16 каковы реквизиты сообщения электронной почты

Содержание

• Характеристики электронной почты
• Основные части писем
• Заголовок
• 1. Отправитель
• 2. Получатель
• 3. CC или BCC
• 4. Дата
• 5. Подтверждение получения
• 6. Кнопки ответа и пересылки.
• 7. Тема
• Окно редактирования сообщения
• 8. Тело сообщения.
• 9. Панель инструментов редактирования
• 10. Вложения
• 11. Подпись
• Существенные аспекты в теле сообщения
• 1. Приветствие
• 2. Содержание сообщения
• 3. Прощай

Электронная почта стала основным инструментом в наши дни, благодаря тому, что мы можем отправлять сообщения быстро и мгновенно.

Платформы электронных сообщений позволяют не только отправлять письменный текст тому, к кому вы обращаетесь, но также предлагают возможность прикрепления других документов и мультимедийных элементов, таких как музыка, видео и презентации.

Есть несколько части электронного письма, который мы рассмотрим ниже.

• Статья по теме: «28 видов общения и их характеристики»

Характеристики электронной почты

Электронная почта, также называемая электронной почтой (электронная почта), представляет собой Интернет-сервис, который позволяет отправлять и получать текстовые сообщения и мультимедийные файлы между пользователями со всего мира. Файлы, которые могут быть отправлены, могут быть всех видов, такие как музыкальные треки, изображения, видео, документы … и именно благодаря этому, наряду с их скоростью и простотой обращения к ним в любое время, электронные письма стали основным средства связи сегодня.

Чтобы отправлять и получать электронные письма, необходимо иметь учетную запись на одной из страниц, предлагающих этот тип услуг, в дополнение к доступу в Интернет. Подавляющее большинство этих страниц позволяют создавать учетные записи бесплатно. и лежащая в их основе технология основана на протоколе SMTD, который также используется для других систем. Наиболее часто используемые страницы электронной почты сегодня — это Gmail, Yahoo! mail и Outlook.com.

В то время как в реальной жизни у пользователей есть физические адреса электронной почты, которые могут быть нашим домом или офисом, в виртуальном мире мы должны использовать письменный и цифровой адрес электронной почты. Этот адрес не может повторяться в сети и обычно состоит из набора слов (имя пользователя), сопровождаемого символом @ (в), а затем именем, установленным сетью.

Необязательно, чтобы человек, которому отправлено сообщение, был подключен в этот момент, чтобы получить его, и нам не нужно быть на связи все время, если мы хотим получать сообщения, которые нам присылают другие. Пока сообщение отправлено на правильный адрес электронной почты, человек, которого мы хотим достичь, свяжется с вами, если только ваша собственная учетная запись не идентифицирует сообщение как СПАМ (нежелательная почта) и не поместит его в вашу папку. Spam.

Как и электронная почта на всю жизнь, электронная требует, чтобы вы вводили ряд данных, чтобы их можно было отправить. Точно так же, как в традиционном письме мы указываем обратный адрес, отправителя, конверт с письменным текстом или фотографиями, электронные письма требуют от нас указать, кому мы его отправляем, что мы хотим сказать и прикрепляем ли мы другие элементы. Длина и формальность тела сообщения будет зависеть от пользователя и контекста..

Основные части писем

Основные части электронного письма следующие:

Заголовок

Заголовок представляет собой набор строк, в которых отображается основная информация для отправки сообщения. Именно в этой части вы можете прочитать адреса электронной почты как отправителя сообщения (отправителя), так и получателя (получателя), а также дату и время его отправки. Заголовок находится в верхней части окна письма, которое мы пишем, и состоит из следующих частей.

1. Отправитель

Обычно в заголовке указывается отправитель он представлен в виде пустого места со словом «От:». Это область, где находится адрес электронной почты человека, отправляющего сообщение.

2. Получатель

Часть получателя — это пустое место в заголовке, которое он много раз начинается со слова «Кому:» и в нем вы указываете адрес электронной почты, которому адресовано сообщение. Этот элемент важен в электронном письме, поскольку, как и в любом письме, необходимо знать, кому оно отправлено.

