Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Р/с 40702810600001004854
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Электронная почта: contact@ekam.ru
Контактный телефон: +7(495)133-20-43
Электронный документооборот — способ обмена электронными документами, который происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Одна из систем, обеспечивающих ЭДО, — Диадок от оператора СКБ Контур.
Благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) документы получают юридическую значимость, а значит, такой документооборот ни в чем не уступает традиционному. Какие преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным?
Упорядочивание работы внутри организации
С ЭДО стопки бумаг, заполненные папками шкафы, архивы-лабиринты останутся в прошлом. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохранятся в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск займет пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.
Ускорение бизнес-процессов
Работа с электронными документами ведется быстрее, чем с бумажными. К примеру, на отправку или получение файла уйдет пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. Более того, в Диадоке можно сразу изучить полученный договор или соглашение, внести правки, подписать. Сэкономленное время сотрудники смогут потратить на другие задачи.
Сокращение административных расходов
Бумажное делопроизводство требует больших затрат на бумагу, печать, отправку. С ЭДО расходы будут намного ниже: получение документов в Диадоке бесплатное, а отправка — в 5–7 раз дешевле.
Точный документооборот
Система ЭДО не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ.
Еще одно преимущество системы электронного документооборота: проверка документа на соответствие форматам ФНС до его подписания. Диадок также проверит срок действия сертификата КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость. Благодаря этому число ошибок снижается, следовательно, растет лояльность партнеров.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Отправить заявку
ЭДО внедряется в России с начала 2000-х годов. Но некоторые компании по-прежнему опасаются перехода, поскольку ожидают проблем внедрения электронного документооборота. Каких сложностей могут опасаться руководители организаций?
Сложный переход
Порой главы компаний обеспокоены тем, что для внедрения ЭДО нужно выбрать оператора и систему ЭДО, приобрести, установить ПО, переобучить персонал, что может вызвать негатив в коллективе, всесторонне пересмотреть систему работы.
Проанализировать бизнес-процессы внутри компании на самом деле будет полезно. Это поможет оптимизировать работу, устранить слабые места и найти точки роста. Но сам переход на ЭДО может пройти почти незаметно. Так, веб-версия Диадока предлагает работу в браузере и напоминает электронную почту. Другие решения можно интегрировать в привычную учетную систему.
ЭДО бесполезен, если контрагенты еще не перешли на электронные документы
Обмен документами — процесс обоюдный. Но немалая часть бизнеса уже перешла на электронный документооборот. Проверить, работают ли ваши контрагенты с электронным форматом, можно с помощью специального сервиса Диадока.
Если ваш партнер не работает с ЭДО, наладить взаимодействие помогут эксперты Диадока. Они отправят приглашение, расскажут об удобстве и выгоде безбумажной работы, помогут с переходом и научат пользоваться сервисом.
Ненадежность хранения
Нередко в компаниях опасаются, что электронный архив может быть поврежден и без дублирования на бумаге документы могут быть утеряны. На самом деле бумажные документы легче потерять, испортить или выкинуть по ошибке.
В электронном архиве документы не подвержены внешним влияниям. А использование резервного копирования избавит от последних страхов утери важных файлов.
Долгое подключение
На заре развития электронного документооборота переход на него мог занять месяцы. Сегодня же Диадок позволяет автоматизировать работу в считанные дни — например, подключив веб-версию системы. Это еще один плюс ЭДО. Чуть больше времени займет настройка персональных интеграционных решений. Зато возможность работать в привычных учетных системах упростит обучение сотрудников.
Внедрение ЭДО, вопреки опасениям некоторых руководителей, не изменит привычную работу компании. Потенциальные недостатки электронного документооборота на деле решаются легко и не затрудняют бизнес-процессы.
К примеру, в числе минусов называются такие проблемы перехода на ЭДО:
- Необходима разработка регламента по работе с СЭД, внесение изменений в учетную политику. Но эти документы — типовые, так что работа с ними не займет много времени.
- Для обслуживания системы, ее своевременного обновления понадобится компетентный сотрудник. На самом деле большинство технических вопросов решает техподдержка Диадока. Она работает круглосуточно.
- Для взаимодействия с контрагентами, использующими другого оператора ЭДО, придется вручную настраивать роуминг. Но к автоматическому роумингу с Диадоком подключается все больше операторов. Так что для работы с контрагентами понадобится только отправка приглашения.
