и как нужно делать, чем лучше автоматизированный функционал, как поступать, если появляется ошибка или что-то идет не так.
• Совместная работа. Это хорошо, но для закрепления информации все нужно сделать самому. Поэтому вместе с сотрудниками важно пройти весь алгоритм действий.
• Самостоятельное изучение. На этом этапе сотрудникам дается время, чтобы все усвоить, повторить и попробовать сделать самостоятельно.
• Тестирование. Чтобы убедиться, что все справились и сформировали необходимые навыки, проводят тестирование.

Чтобы не пустить обучение на самотек, назначьте ответственного. Лучше всего делегировать эту задачу специалистам, ответственным за цифровизацию.

Этап 7. Анализируем и вносим корректировки

Дойдя до этого этапа, можно сказать, что вы автоматизировали процессы компании на 50%. Теперь предстоит монотонная, но очень важная работа. Запуская автоматизацию необходимо проследить, насколько эффективна теперь работа и сравнить с прошлыми результатами. Ваша цель — обнаружить точки роста и скорректировать работу.

«КСК.ИК» для цифровой трансформации организации

Чтобы провести автоматизацию максимально эффективно, важно правильно подобрать инструменты. Так как работать с ПО, программой или с платформой будут неподготовленные сотрудники, она должна быть простой, с понятным интерфейсом и логичным функционалом.

Важно, чтобы сотрудники могли работать с мобильной или десктопной версией, данные были защищены от утечки, а доступ — максимально легкий. Еще одно требование — возможность интеграции с другими системами для одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. Всем этим требованиям соответствует функционал платформы «КСК.ИК».

Чтобы узнать стоимость внедрения КСК.ИК в Вашу структуру, оставьте заявку на сайте или перезвоните по одному из указанных телефонов.

Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, этапы, цели и задачи, как автоматизировать предприятие

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия – это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это – часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели – в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process – это концепция развития организации. Ее основная задача – внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем – ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя – повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

поддержка функционирования на высоком уровне;

оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

улучшение качества обслуживания посетителей;

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель – контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

обработка поступивших заказов;

систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами – главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

действия сотрудников будут более согласованными;

уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

вырастет качество выполняемых задач;

легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь – понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов – пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

Маркетинг – CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить производительность труда, сократить затраты на него. Главное — выполнять работы по автоматизации правильно, иначе в лучшем случае они не принесут нужного эффекта, а в худшем — приведут к финансовым потерям.

Бизнес-процесс: определение, примеры

Бизнес-процесс (БП) представляет собой совокупность последовательных операций, в результате которых производится и сбывается продукт (создаётся и предоставляется услуга), а бизнес функционирует. Проще говоря, БП — это все действия и взаимодействия сотрудников, благодаря которым компания работает.

Рассмотрим на примерах.

В сфере оптовых продаж

Представьте менеджера по продажам, работающего в компании, где БП не автоматизированы. Он должен: встретиться с клиентом, обсудить возможность сотрудничества, вернуться в офис, подготовить коммерческое предложение, затем привезти его клиенту, а после повторного обсуждения составить договор. Сложность в том, что переговоры обычно ведутся сразу с несколькими заказчиками, к тому же есть рутинная работа. Следовательно, на каждом из этапов менеджер может забыть нечто важное (включить нужный пункт в структуру коммерческого предложения, вовремя перезвонить человеку). Всё это влияет на результат работы.

Другое дело если внедрена программа автоматизации бизнес-процессов компании. Тогда работа осуществляется удалённо, каждый этап отмечается в карточке клиента, а о срочных задачах система уведомляет автоматически.

В области маркетинга

Без автоматизации БП компании вынуждены заказывать билборды, нанимать промоутеров, делать обзвон по холодной базе, массовые рассылки по приобретённой базе адресов и т. д. Ожидается, что всё это способствует увеличению заказов, хотя точно сказать, какие именно действия спровоцировали рост выручки, сложно.

Благодаря автоматизации маркетинга можно настроить показ рекламных сообщений для целевой аудитории (для потребителей, ищущих этот товар или услугу и готовых сделать покупку), подготовить уникальные предложения для разных клиентов благодаря сегментации рынка, проверить эффективность объявлений по каждому каналу продвижения.

В бухгалтерии

Бухгалтеру вручную приходится считать заработную плату персонала, налоги, отпускные, больничные, а если это общепит, то ещё и себестоимость, стоимость блюд и т. д. При этом всю документацию нужно содержать в порядке, вовремя подавая отчётность. С одной стороны, это занимает массу времени, с другой — нередко доставляет хлопоты (даже одна ошибка существенно влияет на результат).

