Телефонограммы. Требования, предъявляемые к тексту телефонограмм.
Телефонограмма
– обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в
отдельную категорию в связи с особым
способом передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают для
срочных оповещений о совещаниях,
заседаниях, собраниях и других случаев,
когда переданное сообщение необходимо
документально. Телефонограммы применяют
в пределах действия местной телефонной
связи.
Бланки для
телефонограмм целесообразно иметь при
большом количестве этих документов в
организации. Допускается оформление
телефонограмм чистых листах бумаги.
Составляется телефонограмма в одном
экземпляре. Реквизиты телефонограммы
следующие: название учреждения-автора
документа, должность, фамилия сотрудника,
передавшего телефонограмму, номер его
телефона, наименование организации-
получателя, должность и фамилия
сотрудника, принявшего телефонограмму,
номер его телефона, дата и номер
телефонограммы, текст ( не более 50 слов
), наименование должности лица, подписавшего
документ, его личная подпись, фамилия
инициалы.
При составление
телефонограмм следует придерживаться
следующих рекомендаций:
Текст
не должен содержать сложных логических
оборотов, трудно выговариваемых редко
произносимых слов, информация должна
быть краткой и срочной.
При передачи
телефонограммы необходимо проверить
правильность записи повторным чтением,
слова, плохо воспринимаемые на слух,
требуется передавать, разбивая по
буквам.
Если
телефонограмма направляется по нескольким
адресам, то к ней составляется список
на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник,
принявший телефонограмму, обязан
ознакомить с ее всех должностных лиц,
которым предназначалась полученная
информация.
Пример:
ОАО
Московская
Тимирязевский
городская
телефонный узел
телефонная
сеть
А.П.Кузьмену.
Телефонограмма
Передал
– секретарь
Принял — секретарь
Т.В.
Сергеева.
Мурадова А.П.
Т.
53-53-53.
12ч.30мин.
05.
09. 2004г. № 178.
16.09.2004г.
в14.30 состоится совещание, посвященное
работе с претензиями абонентов. На
заседание приглашаются заместители
управляющих телефонных узлов по работе
с клиентами.
Начальник
Технического управления
А.И.
Бадулин.
Вопрос
№ 55
Трудовая
книжка. Правила ведения трудовой книжки.
Трудовая
книжка на работника ведется на предприятии
независимо
от форм собственности.
Порядок ведения и хранения трудовых
книжек, а так же порядок изготовления
бланков и обеспечения или установления
Правительством РФ. Трудовая
книжка является основным документом о
трудовой деятельности и трудовом стаже
работника
ст. 66 ТК РФ. Работодатель обязан вести
книжки на каждого работающего,
проработавшего свыше пяти дней, если
работа в этой организации является для
работника основной. При приеме на работу
трудовую книжку представляют в кадровую
службу предприятия. На работника,
поступающего на работу впервые, заводится
трудовая книжка, которая заполняется
в его присутствии не
позднее недельного срока после приема
на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о
работнике, выполняемой им работе,
переводах на другую постоянную работу
и об увольнении, а также основания
прекращения трудового договора и
сведения о награждении за успехи в
работе. Сведения о взысканиях в трудовую
книжку не вносятся, за исключением
случаев, когда причинами взыскания
является увольнение. По желанию работника
сведения о работе по совместительству
вносится в книжку по месту основной
работы.
Трудовая
книжка №
фамилия
имя
отчество
дата
рождения
образование
профессия
дата
заполнения
подпись
владельца
М.П.
Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых
книжек
В
графе 1 проставляется порядковый номер,
в графе 2 – дата о приеме, в графе 3
указание действия и должности. Все
записи производятся в точном соответствии
с приказом о приеме, переводе или
увольнении, аккуратно без загрязнения
и помарок. Если есть необходимость
поправления, то они оговариваются и
заверяются подписью должностного лица
и печатью, например: уволен в связи с
ликвидацией организации ст. 81 п. 1 ТК
РФ. Ниже ставится подпись и печать. При
прекращении трудовой деятельности
предприятие обязано выдать трудовую
книжку в день увольнения. Если работник
не взял трудовую книжку либо отказал,
работодатель направляет работнику
уведомление о взятии трудовой книжки
либо дать согласие на ее отправление
по почте. Со дня направления уведомления
работодатели освобождаются от
ответственности за задержку выдачи
(ст. 62 ТК РФ). С целью обеспечения
сохранности трудовые книжки хранятся
в сейфах. Невостребованные трудовые
книжки хранятся не менее 50 лет. .Вопрос
№ 57
Цель
и задачи предмета документационное
обеспечение управления; его связь с
другими изучаемыми дисциплинами.
