30 реквизитов по доу описание каждого кратко

45

Реквизиты и структура документа

В
нормативных актах, регулирующих процессы
создания документа, особое внимание
уделяется его структуре и пространственному
расположению отдельных частей текста,
в связи с чем вводится понятие реквизита.

Реквизит
—
это обязательный, законченный, содержащий
полную информацию по своей локальной
теме информационный элемент текста
документа, установленный законом или
положениями для деловых документов
(например, реквизиты «автор документа»,
«дата» и т.д.).

Реквизиты
в их совокупности служат опознавательными
элементами документа, они определяют
правоотношения автора документа с
субъектами и объектами деятельности
предприятия, без них документ не может
быть основанием для учета и не имеет
юридической силы. Отсутствие хотя бы
одного из реквизитов лишает его владельца
возможности использовать документ по
назначению.

В
делопроизводстве существуют единые
требования и правила оформления
реквизитов документов, которые установлены
государственными нормативными актами
— ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-
2003, вводящими единообразие в оформление
документов, что является неотъемлемым
условием автоматизации работы с ними
и осуществления эффективного управления
производством.

По
способу оформления реквизиты делятся
на графические
(герб,
печать, эмблема) и текстовые.

Текстовые
реквизиты в свою очередь подразделяются
в зависимости от состава информации на
простые,
состоящие
из одного-двух слов или цифр (дата,
наименование вида документа и др.), и
сложные,
включающие
несколько достаточно самостоятельных
частей (гриф утверждения, резолюция и
др.).

Кроме
того, выделяются постоянные и переменные
реквизиты документа.

Постоянные
реквизиты —
это символы и индексы, наносимые на
бланки и формы типографским или другим
способом (герб, автор документа, справочные
данные об организации и др.).

Переменные
реквизиты вносятся
в документ в процессе его подготовки и
оформления (текст документа, регистрационный
номер документа, дата, подпись и т.д.).

Оформление
документа представляет собой проставление
необходимых реквизитов, т.е. их написание
и расположение. Деловой документ
оформляют в соответствии с
формуляром-образцом.

Формуляр
—
это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных
в определенной последовательности.
Расположение реквизитов на формуляре
может быть угловым
(все
основные реквизиты располагаются в
левой стороне листа) и продольным
(реквизиты
располагаются по центру листа).

Всего
ГОСТом Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов:

01
— Государственный герб РФ,

02
— герб субъекта РФ,

03
— эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания),

04
— код организации,

05
— основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,

06
— идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП),

07
— код формы документа,

08
— наименование организации,

09
— справочные данные об организации,

10
— наименование вида документа,

11
— дата документа,

12
-регистрационный номер документа,

13
— ссылка на регистрационный номер и дату
документа,

14
— место составления или издания документа,

15
– адресат;

16
— гриф утверждения документа,

17
— резолюция,

18
— заголовок к тексту,

19
— отметка о контроле,

20
— текст документа,

21
— отметка о наличии приложения,

22
— подпись,

23
— гриф согласования документа,

24
— визы согласования документа,

25
— оттиск печати,

26
— отметка о заверении копии,

27
— отметка об исполнителе,

28
— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело,

29
— отметка о поступлении документа в
организацию,

30
— идентификатор электронной копии
документа (так как некоторые из реквизитов
являются взаимоисключающими, что зависит
от вида документа, то на конкретном
документе их будет не 30, а гораздо
меньше).

Образец
оформления основных реквизитов документа
приведен в приложении. Рассмотрим более
подробно реквизиты, использование и
оформление которых вызывают наибольшее
число вопросов и затруднений.

Реквизит
01 — Государственный герб РФ,

Реквизит
01
помещается на бланках документов
государственных органов и учреждений,
определенных Федеральным конституционным
законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О
Государственном гербе Российской
Федерации». В этом Законе указаны органы,
имеющие право на нанесение герба на
документы, — администрация, законодательные
органы власти, прокуратура, органы
правительства, федеральные округа.

Изображение
Государственного герба РФ может
помещаться и на бланках министерств,
ведомств, организаций, учреждений и
предприятий республиканского и местного
подчинения.

Изображение
герба при продольном расположении
реквизитов будет находиться в центре
верхнего поля, а при угловом расположении
реквизитов — в левой части верхнего поля
над серединой строки с наименованием
автора документа; диаметр герба не
должен превышать 20 мм.
На бланке может быть изображен или
Государственный герб РФ, или герб
субъекта РФ, но не оба герба одновременно
(они взаимоисключаемы).

Бланки
с Государственным гербом в соответствии
с постановлением Правительства РФ №
1268 изготавливаются только типографическим
способом на полиграфических предприятиях,
имеющих соответствующую лицензию, и
являются документами строгой отчетности.

Реквизит
02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб
субъекта Российской Федерации помещают
на бланках документов в соответствии
с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

Порядок
использования на бланках документов
изображения герба субъекта Российской
Федерации определяется нормативными
актами органов государственной власти
республик, автономных областей, городов
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных
округов.

Герб
субъекта РФ — главный символ субъекта
РФ, выполненный в соответствии с правилами
геральдики и выражающий его историческое
и административное значение. На рисунке
приведен герб Москвы как субъекта
Российской Федерации.

Гербы
городов, автономных округов, районов
Российской Федерации размещаются на
бланках документов органов представительной
и исполнительной власти муниципальных
образований в соответствии с порядком
использования гербов, установленным
нормативными актами соответствующих
территориальных единиц.

На
рисунке приведен герб города
Каменск-Шахтинский Ростовской области.

Реквизит
03 — Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)

Эмблема
и товарный знак — символы, признаки,
изобразительные обозначения, придающие
эстетический вид бланку, дающие
представления об адресанте, помогающие
потребителю отличить товар или услугу
производителя (исполнителя).

Как
правило, эмблема представляет собой
графически оформленные начальные буквы
названия организации либо рисунок,
которые отражают главное направление
деятельности организации.

Эмблему
организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках
организации в соответствии с уставом
(положением об организации).

Эмблему
не воспроизводят на бланке, если на нем
помещен Государственный герб Российской
Федерации или герб субъекта Российской
Федерации.

При
продольном расположении реквизитов
эмблему
и товарный знак располагают на верхнем
поле бланка над серединой наименования
организации — автора документа. Возможно
расположение эмблемы и товарного знака
на одном уровне с названием организации
(реквизит 06), слева.