Другое дело — внедрение программы автоматизации бизнес-процессов. Благодаря ей достаточно просто ввести нужные цифры, и система выполнит расчёты автоматически.

Виды бизнес-процессов

Непосредственно перед автоматизацией нужно классифицировать бизнес-процессы. Они бывают:

• основными — это БП, направленные на производство продукции или оказание услуг, реализацию и другие операции, которые приносят предприятию прибыль;
• вспомогательными — это те, без которых не могут выполняться основные БП: бухучёт, документооборот;
• управленческими — они охватывают функции управления всей компанией и каждым отдельным БП, сводятся к стратегическому и оперативному планированию, деловой оценке персонала, мотивации и т. д.;
• развивающими — направлены на совершенствование продукции или услуг, технологий производства, повышение квалификации сотрудников и т. д.

Есть и другие классификации, согласно которым выделяются обеспечивающие БП (имеется в виду финансовое, инженерно-техническое обеспечение, обеспечение кадрами), сопутствующие. Последние косвенно влияют на производство товара. Так, для предприятий это будет ремонт оборудования, на котором производится продукция.

Автоматизировать можно любые бизнес-процессы при условии, что это принесёт положительный результат. То есть производительность труда после автоматизации увеличится, а качество продукции не пострадает.

Методы описания БП

После классификации важно описать выбранные бизнес-процессы. Для этого используют два основных метода:

• функциональный, или вертикальный — он сводится к обозначению иерархических связей и их последовательностей, даёт ответ на вопрос: «Что надо делать?»
• процессный, или горизонтальный — описывает иерархические связи, последовательность, взаимосвязи, инструментарий, материалы для выполнения, даёт ответ на вопрос: «Как надо делать?»

Интересно, что правильное описание нередко способствует и совершенствованию бизнес-процессов. Наглядная демонстрация позволяет понять, где их можно оптимизировать.

Как описать бизнес-процесс правильно

БП могут описывать в виде:

• текста — в этом случае шаги прописываются по пунктам, формируя инструкцию, регламент (правда, информации получается очень много, а акцент на иерархии, взаимосвязях не делается, что усложняет восприятие документа);
• таблицы — в этом случае выделяется несколько параметров: начало БП, вход процесса, описание шага, результат и т. д. (то есть данные лучше структурируются);
• схемы — на ней отображаются блоки, показывающие иерархические связи, их едовательность, взаимосвязи.

Поскольку информация в виде блок-схемы максимально структурирована, она легче и быстрее воспринимается. Следовательно, способ считается одним из самых эффективных.

Автоматизация бизнес-процессов: определение, история

Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных задач сотрудников автоматизированным системам. Те могут принимать заказы, производить расчёты, формировать и выставлять счета и т. д., тем самым облегчая работу персонала, сокращая затраты на неё.

Впервые термин «автоматизация» использовали Ф. Тейлор и Г. Гант в начале ХХ века по отношению к производству, а позже — и к понятию «бизнес-процесс», когда оно стало больше изучаться. В 80-х гг. появилась новая концепция БП, стали разрабатываться и новые устройства. Сначала это были печатные машинки, затем — копировально-множительные аппараты, персональные компьютеры. С появлением интернета стали создаваться системы автоматизации бизнес-процессов предприятий.

Цели автоматизации БП

Грамотная автоматизация позволяет:

• сэкономить время — для этого рутинные, но важные задачи перекладываются на автоматизированную систему (это может быть распределение задач или ведение подсчётов);
• исключить ошибки вследствие человеческого фактора (например, при оформлении накладных в компании по доставке товаров принимать заказы проще, если населённые пункты и почтовые отделения уже внесены в систему; тогда менеджер может просто выбирать нужное, а не писать самостоятельно, надеясь, что он всё правильно расслышал);
• улучшить бизнес-процессы или выполнить отдельные из них вместо сотрудника (так, обзвон клиентов или участников каких-то конференций нередко доверяют роботу; это особенно выручает, если в базе несколько сотен телефонных номеров);
• увеличить выручку — благодаря автоматизации удаётся обслужить больше клиентов (например, при оформлении заказа в интернет-магазине система сама может отправить счёт клиенту, а когда тот будет оплачен, уведомление менеджеру; таким образом, нагрузка на последнего снижается, а прибыль — растёт).