Если введенный адрес электронной почты недействителен, написан с ошибками или не существует, большинство служб обмена мгновенными сообщениями функция, которая предупреждает нас, что сообщение не может быть отправлено из-за проблемы с получателем. В других случаях сообщение отправляется, но никуда не отправляется.

3. CC или BCC

В том же разделе «Получатель» в конце идут инициалы «CC» и «CCO». Эти две опции являются необязательными и служат для записи других адресов электронной почты, на которые вы хотите, чтобы они получали копию письма, которое будет отправлено.

Параметр CC означает «с копией», показывая все адреса всем получателям., то есть все люди, получившие сообщение, будут иметь доступ к электронной почте остальных людей, получивших такой же текст.

Вариант BCC, что означает «со скрытой копией», подразумевает отправку одного и того же сообщения нескольким людям, как и в случае CC, но с той особенностью, что адрес электронной почты людей, получивших одно и то же письмо, не отображается.

4. Дата

В большинстве служб обмена электронными сообщениями включена функция, которая показывает, в какое время и в какой день было отправлено сообщение.

5. Подтверждение получения

Некоторые сервисы имеют функции, которые позволяет узнать, было ли получено отправленное сообщение тем человеком, которому оно было адресовано.

6. Кнопки ответа и пересылки.

В шапке может быть кнопка с надписью «Ответить», которая избавляет нас от необходимости писать снова адрес электронной почты человека, который отправляет нам сообщение, чтобы отправить вам ответ, а кнопка «Отправить повторно» отправляет то же сообщение на тот же адрес или на другие адреса, если мы добавили новые адреса электронной почты.

7. Тема

В поле «Тема» редактор электронного письма должен указать заголовок или тема, относящаяся к телу сообщения, или кратко объясните причину его отправки. Эта фраза позволит получателю узнать, о чем письмо, прежде чем открывать его.

• Вам может быть интересно: «Информативный текст: определение, виды и характеристики»

Окно редактирования сообщения

После заголовка у нас есть часть, в которой мы будем писать тело сообщения в дополнение к прикреплению файлов или подписи если мы этого хотим.

8. Тело сообщения.

Тело — это отредактированная часть сообщения, и оно может быть сколько угодно длины. Здесь мы напишем все причины, по которым мы пишем и что мы хотим сказать получателю сообщения.

9. Панель инструментов редактирования

В большинстве сервисов электронных сообщений включена панель редактирования, которая заставляет раздел для записи тела сообщения иметь функции, аналогичные функциям обычного текстового процессора. Благодаря этой панели мы можем изменить размер шрифта, цвет, шрифт, подчеркивание, выделить жирным шрифтом, организовать текст маркерами …

10. Вложения

Необязательно, сообщение может сопровождаться вложениями, то есть элементами мультимедиа или другими документами в разных форматах, например PDF или Word. Эти файлы должны быть загружены получателем, чтобы их открыть, и могут быть любого типа: фотографии, видео, документы, папки, презентации, музыкальные треки, электронные таблицы …

Хотя в одном и том же электронном письме может быть отправлено несколько, вам нужно будет принять во внимание, сколько места они занимают, и, в случае превышения емкости, разрешенной для электронного письма, их придется использовать в других сообщениях.

В конце окна редактирования сообщения есть кнопка для прикрепления документов, в которой, если мы щелкнем, появится небольшое окно, в котором мы можем искать нужный файл на нашем ПК. Другой вариант — перетащить то, что мы хотим прикрепить, и поместить его в тело сообщения, где оно будет автоматически загружено.

Наконец, внизу письма у нас есть подпись, дополнительная функция, которую можно предварительно запрограммировать. Эта подпись может включать в себя наше имя, адрес электронной почты, название организации, в которой мы работаем, в дополнение к личной подписи с фразами и смайликами.

Рекомендуется использовать это пространство для размещения той же информации, что и на визитной карточке, особенно с указанием имени, контактного телефона, должности и компании, в которой вы работаете, если это профессиональный адрес электронной почты.