При
угловом расположении реквизитов эмблему
и товарный знак располагают
на левом поле бланка.

В
обоих случаях она центрируется по
отношению к реквизиту «наименование
организации», при этом ее размеры не
должны превышать ширину площади,
занимаемой на бланке реквизитом
«наименование организации». Эмблема
облегчает поиск документа, улучшает
эстетический вид бланка, но не заменяет
наименования организации.

Товарный
знак действителен, если он зарегистрирован
в соответствии с требованиями Закона
РФ от 23 сентября 1992 г. «О товарных
знаках обслуживания и наименования
мест происхождения товаров».

Реквизит
04 — Код организации

Код
организации проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций
(ОКПО). Для
органов государственной власти и
управления код проставляется по
Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления
(ОКОГУ).

Реквизит
служит для ускорения передачи
документированной информации по каналам
электронной связи и сокращения количества
возможных ошибок, возникающих при
передаче данных и сложно воспринимаемых
названий организаций. Код является
элементом электронной идентификации
документа.

Реквизит
05 — Основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица

Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
06 — Идентификационный номер налогоплательщика
/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный
номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют
в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
07 — Код формы документа

Код
формы документа проставляется по
Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).

Код
формы документа по ОКУД проставляется
на бланках документов, входящих в состав
какой-либо УСД. На бланке с угловым
размещением постоянных реквизитов код
располагается непосредственно после
реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с
продольным расположением постоянных
реквизитов — правее наименования
документа.

ОКУД
предназначен для обеспечения учета и
систематизации унифицированных
межотраслевых, межведомственных форм
документов, разрабатываемых ведущими
министерствами и ведомствами, с целью
сокращения количества применяемых форм
документов, исключения из обращения
неунифи-цированных форм и дублирования
информации.

Код
унифицированной формы документа состоит
из семи знаков и контрольного числа
(КЧ). Унифицированная система ОРД имеет
код 0200000. Например, код унифицированной
формы Устава организации имеет обозначение
02112312, где 02 — класс форм документов (в
данном случае УСОРД), 11 — подкласс форм
(документация по созданию организации),
231 — регистрационный номер (Устав), 2 —
контрольное число.

Реквизит
08 — наименование организации.

Наименование
организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее
учредительных документах.

Выделяется
несколько вариантов оформления этого
реквизита.

1.
Над наименованием организации-автора
может указываться вышестоящая организация,
которой та непосредственно подчиняется.
Для государственных предприятий это
наименование министерства или ведомства,
а для коммерческих — консорциум или
промышленная группа.

Например:
Федеральное агентство образования
Костромской государственный педагогический
университет Институт филологии, массовой
информации и психологии.

2.
Сокращенное наименование организации
приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование
помещают ниже полного (в скобках).

Например:
Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела (ВНИИДАД)

3.
Наименование организации на иностранном
языке воспроизводится в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных
документах организации.
Наименование на иностранном языке
располагают ниже наименования на русском
языке. На практике — в таких случаях чаще
всего используется продольный бланк с
указанием наименования организации на
двух языках на одном уровне. Наименования
организаций субъектов РФ, имеющих наряду
с русским языком в качестве государственного
национальный язык, указываются на двух
языках — русском и национальном.

4.
Наименование филиала, территориального
отделения, представительства, структурного
подразделения организации указывают
в том случае, если они являются авторами
документа, и располагают это наименование
ниже наименования организации.

Например:
Сибирско-Уральская нефтегазовая компания
«Сибур» Департамент делопроизводства

5.
В соответствии со ст. 54 Гражданского
кодекса РФ юридическое лицо, являющееся
коммерческой организацией, должно иметь
фирменное наименование, при этом в
наименовании могут использоваться
сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное
общество), ООО (общество с ограниченной
ответственностью) и т.п. За исключением
этих сокращений, другие типы наименований
предприятий пишутся полностью.

6.
Использование в названиях организаций
наименования «Россия», «Российская
Федерация» и образованных на их основе
слов и словосочетаний осуществляется
в соответствии с постановлением
Правительства РФ от 7 декабря 1996 г. №
1463 «Об использовании в названиях
организаций наименований «Россия»,
«Российская Федерация»».

7.
Автором
документа может быть должностное лицо,
представляющее организацию.

8.
На внутренних документах в качестве
автора указывается наименование
структурного подразделения, где он был
подготовлен.

Данный
реквизит печатается прописными буквами
и располагается в левом углу при угловом
расположении реквизитов, вверху по
центру — при продольном расположении
реквизитов.

Реквизит
09 — справочные данные об организации.

Этот
реквизит указывается только в служебных
письмах. Сюда включается следующая
информация:

—
почтовый
и телеграфный адрес;

—
номера
телефонов, факсов, телексов;

—
номер
счета в банке (в соответствии с правилами,
установленными Банком России);

—
адрес
электронной почты;

—
номер
расчетного счета;

—
банковский идентификационный код (БИК);

—
корреспондентский счет;

—
другие
сведения (номер лицензии на ту или иную
деятельность, сведения об отгрузочных
реквизитах и т.д.).

Номер
счета в банке указывается в соответствии
с правилами, установленными Центральным
банком России. При этом указываются
наименование кредитной организации;
номер расчетного счета; банковский
идентификационный код (БИК); корреспондентский
счет (кор. счет); номер участника расчетов
по межфилиальным оборотам (МФО).
Последовательность
написания адреса в документах должна
соответствовать Правилам оказания
услуг почтовой связи, утвержденным
постановлением Правительства РФ от 15
апреля 2004 г. № 221.

На
почтовых отправлениях адрес корреспондента
пишется в определенной последовательности:

—
адрес (фамилия, имя, отчество для
физических лиц);

—
название улицы, номера дома и квартиры;

—
название населенного пункта (город,
поселок и т.п.);

—
название
области, края, автономного округа
(области), республики;

—
страна (для международных почтовых
отправлений);

—
почтовый индекс.

В
таком же порядке оформляется адрес
отправителя.