Так что эти минусы электронного документооборота точно не помешают бизнесу полностью автоматизировать рабочие процессы и отказаться от бумажного делопроизводства.
При этом в числе дополнительных достоинств электронного документооборота можно назвать:
- оперативное представление документов по требованию налоговой;
- повышение процента выполненных работниками задач;
- легкая адаптация сотрудников к новому формату.
Переход на электронный документооборот сделает компанию мобильной, готовой к любым изменениям, способной подстроиться даже под сложные условия. Это позволяет бизнесу оставаться на волне, быть конкурентоспособным на рынке.
Законодательство сегодня не обязывает переводить все в ЭДО. Но тенденция очевидна: все больше процессов во взаимодействии с контролирующими государственными органами происходит именно в электронном формате. Например:
- ФНС требует электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников более 100 человек;
- ПФР принимает только электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников от 25 человек.
Кроме того, некоторые законодательные новшества в области бизнеса сразу предусматривают только электронный документооборот. Например, национальная система прослеживаемости товаров предполагает отправку счетов-фактур и УПД, а также взаимодействие с ФНС только через оператора ЭДО. По той же схеме уже с 1 января 2022 года будут работать и все участники оборота маркированной продукции.
Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны и во взаимодействии с контрагентами. Все вопросы решаются быстро — минимум времени занимает даже двустороннее подписание документов. Все это позволяет развивать бизнес, не тратя ресурсы на рутинные задачи.
Для перехода на ЭДО достаточно оставить заявку: эксперты Контур.Диадока подберут решение, помогут оформить квалифицированную электронную подпись и подключить ваших контрагентов к ЭДО.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Отправить заявку
Наряду с увеличением объемов обязательной электронной отчетности в контролирующие органы, с каждым днем все большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, все большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам окружающей среды.
Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.
Понятие электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная (построенная на основе программы или сервиса) многопользовательская система, поддерживающая процесс управления организацией. При этом предполагается, что процесс управления сопровождается человеко-читаемыми документами, являющиеся, по сути, инструкциями для сотрудников организации, необходимыми к исполнению.
Электронный документ – это данные, представленные в электронном виде, при этом пригодные для восприятия человеком с помощью ПК или мобильного устройства, для обмена по телекоммуникационным каналам связи и обработки на электронных устройствах.
Электронная подпись (ЭП) – реквизит электронного документа для его защиты от подделок и визирования. В ЭДО можно пользоваться всеми видами подписей:
- Простой – для писем и спецификаций (разрабатывается посредством кодов и паролей);
- Усиленной неквалифицированной – для документов с идентификацией подписанта (разрабатывается посредством криптографического преобразования данных с применением ключа электронной подписи);
- Усиленная квалифицированная – выдается удостоверяющими центрами, имеющими специальную аккредитацию в части средств криптозащиты, сертифицированных ФСБ, для визирования счетов-фактур и отчетности в контролирующие органы и фонды. То есть этот вид не является обязательным для внутреннего ЭДО, например, для обмена документами с дочерними предприятиями, с филиалами и структурными подразделениями.
Электронный документ, подписанный ЭП, приравнивается к аналоговому документу на бумаге с подписью от руки.
Плюсы и минусы внутрикорпоративного электронного документооборота
Чтобы организовать внешний электронный документооборот, для начала следует создать и запустить внутренний с использованием современных систем электронного документооборота.
При подготовке к внедрению подобной системы необходимо тщательно оценить все возможные риски, плюсы и минусы такого проекта.
Основным минусом при внедрении системы остается человеческий фактор – сотрудников необходимо убедить в преимуществах новой системы, чтобы избежать внутреннего саботажа. Далее их ждет квалифицированное обучение работе в системе, что тоже может вызвать негативные реакции.
Работа в такой системе потребует создания компетентной службы поддержки и сопровождения, способной оперативно отвечать на все вопросы пользователей и быстро устранять возникающие проблемы в работе с системой, а также содержания в актуальном состоянии эксплуатационной документации – регламентов, инструкций, памяток. Это значит, что в компании придется провести процесс перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид.