К слову, в результате автоматизации бизнес-процессов высвобождаются ресурсы. При этом руководитель получает больше данных для анализа и эффективнее управляет компанией. Наконец, появляется возможность масштабировать бизнес — расширить производство или открыть филиалы и наладить эффективное управление каждым из них.

Инструменты автоматизации

Небольшие компании для расчёта и прогнозирования финансовых показателей могут использовать Microsoft Excel или Google Spreadsheets. Крупные предприятия обычно выбирают программы для бухучета — 1C, Delovod. Они позволяют рассчитывать зарплаты, налоги, выставлять счета, создавать акты и т. д.

• системы управления сотрудниками и рабочим временем — Hurma, BambooHR;
• системы управления клиентами — Bitrix24, Terrasoft; в таких программах создаются карточки клиента, где отображается ход переговоров, подписанные контракты и т. д.; это удобно, поскольку при необходимости клиентов смогут легко подхватывать другие менеджеры;
• комплексные системы автоматизации — SAP ERP; инструмент сложный в настройке, но позволяет интегрировать несколько бизнес-процессов; в базовой установке — около 20 тыс. таблиц баз данных;
• ESP-системы — используются email-маркетологами и выполняют массовую email-рассылку; самые популярные — SendPulse, MailChimp, eSputnik, GetResponse и др.

К инструментам автоматизации бизнес-процессов относятся и CMS — системы управления контентом. Благодаря им администрировать сайт теперь может не только разработчик, а практически любой человек. Самые популярные CMS: WordPress, Joomla, Drupal, Tilda и т. д.

Наконец, системы управления проектами — Trello и др. С их помощью можно ставить задачи, контролировать сроки и качество их выполнения.

Внедрение автоматизации БП: способы, этапы

Процесс внедрения долгий, требует внимания к деталям. Начинается он с выбора бизнес-процессов, которые будут автоматизироваться, и их оптимизации. При этом всю работу по автоматизации на предприятии могут выполнять самостоятельно (создаётся рабочая группа, выбирает БП, инструменты, а затем проводит автоматизацию) или с помощью частных консультантов, компаний. Есть и оптимальный вариант — автоматизировать всё, что возможно, своими силами, а работу со сложными бизнес-процессами доверить профессионалам.

При внедрении можно выделить следующие этапы:

• анализ бизнес-процессов, проблем, которые возникают (нехватка персонала, долгая рутинная работа, высокий риск ошибки и т. д.);
• описание бизнес-процесса, который будет автоматизироваться;
• выбор программного обеспечения (ПО) или системы;
• внедрение, настройка, тестирование;
• обучение сотрудников.

В отдельный этап можно выделить опрос персонала по истечению определённого времени после автоматизации. На практике люди могут посоветовать, как улучшить программу, чтобы она ещё больше облегчила работу.

Основные направления и ПО

В зависимости от бюджета и стратегии компании, может автоматизироваться ряд областей или отдельных процессов в этих областях.

Область	Группы БП	ПО
Управление	Управление финансами, юридическое сопровождение и т. д.	1C:Предприятие, QPR Metrics, SAP R3
Организационные задачи	Документооборот, секретариат	Oracle Business Process Management Suite и др.
Производство	Поставки сырья, производственные процессы, логистика	SAP R3, BAAN, Sage и т. д.
Финансы	Учёт, налоги, планирование	1C:Бухгалтерия, «ФинГрад»
Маркетинг	Непосредственно маркетинг, продажи, работа с клиентами	Мегаплан, Sisyphus (Сизиф), ClientBase.ru и т. д.
Работа с персоналом	Подбор, учёт кадров, повышение квалификации, мотивация	Oracle/Управление персоналом

К слову, автоматизировать можно не только сложные задачи, но и простые — расчёт скидок, группирование и анализ данных.

Есть масса примеров, когда автоматизация бизнес-процессов позволила улучшить качество выполняемых работ, уменьшить затраты, в том числе на содержание персонала, добиться более высоких показателей. Главное — правильно её внедрить, чтобы без ущерба качеству работы или продукции разгрузить руководителя и сотрудников.

Преимущества автоматизации

Автоматизировав бизнес-процессы, компания сможет произвести кадровые перестановки или освободить персонал от рутинных обязанностей, тем самым дав ему время на креативную и важную работу. Попутно улучшается координация, слаженность, а значит, и качество товара, услуг.

• согласовываются действия персонала;
• исключается человеческий фактор;
• ускоряется воспроизведение циклов за счёт перекладывания рутинных задач на автоматизированную систему;
• растёт прибыль.