При
оформлении справочных данных об
организации необходимо учитывать
следующие особенности:

1)
используются общепринятые сокращения,
например: оф.,
просп., тел., расч. сч., корр. сч. и
др.;

2)
в конце строки отсутствуют знаки
препинания;

1. между
   частями двойного номера дома ставится
   знак «/», например: ул.
   Ильинка, д. 90/2;

2. литера
   пишется слитно с номером дома, например:
   Пушкинский
   пер., д. 7а;

3. в
   номерах телефонов дефисом (или пробелом)
   отделяют справа налево по две цифры,
   например: Тел.:
   3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или
   3
   4512, 29 02 10, 123 4512);

4. банковские
   реквизиты необходимо указывать только
   в письмах, содержащих сведения о
   товарно-денежных отношениях, например
   в гарантийных письмах.

Реквизит
располагается в верхнем левом углу под
реквизитом «наименование организации»
при угловом варианте бланка или по
центру на верхнем поле документа при
продольном варианте, например:

ул. Профсоюзная, д. 68/1 г. Москва, 101000 Тел.:(495)124-32-13 Факс: (495)124-32-18

Банковские реквизиты Получатель: ИНН 6168066933 ЗАО «Энергокабель» Р/с 1467791 в ФКБ «Феникс» г. Москва, МФО 046015724 к/с 700161423 ОКПО 45580102

Отгрузочные реквизиты Код предприятия — 5193 Для вагонов: ст. Гилевская СЮКД код станции — 510609 Для контейнеров: ст. Мытищи код станции — 512345

Реквизит
10 «Наименование вида документа» —
один из реквизитов, обязательных для
всех видов документов, кроме служебного
ПИСЬМА.

Данный
реквизит дает первое общее представление
о документе нею назначении. Указание
на вид документа определяет степень
обязательности выполнения его требований,
устанавливает набор необходимых
реквизитов и структуру текста.

Наименование
вида документа, составленного или
изданного организацией, регламентируется
уставом (положением) организации и
должно соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД
(класс
0200000).

Вид
документа определяется его содержанием
и назначением.

К
реквизиту 10 может быть указан код формы
документа по Общероссийскому классификатору
управленческих документов (ОКУД), если
данная форма входит в состав какой-либо
унифицированной системы документации.

Располагается
этот реквизит после реквизита «Наименование
организации» и печатается прописными
буквами от границы левого поля при
угловом расположении постоянных
реквизитов на бланке. При продольном
расположении реквизитов на бланке этот
реквизит центрируют относительно
наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Реквизит
11 — дата документа.

Дата
документа — один из основных реквизитов
документа, придающих ему юридическую
силу.

Датой
документа считается:

—
дата подписания (для приказов, писем,
факсов, справок);

—
дата утверждения (для планов, отчетов,
правил, инструкций);

—
дата события, которое в нем зафиксировано
(для протоколов, актов).

Способ
написания даты зависит от характера
документа:

1.
В нормативных документах, определяющих
права граждан и организаций, а также
содержащих сведения финансового
характера, используется словесно-цифровой
способ оформления даты (29
апреля 2005 г.);

2.
В
остальных
случаях — цифровой в такой последовательности:
день, месяц, год (29.04.2005).

Допускается
оформление даты и в иной последовательности:
год, месяц, день месяца (2005.01.05).
Данный
способ используется в основном в
международной переписке.
Кроме
того, такой способ оформления дат находит
применение в больших архивах, в целях
удобства поиска документов.

При
оформлении реквизита необходимо обратить
внимание на следующие детали:

1. начиная
   с 2000 г. обозначение года оформляется
   четырьмя цифрами (неправильно: 29.04.05);

2. при
   цифровом способе оформления даты буквы
   не используются (неправильно:
   29.04.2005г.);

3. при
   обозначении определенного промежутка
   времени, указываемого в годах, приводится
   двойное «г» (точка между буквами не
   ставится), например: 1997-2005гг.;

4. при
   оформлении даты не используются римские
   цифры (ими обозначаются кварталы,
   названия конференций, крупных общественных
   мероприятий и т.д.);

5. при
   употреблении порядковых числительных,
   как правило, к цифре добавляются падежные
   окончания:

а)
однобуквенные, если последней букве
числительного предшествует гласная
(4-й,
7-м, 6-я);

б)
двухбуквенные, если последней букве
числительного предшествует согласная
(4-го,
7-му, 20-ми);

1. праздничные
   даты, оформляемые словесным способом,
   пишутся с прописной буквы (Восьмое
   марта, Первое мая).

Дата
документа проставляется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим
документ. При подготовке проекта
документа указывается только обозначение
месяца и года.

Реквизит
12 — регистрационный номер документа.

Регистрационный
номер документа
(индекс) — это его условное цифровое
(иногда буквенно-цифровое) обозначение.
Индекс проставляется на документах (и
их копиях), кроме приложений. Для него
отведено место в бланке документа рядом
с датой.
Реквизит
состоит из трафаретной части «№ ____
«,

При
регистрации каждой группы документов
должны применяться единые способы
присвоения номеров. Система индексации
закрепляется в инструкции по
делопроизводству. Пересмотр условных
обозначений разрешается только в начале
года.

Для
внутренних документов (постановлений,
распоряжений, приказов, протоколов) —
это также порядковый номер с начала
года (с января по декабрь). Лишь в учебных
заведениях нумерация внутренних
документов может вестись по учебным
годам.

В
небольшой организации индексом документа
служит его порядковый номер, устанавливаемый
с начала года. Порядковый номер
определяется и для внутренних документов
(приказов, протоколов и др.).

Приказы
по личному составу и основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы.

Поступающие
в организацию документы, отправляемые
документы, внутренние документы
регистрируются отдельно.

Номера
коммерческих контрактов имеют двойную
нумерацию, например №
17/21, где
17 — порядковый номер документа в одной
фирме, 21 — порядковый номер этого документа
в фирме-контрагенте.

Регистрационный
номер документа в письмах состоит из
индекса структурного подразделения,
подготовившего документ, номера дела
по номенклатуре, в которое подшивается
письмо, и порядкового номера самого
письма (например, №
ВС-10-18, где
ВС — индекс структурного подразделения,
10 — номер дела по номенклатуре, в который
подшита копия отправляемого документа,
18 — порядковый номер отправляемого
документа по журналу регистрации
документов). Не следует упрощать
нумерацию, ограничиваясь, например,
лишь номером структурного подразделения,
где этот документ готовился. Такие
упрощения чреваты невыявлением
противозаконных документов или же
потерей наиболее важных или ценных
документов.

Реквизит
«регистрационный номер документа»
юридически значим, так как служит
свидетельством того, что документ прошел
все стадии обработки, что подтверждает
официальный характер документа и его
законность. Этот реквизит обеспечивает
оперативный справочно-информационный
поиск документа, его сохранность и
качественный контроль исполнения.