Внедрение электронного документооборота внутри организации на базе 1С
Для нивелирования этих недостатков необходимо правильно спланировать внедрение системы, подготовить и обучить команду проекта, привлечь профессиональных аналитиков и методологов систем электронного документооборота, а также обеспечить работоспособные и отказоустойчивые IT-ландшафт и каналы связи.
Только грамотно спланированный проект может стать успешным. В противном случае будут возникать неоправданно большие расходы на исправление допущенных ошибок, система не будет работать и станет источником постоянных проблем и внутренних конфликтов.
Успешный проект перехода на внутренний ЭДО даст компании неоспоримые преимущества: до 30% времени (данные по проекту 2019 года), используя ЭДО, экономит сотрудник на согласование и поиск информации и документов, в 3 раза снижаются затраты на расходные материалы, до 25% повышается производительность труда и до 80% – сокращается стоимость хранения документов.
Бесплатная
консультация
эксперта
Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Достоинства кадрового ЭДО
Кадровый документооборот – неотъемлемая, очень объемная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в этих документах или процессах их обработки могут стать причиной больших штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.
Кадровый документооборот в электронной форме позволит минимизировать основные риски в этой сфере, обеспечить требуемый уровень конфиденциальности и, наряду с этим, доступности необходимой информации.
При помощи кадрового документооборота можно:
- Вести личные карточки сотрудников;
- Оформлять все без исключения перемещения персонала;
- Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
- Организовать кадровый резерв;
- Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
- Легко выводить на печать любые отчетные формы.
Внедрим кадровый ЭДО в соответствии с законодательством РФ
Этапы создания системы внешнего ЭДО
Процесс построения системы электронного документооборота в рамках любой, отдельно взятой организации начинается с изменений в учетной политике и выпуске соответствующего приказа.
Далее следует заключить соглашения с каждым контрагентом, с которым планируется наладить обмен. Соглашение должно содержать правила создания, передачи и хранения документов, полный список документов на обмен, а также какой из трех вариантов подписи, установленных ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», будет использоваться.
После заключения договоров с контрагентами и оператором ЭДО система готова к работе: вы формируете, подписываете и отправляете документ по защищенным каналам связи, оператор ЭДО передает документ (возможно, через роуминг), контрагент получает его, проверяет и проводит документ.
Преимущества ЭДО между организациями
Электронный документооборот между организациями представляет собой совокупность процессов по совместной передаче, получению, хранению и использованию документов. Важным этапом этого процесса является гарантийная проверка целостности документа и подтверждение факта его получения квалифицированными операторами ЭДО.
Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:
- Сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию и отправку/доставку документов, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;
- Исключены потери документов;
- Возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;
- Своевременная доставка и получение документов. Длительный обмен документами исключен, документ «не опоздает» к оговоренному сроку;
- Снижение налоговых рисков: моментальная, подтвержденная отправка документов по налоговым обязательствам исключает штрафы и пени;
- Ускорение расчетов и платежей;
- «Прозрачная» работа с документами – в системе зафиксированы все действия с документом. Легкий доступ к любому документу;
- Повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки, согласование и т. д.
Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.
Удобен ли обмен документами в электронном виде с ПФР, ФСС, налоговой
Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами? Ответ однозначный – да, удобно, быстро, с возможностью контроля процесса.
На законодательном уровне принимаются решения о том, что все новые и новые отчеты теперь можно сдавать только в электронном виде. Очевидным преимуществом здесь можно указать то, что бухгалтерам больше не надо ехать в территориальные контролирующие органы, стоять в очередях, рискуя не податься в срок и тратя деньги на дорогу. Через оператора ЭДО по защищенным каналам связи любой бухгалтер непосредственно со своего рабочего места может передать необходимый документ инспектору ФСС, ПФР, ФСН и т.д. «одним нажатием клавиши». При этом можно оперативно исправлять ошибки, если таковые будут обнаружены проверяющим инспектором в предоставленных документах. Все это гарантирует точность учета, четкий контроль документооборота и конфиденциальность.
На сегодняшний день существует множество сервисов, обеспечивающих такой обмен электронной отчетностью, и один из самых удобных и востребованных из них является сервис 1С-Отчетность.
Есть ли недостатки у ЭДО?
Плюсы электронного документооборота мы обсудили, теперь о недостатках, обусловленных, в первую очередь, тем, что данные системы все еще переживают стадию бурного развития, и правила работы в таких системах только формируются.