Тенденции в автоматизации БП

Рынок тяготеет к применению low-code платформ. Они позволяют создавать приложения и адаптировать их под потребности бизнеса даже людям, которые не имеют навыков программирования. С помощью таких платформ проще автоматизировать бизнес-процессы и при необходимости вносить изменения, не останавливая работу.

Интересно, что первые платформы появились с 1990-х гг. (например, Lotus Notes). Они позволили быстро создавать приложения, интегрируя их в единую систему. С их помощью автоматизировали работу с документами и не только. Другое дело что у платформ был небольшой набор конструкторов, с помощью которого создавался ограниченный набор приложений. А в зависимости от степени кастомизации могла потребоваться помощь программиста.

В то же время предполагается, что новые low-code системы будут лишены недостатков и позволят опытным руководителям произвести быструю автоматизацию бизнес-процессов и привести компанию к успеху.

Типы автоматизации, которые чаще всего используют в мире

• Amazon Web Services — позволяет подойти к процессу комплексно, представляет собой облако, благодаря которому потребители получают виртуальные серверы, базы данных, ПО, средства разработки;
• виртуальный цифровой договор — облегчает сотрудничество между компаниями (не нужно сканировать и пересылать документы, так как доступ к ним и истории правок предоставляется 24/7).

Также популярны приложения и системы управления, учёта финансов, взаимодействия с клиентами, например, email-рассылки.

Как выбрать ПО для автоматизации БП

Делая выбор ПО, важно понять, какие бизнес-процессы будут автоматизироваться, тогда легче понять, какой функционал нужен. К слову, сама программа может быть как типовой (она дешевле, проще внедряется, но сложно адаптируется под нужды конкретной компании), так и индивидуальной. Последняя разрабатывается специально для бизнеса.

Подбирая систему, важно убедиться, что она:

• позволяет изобразить шаги БП в графическом виде, так их легче воспринимать, анализировать;
• отличается понятным интерфейсом, простотой в использовании;
• обеспечивает доступ из любой точки мира;
• интегрируется с уже имеющимися системами;
• умеет генерировать и отсылать уведомления о ходе БП, изменении статуса;
• составляет графики, показывая прогресс компании;
• даёт возможность создавать и запускать несколько параллельных БП, умеющих запускать друг друга;
• не выходит за рамки бюджета.

Если выбор сделать сложно, лучше проконсультироваться со специалистами. Также можно использовать опыт коллег по бизнесу (хотя всё субъективно и индивидуально).

Сколько стоит купить и внедрить программное обеспечение

Цена на продукт складывается из его типа (стандартный, индивидуальный), задач, которые он решает, ресурсов, требуемых для внедрения. Имеет значение и количество подключённых пользователей. Вилка цен — от нескольких десятков тысяч до ста тысяч рублей и больше.

Планируя расходы, следует учитывать, что, помимо стоимости самого ПО, нужно будет оплатить его настройку, обучение персонала, техническую поддержку.

Что можно автоматизировать: ТОП-15 бизнес-процессов

Может показаться, что автоматизация нужна только большим компаниям, а вот малому бизнесу для этого сначала нужно вырасти. На деле именно автоматизация помогает любой компании масштабироваться и увеличивать прибыль. Рассказываем, какие процессы стоит автоматизировать и что для этого нужно.

Материал подготовлен экспертами сервиса S2 (SalesapCRM)

Для чего нужно автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизация нужна для роста компании. Чем меньше операций придется проводить вручную, тем больше клиентов удастся обслужить.

С помощью автоматизации можно:

• Сэкономить. Не тратить бюджет и время сотрудников на рутинную бумажную работу, избежать ошибок при сложных расчетах или заполнении отчетов, более эффективно планировать время работы персонала и пополнение запасов склада.
• Увеличить прибыль. За счет того, что у сотрудников освободится больше времени — его можно будет тратить на клиентов. Компания сможет обслужить больше заказчиков, не нанимая при этом новых сотрудников.
• Спрогнозировать успех и предупредить ошибки. Программы автоматизации фиксируют все основные изменения в работе бизнеса и показывают их в виде статистики. Руководитель может следить за рабочим временем и эффективностью работы сотрудников, видеть доходы и расходы, анализировать и оперативно реагировать, если что-то идет не так или наоборот — показывает успехи.
• Улучшить качество обслуживания клиентов. Можно автоматически рассылать сотни смс или email-сообщений одновременно, оформлять накладные на доставку, обзванивать клиентскую базу с помощью робота. Автоматизация помогает сократить количество ошибок и делает доступными многие процессы, которые сложно или невозможно делать вручную.