Реквизит
13 — ссылка на регистрационный номер и
дату документа.

Ссылка
используется только в тех видах
документов, которые являются ответами
на запрос (письмо, докладная записка,
заключение и др.). Сведения в реквизит
переносятся с поступившего документа.
Реквизит состоит из трафаретной части.
«На № __ от » __ «, которая заполняется
регистрационным номером и датой
поступившего документа.

Этот
реквизит помогает сотрудникам службы
ДОУ организации, получившей письмо,
подобрать копию инициативного документа,
на который прислан ответ, с тем, чтобы
приложить его к полученному ответу и
затем все документы представить
ответственному лицу. В этом случае он
будет иметь возможность получить полную
информацию о содержании переписки и
использовать ее в целях принятия более
эффективных решений.

Реквизит
оформляется ниже даты и регистрационного
номера документа и выглядит следующим
образом: на
№09-97/101 от 25.03.2005.

Реквизит
14 — место составления или издания
документа.

Указанный
реквизит используется в большинстве
документов. Отступление от общего
правила характерно для писем (в письме
эта информация содержится в реквизите
«справочные данные об организации»),
телеграмм и других документов, относящихся
к переписке.

Место
составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления
(например,
г.
Прокопьевск Кемеровской обл., пос.
Уланово Костромской обл.) и
включает только общепринятые сокращения
(при обозначении Москвы и Санкт-Петербурга
не ставится сокращенное обозначение
слова «город» — г.). Сами названия городов
сокращаться не должны (неправильно — С.
-Петербургу.,
и оно включает только общепринятые
сокращения.

На
внутренних документах место составления
обычно не указывается.

Этот
реквизит располагается на следующей
строке после даты и регистрационного
номера документа.

В
документе, автором которого является
филиал организации, указывается место
нахождения филиала.

Реквизит
15 — адресат.

Этот
реквизит указывается на исходящих
документах и служит средством контроля
за правильностью указания адресата на
упаковке. В качестве адресата могут
выступать организации, их структурные
подразделения или отдельные должностные
лица.

Максимальный
набор этого реквизита предполагает
наличие следующих информационных
элементов:

—
наименование учреждения, организации;

—
наименование структурного подразделения;

—
указание должности получателя;

—
инициалы и фамилия (современный
делопроизводственный этикет все больше
склоняется к уважительному написанию
имени, когда инициалы предшествуют
фамилии; это правило закреплено в
современных нормативных документах);

—
почтовый адрес в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, а при отправлении
документа за рубеж — Международными
почтовыми правилами (почтовый адрес не
принято указывать при адресовании
документа постоянному корреспонденту).

Каждая
из указанных составных частей адресата
размещается с новой строки от одного и
того же установленного положения
табулятора. Данный реквизит печатается
после 32 печатных знаков от границы
левого поля в правовой верхней части
листа документа, в пределах ограничительных
знаков углов
и
на 5-6 межстрочных интервалов от линии
верхнего поля бланка.

Расстояние
между строками — 1,5 междустрочного
интервала. Длина максимальной строки
не должна превышать 9-10 см и ограничивается
правой границей текстового поля. Знаки
препинания между строками — точки и
запятые — не ставятся. Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«адресат» по отношению к самой длинной
строке, например:

Директору

ЗАО
«Элит»

Н.А.Топорову

Состав
реквизита «адресат» меняется в зависимости
от характера адресата и вида составляемого
документа.

1.
Документ может быть адресован на имя
организации или структурного подразделения,
при этом наименования организации и
структурного подразделения указывают
в именительном падеже:

ЗАО
«Россталь»

Коммерческий
отдел

2.
Для внутренних документов указывается
лишь название структурного подразделения
или должность руководителя, которому
подается документ. В этом случае название
организации или структурного подразделения
входит в название должности:

Директору
школы Старшему экономисту

Т.М.Сухановой П.Н.Фролову

3.
При адресовании документов лицам,
имеющим звания (военным или ученым), эти
звания указываются перед фамилией:

Уральский
государственный

технический
университет

Гуманитарный
факультет

Зав.
кафедрой русского языка

проф.
А.Д. Стриженову

4.
Если документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать
обобщенно:

Директорам
предприятий Администрации районов

г.
Санкт-Петербурга или Ленинградской
области

5.
Реквизит «адресат» может иметь в своем
составе и почтовый адрес, если документ
адресуется в организацию, при этом
указывают ее наименование, а затем
почтовый адрес. Полный почтовый адрес
указывается в случае его направления
разовому корреспонденту:

ЗАО
«Комета»

ул.
Пушкинская, д. 70

Санкт-Петербург,
344007

6.
Если
документ направляют физическому лицу,
вначале указывают инициалы и фамилию
адресата, затем почтовый адрес, например:

Антонову
В.Я.

ул.
Кирова, д. 6, кв. 10,

г.
Липки, Киреевский р-н,

Тульская
обл., 301264

7.
Должность получателя и его фамилию
следует указывать только в том случае,
если точно известно, кто занимается
вопросом, о котором идет речь в письме,
например:

Департамент
образования

Энской
области

Отдел
кадров

Главному
специалисту

Г.В.
Сидорову

На
одном документе рекомендуется помещать
не более четырех адресатов (слово «копия»
перед вторым, третьим, четвертым
адресатами не указывают). Если адресатов
больше, то составляется список на
рассылку и на каждом документе указывается
только один конкретный адрес.

При
направлении писем зарубежным адресатам
данный реквизит включает имя и фамилию
адресата; должность адресата, наименование
организации, номер дома, название улицы
и населенного пункта, почтовый код
(индекс), название страны. Если письмо
направляется в США, то после названия
города дается название штата. При
адресовании писем в Великобританию
может быть указано название графства.
Составные части реквизита излагаются
в последовательности, соответствующей
традициям страны назначения.

В
соответствии с международными стандартами
составные части реквизита выравниваются
по его левой границе. Количество строк
данного реквизита должно быть не больше
шести, а количество знаков в строке не
больше 30. Если в строке более 30 знаков,
следует использовать шрифт меньшего
размера. Прописными буквами рекомендуется
писать название местности, учреждения,
осуществляющего доставку, и страну
назначения.