Существенные аспекты в теле сообщения

Часть нашего электронного письма, которая передает больше всего информации, без сомнения, является телом сообщения. При написании электронного письма необходимо учитывать ряд аспектов, особенно если сообщение, которое мы собираемся отправить, предназначено для кого-то важного и требует более формальной регистрации.

1. Приветствие

Приветствие — это первая часть сообщения, и важно, чтобы оно присутствовало, если оно носит формальный характер., поскольку это первое, что прочитает наш получатель. Выражение, которое мы используем для начала текста сообщения, будет во многом зависеть от того, с кем мы говорим.

Вот некоторые формальные выражения, которые мы можем использовать:

• Уважаемые господа / as
• Уважаемый Президент
• Уважаемый господин / госпожа.
• Уважаемый господин,

Менее формальные выражения:

• Всем привет!
• Привет, ИМЯ
• Привет,
• Доброе утро / день / вечер

2. Содержание сообщения

Поздоровавшись, мы начали объясните идею или исчерпывающую причину, по которой мы обращаемся к получателю. Здесь вы указываете все, что хотите передать человеку, которому вы отправляете сообщение. Как мы уже отмечали, его расширение очень вариативно и зависит от контекста и от того, что вы хотите сообщить.

В случае рабочего электронного письма рекомендуется, чтобы это сообщение было коротким и лаконичным, чтобы перейти к сути дела как можно быстрее, но сохраняя формальный и сердечный протокол, особенно если мы разговариваем с нашим начальником.

Независимо от того, какой реестр мы используем, важно позаботиться о грамматике, знаках препинания, орфографии и других аспектах адекватности. Мы можем разговаривать с другом или с кем-то, с кем мы очень доверяем, но чтобы убедиться, что мы правильно понимаем друг друга, очень важно позаботиться об этих аспектах.

3. Прощай

Наконец, в заключительной части тела сообщения мы можем попрощаться, особенно если это официальное сообщение или адресовано кому-то важному. Это очень важно сообщение заканчивается хорошим закрытием, соответствующим конкретной записи и контексту. Это прощание следует проводить после того, как вы обсудили все, что было необходимо.

Вот некоторые прощальные выражения:

• Прежде всего, спасибо.
• С уважением
• С уважением,
• Искренне,
• Спасибо за ваше время.
• Увидимся.
• До скорой встречи.
• Мои наилучшие пожелания.

Рекомендуется произносить имя отправителя на прощание, хотя это может не потребоваться в зависимости от ситуации. Например, если это постоянный обмен электронными письмами, при котором ответ на предыдущее сообщение и диалог был установлен в форме цепочки, нет необходимости указывать имя во всех сообщениях.

Электронными
письмами называют документы, пере­даваемые
по каналам электронной почты, которая
позво­ляет осуществлять обмен данными
между средствами ЭВТ, анализ, обработку
и хранение полученных и отправленных
сообщений.

Электронная почта
используется как для пересылки со­общений
между средствами ЭВТ внутри одной
организа­ции, так и для передачи
сообщений между различными организациями,
имеющими соответствующие аппаратные
и программные средства.

Каждому абоненту
в электронной почте выделяется
ин­дивидуальный «почтовый ящик»
(область памяти ЭВМ), ко­торому
присваивается код пользователя. Обмен
электрон­ными письмами осуществляется
через эти почтовые ящики.

Подключившись к
ЭП, пользователь получает возмож­ность
переписываться с другими абонентами
международ­ных сетей.

Электронная почта
предоставляет абонентам следующие
возможности:

• взаимодействовать
  через электронные почтовые ящи­ки и
  доски объявлений с подразделениями
  организации, между собой и с другими
  абонентами сети ЭП;

• иметь оперативный
  доступ к информации, хранящей­ся в
  базах данных различных организаций;

• обмениваться
  сообщениями с абонентами других сетей;

• получать сообщения
  с телеконференций по интересу­ющим
  темам и отправлять сообщения на
  телеконференции.