Для примера возьмем интернет-магазин. Сначала он работал без автоматизации, а потом руководитель решил автоматизировать основные процессы. Вот как выглядело взаимодействие с клиентом до автоматизации и после нее:

1. Клиент оставляет заявку на покупку товара или сразу звонит менеджеру.
2. Менеджер отправляет клиенту письмо с реквизитами и вручную рассчитанным счетом для оплаты.
3. Ждет, пока клиент оплатит счет, лично уточняя в бухгалтерии или в банке, пришли ли средства.
4. Еще раз уточняет у клиента правильность всех данных для отправки и отправляет товар со склада по адресу доставки.

1. Клиент отправляет товар в корзину, оформляет его самостоятельно: заполняет поля с адресом доставки, оплачивает с помощью онлайн-банкинга.
2. Менеджер получает уведомление об оформленном и оплаченном заказе. Товар отправляется со склада по адресу доставки.

Работа без автоматизации бизнес-процессов	Работа с автоматизацией процессов
Клиент оставляет заявку на покупку товара или сразу звонит менеджеру.	Клиент отправляет товар в корзину, оформляет его самостоятельно: заполняет поля с адресом доставки, оплачивает с помощью онлайн-банкинга.
Менеджер отправляет клиенту письмо с реквизитами и вручную рассчитанным счетом для оплаты.	Менеджер получает уведомление об оформленном и оплаченном заказе. Товар отправляется со склада по адресу доставки.
Ждет, пока клиент оплатит счет, лично уточняя в бухгалтерии или в банке, пришли ли средства.
Еще раз уточняет у клиента правильность всех данных для отправки и отправляет товар со склада по адресу доставки.

Без автоматизации оформление заказа может растянуться еще на несколько пунктов. Все зависит от особенностей бизнеса. Например, для компании автоперевозок оператору приходится еще и делать сложный расчет, учитывая множество факторов, которые влияют на общую сумму услуги.

Чем больше операций нужно делать вручную, тем выше вероятность ошибки и меньше оперативность.

Какие процессы можно автоматизировать

Мы собрали 15 основных процессов.

Управление продажами

Для управления отделом продаж используются CRM-системы (amoCRM, Битрикс24, S2, Мегаплан). С их помощью можно создавать карточки для каждого клиента, закреплять за ними менеджеров, ставить дедлайны, записывать разговоры и прослушивать их, формировать сценарии для общения с клиентами и отслеживать результаты работы.

Постановка и распределение задача между менеджерами

CRM-система автоматически открывает заявку при добавлении нового контакта, назначает менеджера, ориентируясь на параметры заявки: регион, источник, сумма, тип услуги или товара.

Напоминание менеджерам о незакрытых задачах

CRM самостоятельно меняет статус сделки, когда совершаются какие-то действия. Когда подходит срок выполнения задачи, она обязательно напоминает об этом сотруднику внутри системы, по почте или в мессенджере. Забыть о клиенте невозможно.

Обновление и поддержка актуальности данных о клиентах

Системы управления продажами не только сами захватывают заявки, но и обновляют по ним статусы и вносят изменения в карточки клиента. Менеджерам не нужно каждый раз записывать все детали по новому заказу — об этом заботится CRM. Сотрудник не держит в голове никаких деталей по сделке, а просто смотрит в карточку и сразу понимает ситуацию.

Рассылка уведомлений

Менеджерам не нужно каждый раз перезванивать клиентам, чтобы сообщить о состоянии заказа, о дате мероприятия и т.п. CRM автоматически отправит sms или email-сообщение.

Анализ качества работы отдела продаж

Руководитель может посмотреть статистику по работе каждого менеджера: сколько было звонков, встреч, писем, завершенных сделок. Легко вычислять лентяев и тех, кто старается.

CRM-система S2. Фото: salesap.ru

Рассылка sms, email и цепочек писем

Отправить 100-1000 сообщений вручную — очень долго и дорого. Автоматизировать этот процесс помогают ESP-системы (GetResponse, UniSender, Mailchimp).

Отправка sms и email-писем клиентам

С помощью системы для отправки массовых рассылок можно создать макет письма в блочном редакторе, загрузить базу клиентов и в один клик отправить email-сообщение по всем контактам.