- Вероятность повреждения базы данных или файловых хранилищ. Предотвратить это можно правильно настроенным планом резервного копирования данных.
- Сложность адаптации и обучения возрастных сотрудников работе в системе преодолевается четкими указаниями руководства и наличием постоянной поддержки специалистов.
- Стоимость. Цена СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 500-10000 долларов, поэтому, прежде чем решаться на внедрение, следует взвесить все за и против.
- Эффективность ЭДО снижается в случае отсутствия такового у контрагентов организации. Этот вопрос решиться со временем.
- Преимущества от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений не так заметны, но они остаются.
- Необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами. Но скорость поиска и сохранность документа в системе сильно облегчает этот процесс.
- Отсутствие прямого роуминга между всеми операторами ЭДО. Например, если вы используете оператора, входящего в Хаб 1С (Калуга Астрал, Линк-сервис, Тензор, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), а ваш контрагент подключен к Контур.Диадок, то роуминг придется настраивать «руками». Такая настройка роуминга может в среднем занимать 5-6 дней, а проверять статус настройки надо будет самостоятельно, автоматически он не отображается. Если у вас много контрагентов и они часто меняются, то отсутствие автоматического роуминга между рядом часто используемых операторов может оказаться серьезной проблемой.
Перечисленные недостатки во многом обусловлены частичным отсутствием необходимых правовых норм и пока слабой степенью проникновения ЭДО в бизнес-среду. Но тенденции рынка свидетельствуют о том, что уже совсем скоро без полноценно функционирующего ЭДО невозможно будет себе представить современную развивающуюся компанию.
Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!
Самым значимым критерием оценки преимуществ от внедрения электронных систем документооборота является экономический эффект. Есть различные способы оценки этого критерия, но все они однозначно указывают на несомненную экономическую эффективность таких внедрений. Например, по данным фирмы 1С документооборот из 110 тысяч документов в бумажном виде потребует затрат, составляющих в сумме более 6 миллионов рублей, а электронный оборот того же количества документов потребует чуть более 300 000. Такая значительная разница только подтверждает тот факт, что цифровые технологии давно заняли место в ряду основных конкурентных преимуществ бизнеса, поддерживая глобальные векторы развития бизнес-среды компаний разного масштаба и направлений деятельности.
Нужен ли бизнесу электронный документооборот
Обзор плюсов и минусов ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить бизнес-процессы, касающиеся работы с документами. Причем использовать ЭДО можно как внутри компании, так и при взаимодействии с партнёрами или контрагентами.
Если вы решили внедрить этот механизм, нужно учесть все нюансы. Open Academy разбирает преимущества и недостатки электронного документооборота в бизнесе.
Электронный документооборот — это «безбумажное» делопроизводство, при котором все документы оформляют в электронной форме. То есть документы создают на компьютерных устройствах, подписывают цифровой подписью и хранят на электронных носителях.
Плюсы ЭДО
Основное преимущество электронного документооборота — это отказ от «бумажной волокиты». Можно выделить такие плюсы:
- ускорение согласования внутренних документов за счёт их хранения в едином пространстве;
- оперативный доступ к документации, быстрота изменений и простое управление движением документов;
- повышение ответственности сотрудников, поскольку видно, кто, как и когда работал с документом;
- снижение расходов на делопроизводство и организацию документооборота;
- предотвращение дублирования информации и автоматическое формирование архива;
- невозможность несанкционированного доступа к документам благодаря шифрованию.
Внедрение ЭДО необходимо, прежде всего, компаниям с большим объёмом внешнего документооборота. За счёт упрощения работы с документами, ускоряются бизнес-процессы и снижаются затраты на делопроизводство.
Также электронный документооборот пригодится тем предпринимателям, которые хотят повысить уровень обслуживания потребителей и оптимизировать взаимодействие с контрагентами.
Подлинность электронной документации удостоверяет электронная цифровая подпись. При этом удалённые друг от друга люди могут подписать документ почти одновременно:
Минусы ЭДО и способы их решения
У электронного документооборота есть некоторые недостатки. Но если знать о них заранее, серьёзные проблемы можно предотвратить.