Электронное письмо
включает адрес или несколько ад­ресов
получателей, заголовок, содержащий
служебную ин­формацию, и текст.

Адрес в системе
электронной почты состоит из имени
электронного почтового ящика, которое
обычно совпадает с регистрационным
именем пользователя, и домена, кото­рый
описывает место, компьютер или локальную
систему, где этот электронный ящик
находится. Имя и домен разде­ляются
знаком например:

@alecs@minsc.msk.rus
— имя@домен.

Домен состоит из
нескольких поддоменов, разделен­ных
точками.

В сети Интернет
допускаются домены верхнего уровня,
обозначающие код организации:

СОМ — коммерческие
организации;

EDU
— учебные и
научные заведения;

GOV
— правительственные
учреждения;

MIL
— военные
организации;

NET
— сетевые узлы
Интернет;

ORG
— прочие
организации.

Служебный заголовок
электронного письма содержит несколько
полей, которые задаются автором сообщения
или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать
файл, содержащий нетекстовую информацию,
объектный код, файл базы данных или файл
с изображением, его следует перекодировать
в текстовую форму.

Посылать электронное
письмо, содержащее закодирован­ную
информацию, разрешается в том случае,
если у получа­теля информации есть
возможность его раскодировать.

Адресат электронной
почты получает изображение пись­ма
на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном
носите­ле, полученной при помощи
печатающего устройства.

Требования к
оформлению документов, посылаемых
электронной почтой, аналогичны изложенным
требовани­ям в отношении традиционной
почтовой переписки.

4. Этикет в деловой переписке

Деловой
этикет
вообще — это порядок поведения,
установленный в деловом общении. Деловой
этикет, в ча­стности, проявляет себя
в форме изложения текста пись­ма,
прежде всего в формулах обращения,
выражении просьб, напоминаний, отказов,
претензий, в способах ар­гументации,
формулировках указаний, в заключительных
словах.

Обращение —
обязательный элемент коммерческой
переписки. Обращение в настоящее время
стало применять­ся и в служебных
письмах, если письмо адресуется
непос­редственно должностному лицу.
Распространенными фор­мулами обращения
являются, например, такие: «Уважае­мый
господин (госпожа)…» с указанием фамилии;
«Уважаемые коллеги» (при обращении к
группе лиц, свя­занных общим родом
деятельности); «Уважаемый Сергей
Иванович»
(в письмах-приглашениях, обращениях к
извес­тным лицам) и т. д. Обращение
«товарищ» находит при­менение в
деловой переписке в военном делопроизводстве.

В деловой переписке
должны быть исключены местоиме­ния
«я», «он», вместо них применяются
местоимения «мы», «Вы». Следует помнить,
что страдательные конструкции
предпочтительнее действительных: не
«мы выполним», а «нами будет выполнено»;
не «Вы предлагаете», а «Вами пред­ложено»…
и т. д.

Большое значение
для формирования положительного имиджа
организации имеет соблюдение такой
нормы делово­го этикета, как
своевременность ответа на запрос,
деловое предложение и т. д. Если по
объективным причинам вы не можете дать
ответ в установленный срок, сообщите
адреса­ту об этом, а также о том, когда
сможете дать окончатель­ный ответ.
Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о
не­предвиденной задержке и беспокойстве,
причиненном Вам».

Если вы ждали
ответа и он важен для вас, в следующем
письме к партнеру поблагодарите его за
ответ. Например:

«Благодарим Вас
за Ваше письмо от 16 ноября текуще­го
года с запросом на …».

Если к вам обратились
с просьбой, которую вы не може­те
выполнить, поясните свой отказ,
порекомендуйте адреса­ту обратиться
в другую организацию или к вам же, но
по­зднее. Не прибегайте к тому, что
широко известно под назва­нием
«отписка».

В деловой переписке
неуместно применение вычурных, слащавых
выражений типа «Будьте так любезны…»,
«Не от­кажите в любезности сообщить…»
и т. п.