Если
документ адресуется организации, то
сначала указывается ее название, затем
почтовый адрес, например:

The
Municipal Court of Seattle

600
Third Avenue /MS

SEATTLE,
WASHINGTON 98104

USA

Если
письмо адресуется должностному лицу,
сначала указываются его инициалы,
фамилия, затем — должность, название
фирмы, почтовый адрес:

Mr.
Andrew Widmar, chairman,

Coke
and Son Ltd

LONDON
SWK 48 С

ENGLAND

Если
письмо адресуется частному лицу, сначала
указываются его имя и фамилия, затем
почтовый адрес, например:

Mr.
Luis Serrano Correcher

34
Call Alcala 6a pi.

(Servicio
de prenca)

MADRID
28071

ESPANA

Реквизит
16 — гриф утверждения документа.

После
подписания некоторых видов документов
(как положения, планы, уставы, перечни,
штатные расписания, должностные
инструкции и др.) требуется их утверждение,
после чего они приобретают юридическую
силу. Необходимость утверждения таких
документов обычно предусмотрена в
нормативных актах (примерный перечень
документов, подлежащих утверждению,
приведен в ГСДОУ).

Утверждение
санкционирует содержание документа
или распространяет его действие на
определенный круг лиц и организаций.
Каждая организация с учетом своей
специфики должна разработать индивидуальный
перечень документов, подлежащих
утверждению.

Документ
утверждается двумя способами, имеющими
одинаковую юридическую силу:

1. должностным
   лицом или вышестоящим руководителем,
   в компетенцию которых входит решение
   вопросов, изложенных в утверждаемых
   документах;

2. распорядительным
   документом (постановлением, решением,
   приказом и т.д.).

В
связи с этим выделяют два варианта
оформления грифа утверждения.

1.
При утверждении документа должностным
лицом указываются глагол «УТВЕРЖДАТЬ»
в 1-м лице ед. ч.,
должность
лица, утверждающего документ, его
подпись, расшифровка подписи, дата
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
фабрики «Заря»

Подпись
И.И.
Смелов

03.06.2005

Допускается
в реквизите «гриф утверждения документа»
центрировать элементы относительно
самой длинной строки.

При
утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
на одном уровне.

2.
При
утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом и т.д.
гриф утверждения состоит из слова
«УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»
или «УТВЕРЖДЕНО» в зависимости от вида
документа, т.е.: инструкция
— утверждена, правила — утверждены,
порядок — утвержден, штатное расписание
— утверждено и
т.д.), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его
даты и номера, например:

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

• Президента Российской Федерации;

• палат Федерального Собрания;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного Суда Российской Федерации;

• Верховного Суда Российской Федерации;

• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

• центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

• федеральных судов;

• Прокуратуры Российской Федерации;

• Центрального банка Российской Федерации;

• Уполномоченного по правам человека;

• Счетной палаты;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименовании, закрепленному в ее учредительных документах.

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

 банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 29 декабря 2005 г. следует оформлять 29.12.2005.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

29 декабря 2005 г.

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Помните!

Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

• должностным лицом (руководителем);

• изданием соответствующего распорядительного документа;

• коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

 бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

• слово «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

• при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

• подпись исполнителя документа;

• дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

формуляр
типовыми.

04 — код организации;

07 — код формы документа;

11 — дата документа;

15 — адресат;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

22 — подпись;

25 — оттиск печати;

27 — отметка об исполнителе;

Основные управленческие документы

1. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

2. Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.

3. Информационно-справочные документы

4. Документирование деятельности коллегиальных органов

5. Система плановой документации

6. Система отчетной документации

Кадровая документация

8. Система бухгалтерской документации

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные
системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми.
Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД)
– система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

1. Организационные документы

2. Распорядительная документация

3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация

4. Плановая документация

5. Отчетно-статистическая

6. Кадровая документация

7. Бухгалтерская документация.

Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.

Организационные документы – уставы, положения,

Распорядительные документы – постановления, решения,

Приказы, распоряжения и др.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной
. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил
») – в постановлении; «решает» (решил
») – в решении; «предлагаю
» — в распоряжении; «приказываю
» — в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами или в разбивку т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей с двоеточием.

С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.

Распорядительная часть может делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать»
и т.д.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.

Кадровая документация

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (далее ТК РФ). На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

Трудовые договоры, заключенные предприятием с работников;

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

Трудовые книжки;

Личные карточки формы Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате

Графики отпусков и др.

Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. С 1 января 2004 г. введены новые унифицированные формы документов:

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1, Т-1 а);

Личная карточка (ф.Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего);

Учетная карточка научного и научно-педагогического работника (ф.Т-4);

Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5, Т-5 а);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6, Т-6а);

График отпусков (ф. Т-7);

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (ф.Т-8,Т-8а);

Приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (ф. Т-9, Т-9а);

Командировочное удостоверение (ф. Т-10);

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. Т-10 а);

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. Т-11, Т-11а).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные
(сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

В ТК РФ заявление как вид документа, который необходимо предоставлять работодателю при приеме не указано на практике.

Заявление чаще всего пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (ст. 80 ТК РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Перечень реквизитов и их краткая характеристика

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр
этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми.
Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 -отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт
– документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа
– надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа
– набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа
– набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть
(реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Оформляющая часть
(реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента Российской Федерации;

Палат Федерального Собрания;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов;

Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека;

Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия
– это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа
служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата
:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа
– это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат
– это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

Должностным лицом (руководителем);

Изданием соответствующего распорядительного документа;

Коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция
– это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста
– это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа
– срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа
– срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа
– это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись
– это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные
подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование
– это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа
– реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ —
визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать
круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати
по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа
– это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов

Из книги
Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации
автора

Волков Алексей Сергеевич

4.3.5. Оформление сделки
Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –

Из книги
Все о счетах-фактурах
автора

Клокова Анна Валентиновна

1.5. Отсутствие реквизитов
В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в

Из книги
Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку
автора

Клокова Анна Валентиновна

5.2. Документальное оформление
Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/[email protected] от 21 ноября

Из книги
Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они?
автора

Виткина Юлия Владимировна

1.2. Оформление сделок
Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».

автора

Смирнова Елена Петровна

Глава 1. Состав реквизитов документов
В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую

Из книги
Делопроизводство для секретаря
автора

Смирнова Елена Петровна

Глава 2. Правила оформления реквизитов
Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с

Из книги
Современные требования к кадровой службе (отделу)
автора

Пономарева Наталья Г.