Рассмотрим основные минусы ЭДО, причины и возможные решения:
- Проблема сохранности документации. Если при работе с документами произойдет какой-то сбой в работе техники, отключат электроэнергию или в компьютер проникнет вирус, то автоматическое сохранение может не сработать. Решением станет создание системы резервного копирования, которая позволит восстановить документы в случае форс-мажора.
- Географическая удалённость участников документооборота. Из-за отсутствия единого информационного пространства наладить ЭДО удаётся не со всеми контрагентами. Решить проблему можно частично, совмещая электронный и бумажный документооборот.
- Человеческий фактор. В электронном документообороте большое значение имеет грамотный ввод данных. Низкая квалификация и недостаточные навыки сотрудников могут нарушить функционирование системы. Выходом станет обязательное обучение персонала до предоставления доступа к пространству ЭДО.
К минусам можно отнести и неизбежность расходов на внедрение ЭДО. Однако затраты будут компенсированы оптимизацией бизнес-процессов и ускорением документооборота. Чем раньше вы начнете внедрять электронный документооборот, тем меньше потратите времени на оцифровку документов в будущем.
Учтите, что для организации электронного документооборота можно использовать уже привычные решения. Например, такая функция реализована в программе «1C:Документооборот». На каждый отдельный документ создается отдельная карточка, в который хранятся все необходимые для работы сведения.
Безусловно, электронный документооборот современному бизнесу необходим. Но мы в Open Academy рекомендуем вам начинать изменения постепенно. Разработайте схему ЭДО для внутреннего использования или выберите подходящую систему электронного документооборота (СЭД) для внешнего взаимодействия. Протестируйте выбранный вариант на небольшом отделе или отдельных проектах. Обучите сотрудников. Только после этого переводите весь документооборот в электронный формат. Такой подход позволит вам избежать непоправимых ошибок и позволит успешно внедрить ЭДО в бизнес-процессы.
Электронный документооборот для юридических лиц
Оптимизируйте документооборот при помощи ЭДО. Организация и подключение ЭДО. Для фирм любого масштаба.
ЭДО для бизнеса
Внедрение электронного документооборота «под ключ». Оставьте заявку и менеджер свяжется с вами в ближайшее время
Для юридических лиц
Электронный документооборот для фирмы является оптимизацией бизнес-процессов, связанных с внутренней и внешней документацией. Юрлица выбирают системы электронного документооборота, чтобы уйти от заполнения бумажных документов и освободить время на другие задачи.
Компания «Астрал» является доверенным оператором ЭДО и имеет все необходимые лицензии и сертификаты для того, чтобы гарантировать юридическую силу электронных документов.
Что такое ЭДО
ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. ЭДО постепенно вытесняет бумажный документооборот благодаря своим преимуществам. Электронный документооборот компании вводят для ускорения работы с документами и экономии денежных средств.
Несмотря на то, что большая часть документов создаётся в электронном формате, в дальнейшем эти файлы всё равно печатают. Это связано с тем, что документы необходимо согласовывать и подписывать. Однако эта проблема решаема с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи. С помощью такой подписи электронным документам придаётся юридическая значимость, а значит, все операции с ними можно осуществлять без их предварительной печати.
Работа с электронными документами происходит в СЭД — системе электронного документооборота. Системы предоставляют ОЭД — операторы электронного документооборота. В зависимости от выбранного оператора и системы зависит то, как будет проходить работа с файлами.
Чтобы обмениваться документами между разными операторами, была разработана система роуминга. Без неё обмен возможен только между одинаковыми СЭД. Роуминг развивается постепенно и на данный момент доступен не для всех операторов. Однако, благодаря востребованности обмена между теми или иными ОЭД, роуминг охватывает всё большее их количество.
Преимущества ЭДО
Основная причина, по которой организации переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для фирмы:
Сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
Прозрачность работы сотрудников;
Минимальный риск потери или порчи файлов.
Возможность изменения документов и доступ к их истории;
Автоматизация поиска необходимых файлов;
Наличие стандартных форм в СЭД;
Автоматическая классификация документов по разным
критериям;
В СЭД выполняются основные операции с документами: создание, получение, отправление, изменение и архивирование. Подписание с помощью КЭП происходит также внутри системы.
Как выбрать и получить ЭДО
Лицензией на предоставление систем ЭДО обладают операторы электронного документооборота. Оператор ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО». Данная СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.