Если требуется
напомнить партнеру о необходимости
вы­полнения его обязательств,
формулируйте напоминание в спокойной
манере, без резких выражений, например:
«На­поминаем Вам, что срок выполнения
договора от 16.12.2005 № 25/42 истекает …». В
ответ на жесткое письмо-претензию также
придерживайтесь этой нормы: «Мы должны
извинить­ся за неудобства, причиненные
как Вам, так и Вашим заказ­чикам
вследствие несвоевременной отправки
груза…».

При подготовке
ответного письма обратите внимание на
оформление реквизита «Адресат». Если
поступившее письмо подписал руководитель,
ответ следует адресовать на его имя,
если другое должностное лицо — на имя
дан­ного должностного лица.

Проявлением этикета
является также употребление за­ключительных
формул вежливости. Если текст письма
начи­нается с формулы личного обращения
к адресату, то в конце текста, перед
подписью, должна быть заключительная
фор­мула вежливости: «С уважением
…»; в отдельных случа­ях — «Ваш …»,
«ИскреннеВаш …».

Контрольные
вопросы

1. Каковы значение
   и функции организационно-правовых
   доку­ментов?

2. Устав организации
   и его структура.

3. Расскажите о
   назначении и содержании положения (на
   при­мере Типового положения о
   канцелярии организации).

4. Каковы требования
   к содержанию и оформлению инструк­ции?
   Должностная инструкция секретаря-референта,
   ее со­держание.

5. Что такое «штатное
   расписание» ? Его назначение в комп­лексе
   документации организации.

6. Каковы основные
   функции распорядительных документов?

7. Перечислите
   стадии подготовки распорядительных
   доку­ментов.

8. Дайте определение
   документам: постановление, решение,
   ука­зание, распоряжение. Дайте им
   краткую характеристику.

9. Приказ. Понятие
   и виды приказов.

10. Значение,
    структура и содержание приказа по
    основной дея­тельности.

11. Каково назначение
    информационно-справочных документов?

12. Охарактеризуйте
    основные информационно-справочные
    до­кументы (протокол, докладная
    записка, объяснительная за­писка,
    заявление).

13. Какие требования
    предъявляются к составлению и оформ­лению
    актов?

14. Что представляют
    собой справка, сводка, заключение?

15. Что такое
    «служебное письмо» ? Его место в переписке
    орга­низации.

16. Какие требования
    необходимо соблюдать при ведении
    пере­писки?

17. Классификация
    служебных писем.

18. Какова структура
    служебного письма?

19. Приведите примеры
    распространенных языковых формул
    служебного письма.

20. Каковы особенности
    оформления писем, передаваемых
    элек­тронной почтой?

21. Изложите основные
    положения об этикете в служебной
    пе­реписке.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Email is an incredibly crucial communication and marketing tool for individuals and organizations of all sizes. Did you know that 70% of professionals use email to promote their corporate content?

But email is about more than just sending and receiving messages.

In 2021, over 46% of emails were spam, according to Kaspersky Lab. This could be problematic for your email marketing strategy and could harm your brand if you don’t pay attention to incoming communications. Deliverability is also one of the most difficult issues to deal with in any email campaign.

This is where the analysis of email headers comes in.

Check Out Our Video Guide to Email Headers

In this guide, we’ll help you understand what exactly email headers are and why they’re important. We’ll also show you how to view email headers in different webmail clients like Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo Mail, and Apple Mail.

Let’s get started!

What Is an Email Header?

Emails consist of three main components:

1. Header: Email headers are specific pieces of data that include critical information for mail deliverability.
2. Body: The email’s body contains the content and attachments of your message, starting from “Dear Sally,” to “Best wishes, Harry.”
3. Envelope: Invisible to both sender and recipient, the envelope is what the email provider and outgoing server use to communicate and deliver the message to the intended email account.

Some features (metadata) of the email header are accessible from the top of the email, whereas you need to access your custom header independently.

Through email headers, you’ll be able to check which servers, ISPs, and email services the message traversed. You can promptly analyze if the email transmission was protected and if it reached its intended destination without errors or alterations.