3.4. Оформление отпусков
В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.

Из книги
Управление качеством. Практикум
автора

Ржевская Светлана

6 Оформление отчета о НИР

Из книги
Делопроизводство. Подготовка служебных документов
автора

Демин Юрий

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов
2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система

Из книги
Кадровая служба без кадровика
автора

Гусятникова Дарья Ефимовна

4.1. Оформление отпуска
Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными

Из книги
Делопроизводство компании
автора

Непогода Александр В.

3.5. Формирование и оформление дел
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об

Из книги
Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
автора

Гусятникова Дарья Ефимовна

2.6.4. Оформление отпуска
Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,

Из книги
Турфирма: с чего начать, как преуспеть
автора

Мохов Георгий Автондилович

Оформление офиса турфирмы
Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами

Из книги
Реклама. Принципы и практика
автора

Уэллс Уильям

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К
ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОССТАНДАРТ
РОССИИ

Москва

Предисловие

1
РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом до
кументоведен
ия и архивного дела (ВНИИ
ДА
Д) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН
Научно-техническим управлением Госстандарта России

2
ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003
г. № 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

ГО

СУДАРСТВЕН
НЫЙ СТАНДАРТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные
системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к
оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of
managerial documentation.

Requirements for presentation of documents

Дата введения 2003

-07
-01

1 Область применения

Настоящий
стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся
к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД),
— постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
(далее — документы), включенные в ОК 0
11-93 «Общероссийский
классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий
стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению
реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки
документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы
расположения реквизитов документов приведены в приложении ; образцы бланков документов — в приложении .

Требования
настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и
оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 —
Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб
субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема
организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код
организации;

05 — основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 —
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);

07 — код формы
документа;

08 — наименование
организации;

09 — справочные
данные об организации;

10
— наименование вида документа;

11
— дата документа;

12 —
регистрационный номер документа;

14 — место
составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф
утверждения документа;

17 — резолюция;

18
— заголовок к тексту;

19 — отметка о
контроле;

20 — текст
документа;

21 — отметка о
наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф
согласования документа;

24 — визы
согласования документа;

25 — оттиск
печат
и;

26
— отметка
о заверении копии;

27 — отметка об
исполнителе;

28 — отметка об
исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о
поступлении документа в организацию;

30 —
идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в
соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе
Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №
52, часть
I
, ст. 5021).

3.2 Герб
субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с
правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему
организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций
в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код
организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).

3.5 Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.

3.7 Код формы
документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД).

3.8 Наименование
организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах.

Над
наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное
наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования
организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух языках.

Наименование
организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином
языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке
Российской Федерации.

Сокращенное
наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещают ниже полного или за ним.

Наименование
филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае,
если оно является автором документа, и располагают ниже наименования
организации.

3.9 Справочные
данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие
сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.).

3
.10
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно
быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой
документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата
заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные
двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют
арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и
месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя
арабскими цифрами.

Допускается
словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также
оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:
2003.06.05.

3
.12
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно
дополнять по усмотрению организа
ции индексом
дела по номенклатуре дел, информацией о коррес
понденте,
исполнителях и др.

Регистрационный
номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления
или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение
по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального деления, оно включает в себя только
общепринятые сокращения.

3
.15
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу
инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного
подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры
наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица,
которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные
регионы»

В.А. Ла
гунину

или

АО «Эле
ктроцен
тромо
нтаж»

Главному
бухгалтеру

В
.М. Кочетову

Если документ отправляют
в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений
одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к
самой длинной строке. Например:

Главному
редактору

Издательского
дома

«Медиа
дом»

Н
.В. Семиной

Документ не
должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим,
четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют
список рассылки документа.

В состав
реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи.

При адресовании
письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский

институт до
кументоведен
ия и архивного дела

Профсоюзная ул.,
д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа
физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя
, затем
почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д.
5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл.,
301264

3.16 Документ
утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым
документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО
«Ростекст
иль
»

Личная подпись В
.А. Степанов

Дата

Допускается в
реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой
длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

АО «Электронные
технологии»

Личная подписьЛ.В. Кузнецов

Дата

При утверждении
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном
уровне.

При утверждении
документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего
собрания

акционеров от
05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИ
ИДА
Д

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция,
написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя
фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок
исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н
.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу
подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИ
КА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается
оформление резолюции на отдельном листе.

3
.18
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок
должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может
отвечать на вопросы:

о чем (о ком
)?,
например:

Приказ о
создании аттестационной комиссии;

чего (кого
)?,
например:

Должностная
инструкция ведущего эксперта.

К тексту
документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не
указывать.

3.19 Отметку о
контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом
«Контроль».

3.20 Текст документа
составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных
языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством
Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты
документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.

При составлении
текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны
быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием
с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики,
выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеж
е. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с
заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы
должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны
только номера этих граф.

Связный текст,
как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну
заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без
констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте
документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее
изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа,
наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту.

Если текст
содержит несколько решений, выводов и т.д.
, то его можно разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах
(приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст
излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «про
шу
»).

В документах
коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа
(«постановляет», «решил
»).

В совместных
документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем»,
«решили
»).

Текст протокола
излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили»,
«постановили», «решили
»).

В документах,
устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений
(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы
(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав
объединения входят», «комиссия установила
»).

В письмах
используют следующие формы изложения:

От первого
лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение
»);

От первого
лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить
»);

От третьего
лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИ
ДА
Д считает возможным
»).

3.21 Отметку о
наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5
л. в 2 экз.

Если письмо
имеет приложение, не названное в тексте, то указывают е
го
наим
енование, число листов и число
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила
подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7
л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы,
то число листов не указывают.

Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росарх
ива
от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз.
только в первый адрес.

В приложении к
распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложение
№» с указанием наименования распорядительного документа, его
даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 №
319

Допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ
№» печатать прописными буквами, а также
центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный
номер относительно самой длинной строки, например
:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу
Минздрава России

от 05.06.2003 №
251

3.22 В состав
реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ
(полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на
документе, оформленном на бланке
); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия
), например:

Вице-президент
Ассоциации

региональных предприятийЛичная
подписьА.А
.
Борисов

или на бланке:

Вице-президентЛичная подписьА
.А.
Борисов

Допускается в
реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный
директор

ЗАО «Партнер»Личная
подписьН.А. Федоров

При оформлении
документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не
указывают.