«1С-ЭДО»
«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией прямо из привычной «1С». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование.
«Астрал.ЭДО»
«Астрал.ЭДО» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Эта СЭД поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью.
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы
Электронный документооборот помогает упростить рутинные действия. Предпринимателю не приходится распечатывать документ на принтере, ехать к адресату или пользоваться почтой, забирать второй экземпляр, вкладывать документ в какую-то папку, терять её в каком-то шкафу. Всего несколько кликов — и документ создан в электронном виде, подписан с двух сторон электронными подписями и хранится в сервисе, где его легко найти.
Плюсы и минусы электронного документооборота
В электронном документообороте много плюсов.
Экономия времени. Не нужно тратить время на распечатывание документа, его подписание, доставку. Передача происходит моментально, за несколько секунд.
Экономия бюджета и места. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Их можно не распечатывать и хранить на компьютере.
Исключение ошибок. Электронные документы не потеряются. Если появилось расхождение данных, всегда можно установить причину.
Контроль за движением документов. Становится проще следить за сроками отправки документов, не допускать просрочек.
Минусов три:
-
Есть входной порог. Предприниматель должен купить подпись, разобраться с сервисом.
-
Кадровый ЭДО — только эксперимент. Для небольшого бизнеса пока нет удобной возможности полностью избавиться от бумажных трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и других документов.
-
Не все контрагенты согласны. Сложно переубедить компании, у которых бухгалтерия привыкла работать только на бумаге. Поэтому с контрагентами тоже приходится вести два документооборота параллельно: бумажный и электронный.
Для чего нужна электронная подпись
Все документы нужно подписывать, электронные — тоже. В этом случае в роли подписи выступает специальная программа, которая защищена от взлома. Она гарантирует, что документ «подписал» именно её обладатель. Это и есть «усиленная квалифицированная подпись». Она необходима для любого электронного документооборота: для сделок, отчётности и работы с сотрудниками.
С 1 июля 2021 ИП и директора юрлиц могут получить подпись в налоговой бесплатно: понадобится только токен (специальная флешка) и криптографическая программа (например, КриптоПро).
Кстати, для сдачи отчётности недостаточно выпустить подпись. Необходимо работать со специальным оператором, например с той же Эльбой. Это правило придумали, чтобы обезопасить базу данных госорганов. Вдруг злоумышленники будут бомбардировать сервер налоговой запросами или подсовывать в отчёты вирусы.
Всегда ли нужно работать через операторов ЭДО
В теории, закон не запрещает обмениваться документами с контрагентом по электронной почте. Но этот способ создаёт риски. Если дело дойдёт до суда, контрагент может доказать: его почту взломали, он не отвечает за письмо с документом. И наоборот: контрагент боится, что в подобной роли окажетесь вы. Поэтому пользуются специальными сервисами.
Например, Диадок принимает документы от пользователя, шифрует и отправляет контрагенту по защищённым каналам связи. Опровергнуть факт передачи документа невозможно. В сервисе удобно работать, его интерфейс напоминает электронную почту.
Как внедрить электронный документооборот в компании
Вам нужно будет:
-
Выбрать оператора ЭДО.
-
Определить роли. Если у сотрудника будет право подписи, её нужно будет выпустить. Если только право создавать документы — в Диадоке можно настроить таким образом многопользовательский режим.
-
Внести изменения в учетную политику: дописать, что в организации вместе с бумажными будут оформляться и электронные документы.
-
Заключить с контрагентами соглашения об использовании электронного документооборота.
Кадровый документооборот
ЭДО подходит для взаимодействия не только с контрагентами, но и с сотрудниками. Но кадровый ЭДО появился недавно, поэтому он обладает не настолько широкими возможностями. К тому же некоторые документы в любом случае необходимо вести на бумаге. Например, если сотрудник решил сохранить бумажную трудовую книжку — работодателю придётся с ней работать.
В Контур.Диадоке можно подписывать в электронном виде заявления и приказы — самые популярные кадровые документы. Если компания решила заключать трудовые договоры и о материальной ответственности в электронном виде — ими тоже можно обмениваться в Диадоке.