Did you know that 70% of professionals use email to promote their corporate content? 📧 Learn more about the importance of email headers right here ✅Click to Tweet

Aspects of an Email Header

Metadata is a type of structured reference info that helps sort and identify data properties. Email metadata refers to the information about your messages that can be found in email headers.

An email header includes all the code until the <body> tag. Here’s a breakdown of what you can find in any email header.

• From: Contains the sender’s information. It’s important to keep in mind that phishers and spammers usually falsify email addresses in this field.
• To: Displays the recipient’s email address and name. This also includes email addresses in the carbon copy (CC) and blind carbon copy (BCC) fields.
• Date: Shows when exactly the email is sent. Email clients typically display this timestamp in the format: day, dd month, yyyy hh:mm:ss. For example, Friday, December 25th, 2022 at 8:05: 27.
• Return-Path: This is an essential element that provides the email address to which the system will send its message. If no reply-to address is specified, it’ll be used as the address for recipients to respond to.
• Envelope-to: This indicates that an email was sent to the address specified on this line.
• Subject: This includes the title or topic described by the sender in the subject line.
• Message-ID: When you compose a message,you create a specific string of letters and numbers. Beware that hackers can make slight alterations to this field even though each message has a unique ID.
• MIME-version: Stands for Multi-Purpose Internet Mail Extensions. As the name suggests, it’s an extension to the internet email protocol that enables you to send and receive various types of data files such as photos, audio, and video online.
• Content-type: This area specifies whether the email is written in text format or HTML. It will also appear if you have an image or video.
• DomainKeys and DKIM Signatures: By linking the domain name with the email, the DomainKeys and DomainKeys Identified Mail (DKIM) signatures assist email services in recognizing and authenticating messages.
• X-Spam-Status: This informs you whether or not an email is spam. It also shows you the actual numerical score. If it isn’t spammed, it will say “no.”
• X-Spam-Level: This represents the overall SpamAssassin score assigned to the email you’re sending denoted by asterisks (*). Receiving fewer stars is a positive thing: Each star shows one point in the favorable direction.
• Message Body: This field displays the main content of the email.

Why Email Headers Are Important

You might be wondering why you’d ever need to inspect the email header of the messages you receive.

Reviewing email headers is important for a variety of reasons, especially if you’re using email for business, launching a marketing campaign, or sending newsletters for your clients.

Protection from Spam and Phishing

Phishing and spam are both unpleasant nuisances in our inboxes. Cybercriminals are constantly inventing new spoofing techniques to overcome security measures and cause more damage to users and businesses.

Email headers can help you avoid spam and phishing attacks. They assist email service providers (ESPs) in differentiating between spam and legitimate messages. Since email headers include the necessary data, ESPs can evaluate that information to identify whether the message is legitimate and should be routed to the intended recipient.

Identifying Sender and Receiver Information

Email headers provide critical message identifiers such as From, To, Subject, and Date, as described above. You won’t be able to determine who the message is from, to whom it’s delivered, the day and time it was sent or received, or whether it contains safe, genuine content without the information the header provides.

In addition, email headers give a detailed description of the sender’s IP address, allowing you to trace the origin of the message. This way, it’s easier for you to spot a scammer or any malicious activity.

Improving Email Deliverability

For every dollar you spend on an email marketing campaign, you get $44 ROI. This means that the return of investment for email marketing can go as high as 4,400%.

Considering those numbers, the last thing you need while launching an email campaign is for your messages to be trapped in your clients’ spam filter. Spam filters and email providers scan your email header and analyze SPF, DKIM, X-Spam-Status, and X-Spam-Level sections. This is to ensure that the sender’s IP address is authorized to send messages to the domain, and that nobody fiddled with the email.

It’s also wise to invest in email tracking software to keep an eye on your email delivery statuses. With a tracking system like Mailchimp, you’ll have a much easier time spotting issues as (or even before) they arise.