При подписании документа
несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор
институтаЛичная
подписьМ
.В.
Ларин

Главный бухгалтерЛичная
подписьЗ
.В.
Марьяш

При подписании документа
несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне,
например:

Заместитель директораЗаместитель
директора

по научной работепо
научной работе

Личная подписьЮ
.Г. ДемидовЛичная
подписьК.И. Игнатьев

При подписании совместного
документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных
комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности
в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель
комиссииЛичная подписьВ.Д. Банас
юкев
ич

Члены комиссииЛичная
подписьА.Н. Сокова

Личная
подписьА.С. Красавин

Личная
подписьО
.И.
Рысков

3.23 Гриф
согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым
согласован документ (включая наименование организации), личной подписи,
расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор
Финансовой академии

при
Правительстве Российской Федерации

Личная подписьА.Г. Грязнова

Дата

Если
согласование осуществляют письмом, протоколом и др
.,
гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 №
430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 №
10

3.24
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза),
включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи
(инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подписьА.С.
Орлов

Дата

При наличии
замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель
юридического отдела

Личная подписьА.С.
Орлов

Дата

Замечания
излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа,
подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части
оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа,
подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части
лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно
оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по
усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск
печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной
подписи.

Документы
заверяют печатью организации.

3.26 При
заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»
проставляют заверительн
ую надпись: «Верно»; должность лица,
заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы
кадровЛичная подписьТ
.С.
Левченко

Дата

Допускается
копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об
исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его
телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

3.28 Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при
отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ.

3.29 Отметка о
поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается
отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),
проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая
наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные,
устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы
изготавливают на бланках.

Устанавливают
два стандартных формата бланков документов — А4 (210×297 мм) и А5
(148×210 мм).

Каждый лист
документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не
менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

4.2 Бланки
документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки
документов оформляют в соот
ветствии с приложением . Ориентировочные границы зон расположения реквизитов
обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В
зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков —
угловой (рисунок ) и продольный
(рисунок ).

4.5 Реквизит 01
(02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается
располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08,
09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ
зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным
(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов);

Флаговым
(каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения
реквизитов).

4.6 Для организации,
ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды
бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк
конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк
используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в
зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 08
,11, 14.

Бланк письма в
зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17,
18, 19, 20.

Бланк
конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и,
при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для
организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации,
целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14
печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном
уровне.

4.9 При
изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы
нумеруют.

Номера страниц
проставляют посередине верхнего поля листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б
.1
— Образец общего бланка организации

Рисунок Б
.2
— Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б
.3
— Образец продольного бланка письма организа
ц.
9

Ключевые слова:
организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ,
бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты– обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации; Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

02 — герб субъекта Российской Федерации; Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04 — код организации; Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — код формы документа; Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — наименование организации; Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 — справочные данные об организации; Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 — наименование вида документа; Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 — дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 — регистрационный номер документа; Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14 — место составления или издания документа; Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 — адресат; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

16 — гриф утверждения документа; Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

17 — резолюция; Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18 — заголовок к тексту; Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 — отметка о контроле; Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 — текст документа; Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

21 — отметка о наличии приложения; Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

22 — подпись; В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 — гриф согласования документа; Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

24 — визы согласования документа; Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

25 — оттиск печати; Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 — отметка о заверении копии; При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,

27 — отметка об исполнителе; Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

29 — отметка о поступлении документа в организацию; Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 — идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Учетный документ

представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, служит средством ее осуществления и основанием для ее учетной регистрации.

По своему назначению
учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные документы.

Распорядительными являются документы, оформляющие распоряжение, приказ о выполнении операции (например, приказ руководителя о выдаче аванса работнику, распоряжение руководителя отдела снабжения об отпуске материалов со склада в производство, доверенность на получение товара и др.).

Хозяйственная операция совершается лишь после получения соответствующего распоряжения или разрешения от уполномоченных на то должностных лиц организации.

Совершенная хозяйственная операция должна быть подтверждена оправдательными документами.

Оправдательными

являются документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.

К оправдательным документам можно отнести приходные кассовые ордера, накладные, расчетные документы и др.

Распорядительный и оправдательный документы могут быть объединены в. одном комбинированном учетном документе (например, расходный кассовый ордер, в котором содержится как распоряжение о выдаче определенной суммы денег конкретному лицу, гак и расписка данного лица в их получении из кассы организации).

Оправдательный документ, являющийся первым письменным свидетельством о совершении хозяйственной операции, называется первичным учетным документом.

Первичный учетный документ по совершенной хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учету при соблюдении ряда нормативно установленных требований:

1. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты;

наименование документа (формы) и код формы;

дату составления;

измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);

личные подписи этих лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов
: применением средств вычислительной техники).

Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нем сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.


Отсутствие в первичном учетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учета, влекущим в некоторых случаях применение к организации финансовых санкций.


Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.


Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации разрабатываются и утверждаются Государственным комитетом РФ по статистике (далее — Госкомстат РФ), содержат непосредственно сами формы и указания по их заполнению.


В настоящее время большинство организаций обязаны применять следующие основные унифицированные формы первичной учетной документации:


по учету кассовых операций;

по учету материалов;

По учету торговых операций;


по учету основных средств;

по учету нематериальных активов;

по учету труда и его оплаты;

авансовый отчет;

по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;

по учету результатов инвентаризации.

Отдельные организации (в зависимости от специфики своей деятельности), кроме указанных выше форм, обязаны применять некоторые из перечисленных ниже унифицированных форм первичной учетной документации:


по учету работ в капитальном строительстве;

по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

по учету работы строительных механизмов и машин;

по учету работ в автомобильном транспорте.

Типовые формы расчетных документов по банковским операциям утверждены Положением Центрального банка РФ (далее — ЦБ РФ) о безналичных расчетах и являются обязательными для применения всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.


Для документально/о оформления банковских операций, совершаемых путем безналичных расчетов, Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах предусмотрено использование следующих расчетных документов:


— платежные поручения;

Аккредитивы;


Чеки;


платежные требования;

инкассовые поручения.