Также есть обязательный кадровый ЭДО: все работодатели обязаны размещать вакансии и сдавать отчёты о переводе сотрудников на удалёнку и сокращении штата через портал «Работа в России». Подробнее читайте в статье «Кто должен отчитываться в службу занятости».
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Что нужно знать об электронном документообороте:
-
ЭДО применяют при работе с контрагентами, госорганами и кадровом учёте.
-
При работе с контрагентами можно обойтись без специальных сервисов, но лучше не стоит. Это не безопасно.
-
Обычную подпись заменяет усиленная квалифицированная (КЭП).
Статья актуальна на
25.05.2022
Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.
Понятие электронного документооборота
Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:
Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).
Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:
О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.
Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение
Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:
Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).
После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.
Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота
Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:
Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:
Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.
Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.
Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).
В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):
Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.
В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.
Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки — все за и против».
Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.
Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.
Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота
Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:
- Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.
Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).
- Решать внутрикорпоративные задачи.
Например, выдавать электронные расчетные листки. Их можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте компании. Чиновники против электронного способа выдачи расчетных листков не возражают (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Нужно только закрепить его в локальном акте компании.
- Наладить безбумажные технологии взаимодействия с внешними заинтересованными пользователями (банками, ИФНС, ПФР, ФСС и др.).
Об электронных формах взаимодействия с иными внешними для компании структурами мы расскажем далее.
Скажем и о ложке дегтя. Нам хорошо известен существенный недостаток этой системы. Перебои с интернетом или сбои в работе оборудования, проблемы с регулярным обновлением ПО, электронных ключей и сертификатов могут сослужить плохую службу любому финансовому работнику.
Компании и ИП, которые из-за сбоев и вирусов вовремя не смогут отчитаться контролерам или несвоевременно направят ответы на их запросы, могут пострадать материально (попасть на штрафные санкции).
Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС
Постепенно налаживается взаимообмен электронными документами хозяйствующих субъектов с налоговыми органами, ФСС, ПФР и иными инстанциями. Благодаря строго формализованным электронным форматам обмен информацией и документами происходит быстро, без лишней волокиты и произвола чиновников. Это большой плюс для любой компании или ИП.
Взаимодействие с ПФР
В ПФР можно в электронном виде представлять отчетные документы персонифицированного учета (ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Главное, чтобы обеспечивалась их гарантированная защита от несанкционированного доступа. Этот процесс строго регламентирован:
Электронное взаимодействие с ФСС
Соцстрах тоже не новичок в электронном документообороте. Страхователи имеют возможность сдавать в фонд электронную отчетность не выходя из офиса — достаточно зарегистрироваться на портале фонда (заполнить заявление прямо в системе) и получить электронную подпись (ЭП).
ФСС этот процесс тоже регламентировал:
Также можно электронно взаимодействовать с фондом и через оператора ЭДО, заключив с ним соответствующий договор.
С недавнего времени к преимуществам электронного документооборота можно отнести внедрение системы выдачи и обработки электронных листков нетрудоспособности.
У страхователей появилась возможность запрашивать электронные больничные и работать с ними (если они заключили соответствующее соглашение):
- через личный кабинет на сайте ФСС;
- АРМ «Подготовка расчетов для ФСС»;
- собственное программное обеспечение страхователя (некоторые учетные бухгалтерские программы по учету зарплаты и кадров позволяют это реализовать).
Цепочка электронного взаимодействия «страхователь — ФСС» по работе с электронными больничными (ЭБ):
У работников возникают информационные преимущества от электронного документооборотав системе ФСС РФ. Они смогут контролировать свой ЭБ, отслеживая этапы его обработки и начисления пособия, если зарегистрируются на портале «Госуслуги» (при наличии подтвержденной учетной записи).
Подробности об электронных больничных см. по ссылке.
Электронный документооборот с ИФНС
Пожалуй, это самый распространенный вид электронного документооборота. Налоговая отчетность преимущественно поступает в ИФНС в электронном виде. Контролеры тоже предпочитают общаться с налогоплательщиками посредством электронных технологий (путем передачи электронных требований, запросов и т. д.).
Итоги
Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов. Преимуществ у электронного документооборота много, но недостатков тоже хватает. Проблемы с обеспечением сохранности и безопасности электронной информации, недостаточная законодательная и технологическая проработка связанных с внедрением и ведением электронного документооборота нюансов могут тормозить его повсеместное внедрение.