While you can also use tools like Mailhog to test emails, it’s often simpler to just send a sample message to yourself. This gives you an opportunity to review your own header information to make sure that it’s accurate and spam filter-friendly to ensure you maximize the email deliverability rate.

Finally, consider what might happen if your website goes down. Does this mean your emails will halt too? If your email is hosted on the same server as your website, it’s a near-certainty that they will.

To minimize the chances of your email going down along with your site, we strongly recommend keeping your email and hosting separate from one another. Kinsta doesn’t offer email services for this very reason: Our priority is to keep all parts of your site running smoothly, and for that, you need server separation and redundancy.

How to Read an Email Header

The layout and procedures of reading an email header vary depending on the email service provider (ESP). To inspect it, go to the email header and search for the lines that concern you.

Here’s how you can effortlessly do it on the most popular ESPs.

Email Headers in Gmail

With over 1.5 billion active users worldwide, Gmail is one of the most prominent online email services. It’s no surprise that Google regularly packs Gmail with a slew of handy features and capabilities.

You can easily view email headers in Gmail by following the steps below on a desktop computer or laptop (this option isn’t available on mobile devices):

1. Open your Gmail client and select the email that has the message header you want to view.
   
2. Access the kebab menu by clicking on the three dots beside the “Reply” button once you see the message body.
   

   Next, select “Show Original” in the dropdown menu.

   

3. A new window will pop up, displaying the longer header in its original HTML format. You’ll be able to view header details such as authentication statuses, IP addresses, MIME version, and DKIM signature.
   
4. Click on “Download Original” if you want to install and inspect the header data individually, or if you want to email it to your tech team.
   

Email Headers on Yahoo

Yahoo Mail isn’t bad—it includes a lot of the same options as Gmail. Still, it can’t match with the quantity of benefits Gmail offers.

If you have a Yahoo Mail account, use the following instructions to quickly display your desired email header in detail.

1. Open your Yahoo webmail client in a separate tab and click on the message whose header you want to view.
2. Access the meatballs menu by clicking on the three horizontal dots located beside the “Spam” button.
3. Next, choose the “View raw message” option on the dropdown menu.
4. Now, a new window will open, enclosing the entire email header data.

Email Headers in Outlook

Many corporations prefer using Microsoft Outlook to enhance their mailing strategies. Thanks to the app’s organized folder system, users can reduce mail clutter by categorizing tasks and messages in a variety of ways.

In this section, we’ll be using Microsoft Outlook version 2202 (64-bit). Here’s how to access any email header’s details:

1. Open any email from your folders that you want to see the header of. Make sure to double-click on it to open it in a separate window.
   
2. Click on “Actions” from the menu at the top of the window. Next, select “More Actions,” then choose “View Source.”
   
3. The header details will automatically open in a Notepadfile.
   

Email Headers in Apple Mail

Apple Mail (Mac) has grown to be a particularly useful email client since its inception. It’s easy to set up and use. Recent OS releases now include fresh formatting settings, the ability to add more attachments, and a spruced “Reply” menu.

Getting email headers from Apple Mail couldn’t be simpler. Just follow the directions below:

1. First, open your Apple Mail client, then click to open the email whose header you want to view.
2. From the menu, hover your mouse over “View,” then click on it to expand the dropdown menu.
3. Select “Message,” then choose “Raw Source.” Now you’ll be able to see the full content of the email header and copy it if you’d like.

Understand what exactly email headers are and why they’re important in this guide 📧Click to Tweet

Do You Need an Email Header?

Despite the explosive growth of various communication channels, email remains a highly useful tool for any business. It’s proven to be one of the most cost-effective strategies to promote different ventures, generate new leads, and improve customer retention.

Consequently, email has become a popular target for hackers. Therefore, it’s critical to have adequate security to safeguard your organization from malicious email attacks and avoid the spam folder.

Owing to their ability to troubleshoot delivery issues swiftly, email headers are a crucial asset for all users, particularly marketers focused on the technical requirements of sending emails and ensuring their delivery.

Did you find it easy to view email headers? Share your opinion in the comments section below!