В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы (кроме форм по учету кассовых операций и расчетных документов) допускается включение дополнительных реквизитов.


Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом организации. При включении дополнительных реквизитов не допускается удаление отдельных постоянных реквизитов из унифицированных форм.


При использовании различных бухгалтерских программ, основанных на использовании средств вычислительной техники, допускается также самостоятельный выбор того или иного формата форм, изменение размеров граф или строк унифицированных форм первичной учетной документации.


В расчетных документах изменение размеров полей и граф расчетных документов, установленных Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах, не допускается.


Организации могут самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.


Первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах и утверждаются непосредственно организацией, должны содержать нормативно установленные обязательные реквизиты.


Разработанные организацией формы первичных учетных документов с краткими указаниями по их заполнению подлежат утверждению руководителем организации и должны прилагаться к приказу об учетной политике организации.


Унифицированные формы первичных учетных и расчетных документов, наиболее часто применяемые в учетном процессе, будут представлены с примерами по их заполнению по мере рассмотрения соответствующих тем.


Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности должно осуществляться на русском языке.


Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Данный перечень целесообразно разработать применительно к должностям лиц, а не к их фамилиям.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера организации или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.


Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.


Некоторые первичные документы помимо подписей должны заверяться печатью организации (например, квитанция к приходному кассовому ордеру, платежные поручения и др.).


Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции,


При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день (по окончании дня) на основании кассовых чеков.


В первичных учетных документах должны быть заполнены все строки. Если какие-либо строки не заполняются и остаются свободными, то в них обязательно ставятся прочерки.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При заполнении документов на бумажных носителях записи в них делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущей машинке. Использование простых карандашей для записей запрещается. При использовании машинных носителей организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных операций. Копии таких документов также должны представляться по требованию суда, прокуратуры и органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.

Внесение исправлений в первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) и первичные банковские документы (денежные чеки, платежные поручения) не допускается.

Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и составляются новые документы.


Если допущена ошибка при составлении денежного чека, то чек перечеркивается и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированный чек должен остаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек.


В остальные первичные учетные документы вносить исправления разрешается, однако эти исправления должны быть обязательно оговорены.


Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется в следующем порядке:


неправильно написанный текст или неправильно указанная сумма должна быть аккуратно зачеркнута одной тонкой чертой таким образом, чтобы можно было бы прочесть зачеркнутый текст (сумму);

правильный текст или сумму следует написать сверху зачеркнутого текста (суммы);

исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и согласовано
с лицами, ранее составившими и подписавшими эти документы;

указанное согласование должно быть подтверждено подписями тех же лиц;

в исправленном документе должна быть указана дата внесения в него исправления.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.


Поступающие в бухгалтерию первичные учетные документы подлежат обязательной проверке. ,


Проверка осуществляется:


по форме

(проверяется полнота и правильность оформления документов, полнота заполнения реквизитов, наличие необходимых подписей и, при необходимости, печати);


арифметически

(проверяется правильность сумм и подсчетов в документе);


• по содержанию
  
  (проверяется законность отраженных в документах операций, соблюдение логической увязки отдельных показателей).
  

  Первичные учетные документы, прошедшие проверку и обработку, должны иметь какую-либо отметку (дата записи в учетный регистр, подпись или оттиск штампа проверяющего или ответственного за обработку документов), исключающую возможность их повторного использования.
  

  Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
  

  В соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. В таких случаях главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
  

  В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
  

  3. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ»
  

  Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г. № 34н).
  В п. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

  Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

  Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ «красное сторно»).
  Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

  Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

  Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

  Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

  В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  наименование документа (формы);

  код формы;

  дату составления;

  измерители хозяйственной операции (в натуральном
  и денежном выражении);

  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

  личные подписи указанных выше должностных лиц.

  В п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

  наименование организации, от имени которой составлен документ;

  расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

  Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным. Тем не менее, указывать расшифровки подписей целесообразно, поскольку впоследствии при необходимости это позволит легко установить, кто подписал данный документ и отвечает за правильность и обоснованность совершения зафиксированной документом хозяйственной операции. Также желательно и указание наименования организации, от имени которой составлен документ.

  Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Таким образом, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут признать неправомерным списание расходов на себестоимость.

  Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.

  Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:

  номер документа;

  адрес предприятия;

  основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);

  другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
  ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
  Понятие и виды реорганизации юридического лица. Учет операций, связанных с реорганизацией в форме разделения юридического лица
  ПОНЯТИЕ, ВИДЫ, ФОРМЫ И МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ

  Понятие представительства, его значение, виды и субъекты
  

  2013-12-19

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

• Государственный герб РФ
• герб субъекта РФ
• эмблема организации или товарный знак
• код организации
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
• код формы документа
• наименование организации
• дата документа
• регистрационный номер документа
• ссылка на регистрационный номер и дату документа
• место составления или издания документа
• адресат
• гриф утверждения документа
• резолюция
• заголовок к тексту
• отметка о контроле
• текст документа
• отметка о наличии приложения
• подпись
• гриф согласования документа
• визы согласования документа
• оттиск печати
• отметка о заверении копий документов
• отметка об исполнителе
• идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный…

Реквизиты документов

01 — ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

• на бланках и печатях
• на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
• на бланках иных органов исполнительной власти

02 — ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

03 — ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 — КОД ОРГАНИЗАЦИИ

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 — ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

08 — НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

09 — СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).

10 — НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

11 — ДАТА ДОКУМЕНТА

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — это дата заседания, для акта — это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях — цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

12 — РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

14 — МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 — АДРЕСАТ

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

16 — ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 05.07.2006 №2

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 05.07.2006 №2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 — РЕЗОЛЮЦИЯ

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 — ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

«Заголовок к тексту» — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

19 — ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 — ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»)
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»)
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)

21 — ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

22 — ПОДПИСЬ

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

или на бланке:

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

23 — ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

«Гриф согласования документа» — реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Директор Департамента здравоохранения
Личная подпись А.Н.Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Решение заседания
Правления страховой
компании «Ярославия»
Протокол от 03.05.2006 №2

24 — ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела
Личная подпись А.А.Иванов
09.05.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.А. Иванов
09.05.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

25 — ПЕЧАТЬ

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

26 — ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 — ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров
79 34 25

28 — ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Рисунок Б.5 — Образец бланка конкретного вида документа организации