Составление цепочек писем

Серии писем — это sms или email, которые отправляются в зависимости от того, как пользователь отреагировал на предыдущее письмо. Вы составляете сценарий, а система сама ему следует.

Сервис email-рассылки UniSender. Фото: www.unisender.com

Работа с сайтом

1. Администрирование сайта

Осуществляется с помощью CMS-систем (WordPress, Tilda). Чтобы ими пользоваться и вносить любые изменения в структуру сайта, не нужно быть программистом. Все действия выполняются через админ-панель CMS-системы и доступны любому пользователю.

Конструктор сайтов Tilda. Фото: tilda.cc/ru

Управление рабочим временем персонала

1. Учет рабочих часов по каждому сотруднику, назначении отпуска, зарплаты, премий.

Автоматизировать этот процесс можно с помощью HRIS/HRM-систем (Hurma, Bamboohr). В таких сервисах можно следить за рабочим временем персонала, количеством рабочих и выходных дней, принимать заявки на отпуск, автоматически составлять и отправлять отчеты в бухгалтерию в конце месяца.

HRIS/HRM-система HURMA. Фото: hurma.work

Бухгалтерия

Для автоматического управления финансами используются продукты 1C и различные бухгалтерские сервисы (Delovod, Моё дело, Контур, Небо, Мои финансы).

Выставление счетов клиентам, расчет налогов, зарплат, составление отчетов и актов

Бухгалтера не будут заниматься всем этим вручную. Вся база данных автоматически ведется и обновляется в программе. Все, что нужно делать бухгалтеру — это нажимать кнопки, чтобы сделать расчет зарплаты в конце отчетного периода, подготовить отчет и уплатить налоги на нужные банковские счета. Договора со счетами для клиентов вообще не требуют участия бухгалтера.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело»

Документооборот

С помощью автоматизации (1C: Документооборот, Контур.Диадок) можно освободить значительную часть времени, которое тратится на заполнение документов, выставление счетов и составление коммерческих предложений.

Заполнение документов

Система будет автоматически заполнять документацию по составленному сценарию. Она возьмет все данные из карточки клиента и сделки.

Создание счетов

Как только клиент готов заплатить, система автоматически выставит и отправит ему счет.

Составление индивидуального коммерческого предложения

Если заранее настроить несколько формул КП под разные ситуации, менеджер сможет составить коммерческое еще во время телефонного разговора и сразу отправить его клиенту.

Программа для документооборота Контур.Диадок. Фото: wiki.diadoc.ru

Работа склада

Для автоматизации используются системы товароучёта (Мой Склад, Контур, Большая птица, LiteBox). Они помогают анализировать расходы и доходы, видеть, на какие позиции есть спрос, а на какие нет, избегать недостатка или избытка товара.

Управление складом

Руководителю не нужно будет ориентироваться на «чутьё». Он сможет сам регулировать наполнение склада, закупать то, что нужно и отказываться от невостребованных позиций, а еще следить за продуктивностью работы персонала, ростом выручки прибыльными часами работы.

Программа для управления торговлей и складского учета «Мой Склад». Фото: allcrm.ru

Подготовка персонала к работе

С помощью систем автоматизации можно легко и не затрачивая времени обучать новичков или улучшать навыки опытных сотрудников. Для этого используются вебинарные платформы, чат-боты и конструкторы тестов (iSpring, GetCourse).

Обучение сотрудников

Автоматизация поможет настроить сценарий обучения и применять их к каждому новому сотруднику. Когда на работу приходит стажер — он сразу начинает пользоваться программой, в которой уже прописан онлайн-курс. Он его проходит, постигает все тонкости своей работы и сдает тест на профпригодность. И все это без участия других коллег.

Платформа для обучения GetCourse. Фото: getcourse.ru

Вывод: как понять, когда нужно автоматизировать бизнес-процессы

Вот ряд признаков, по которым вы сможете определить, что вам нужна автоматизация:

• у вас очень много задач, которые отнимают массу времени;
• менеджеры часто совершают ошибки;
• сложно контролировать работу сотрудников;
• упало число новых заявок, хотя менеджеры все так же активно работают;
• клиенты не возвращаются после покупки или заказа услуги.
• сложно обеспечивать персональный подход к каждому клиенту.

Автоматизировать можно любой процесс. Чем больше операций будет выполнять программа, тем больше времени освободится на то, чтобы уделять внимание клиентам, повышать качество сервиса, а со временем расширить свой бизнес — продавать больше товаров и оказывать больше услуг.