Основной
целью предмета делопроизводство является
организация, руководство, координация,
контроль и реализация работ по
документированию. Задачей предмета
является изучение общих правил составления
и оформления документов,
таких как: организационные, распорядительные
и информационно – справочные. То есть
основой задачей является научить
слушателя технике документирования:
Техника
документирования включает в себя:
1.
документирование управленческой
деятельности:
-
общие
требования к составлению и оформлению
документов. -
форматы
бумаги и поля. -
Бланки
документов. -
Правила
оформления реквизитов документов. -
Требования
к тексту документов. -
Требования
к изготовлению документов.
-
Правила
подготовки и оформления отдельных
видов документов. -
Организация
службы делопроизводства. -
Организация
документооборота. -
Регистрация
документов. -
Контроль
за сроками исполнения документов. -
Организация
хранения документов в делопроизводстве. -
Экспертиза
ценности документов в делопроизводстве. -
Подготовка
документов к сдаче в архив.
Знание
норм и правил ДОУ, позволит правильно
составить организационные и распорядительные
документы, например, по предмету
Технология отрасли. Допустим распоряжение
на погрузо-разгрузочные работы. А так
же документы связанные непосредственно
с дисциплиной Бухгалтерского учёта.
Например: ведомости; товарно-транспортные
накладные; сметы на затраты, различные
справки, бланки, сводки и т. д. Экономические
дисциплины также необходимо без
оформления различного рода документов.
Вопрос
№ 58
Экспертиза
ценности документов. Функции экспертной
комиссии.
Экспертизой
ценности документов называются изучение
документов в целях определения сроков
их хранения и отбора для хранения.
Необходимость этой операции объясняется
неравнозначностью информации
управленческих документов. Одни из них
имеют только кратковременное оперативное
значение ( заявление, докладная записка)
и теряют актуальность вскоре после
своего составления. Другие (приказы по
основной деятельности, о приёме на
работу и др.) длительное время остаются
носителями хотя и ретроспективной
информации, не сохраняющей научное,
историческое, социальное, политическое
или культурное значение. Из таких
документов формируется Архивный фонд
России, и они хранятся в государственных
архивах. Но начинается отбор документов
на длительное хранение ещё в
делопроизводстве.
Нормативно
– методической основой экспертизы
ценности документов являются разработки.
Рос архива и других учреждений
Государственной архивной службы РФ, в
которых определены сроки хранения
документов, разработана методика
проведения экспертизы и оформление её
результатов, определены функции
делопроизводственной службы и
ведомственного архива. Экспертиза
ценности документов проводится:
-
В
делопроизводстве (. при составлении
номенклатуры дел). -
В
ведомственном архиве (подготовка дел
на государственное хранение). -
В
государственном архиве.
Экспертиза
ценности документов и отбор их для
хранения осуществляется в организациях
постоянно действующими экспертными
комиссиями (ЭК). В министерствах и
ведомствах создаются постоянно
действующие Центральные экспертные
комиссии (ЦЕК). В государственных архивах
создаются экспертно – проверочные
комиссии (ЭПК).
Основные
функции ЭК:
-
Организация
ежегодного отбора документов для
хранения, -
Рассмотрение
годовых разделов описей дел постоянного
хранения, описей дел временного хранения
(свыше 10 лет), в том числе по личному
составу, актов о выделении к уничтожению
документов и дел не подлежащих дальнейшему
хранению; -
Рассмотрение
актов о неисправимом повреждении
документов постоянного хранения и
актов о не обнаружении дел, подлежащих
передачи на государственное хранение; -
Рассмотрение
вопросов о приёме на ведомственное
хранение документов личного происхождения
Основные
функции ЦЭК:
-
Участие
в подготовке и рассмотрении проектов
нормативных документов и методических
пособий по вопросам организации
документов в делопроизводстве, экспертизе
ценности документов и отбору их на
государственное хранение -
Рассмотрение
перечней особо ценных дел, описей особо
ценных дел, -
Методическое
руководство и контроль за деятельностью
структурных подразделений и ЭК.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Телефонограммы
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
— исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
— входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
1.
Телефонограмма
Подготовил: Лапкина
Надежда Николаевна
2.
Телефонограмма — обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых в
отдельную категорию в связи с особым способом
передачи текста (передается устно по каналам
телефонной связи и записывается от руки).
Допускается оформление телефонограмм на чистых
листах бумаги.
Составляется телефонограмма в одном экземпляре.
3.
Реквизиты телефонограммы:
— название учреждения — автора документа;
— должность, фамилия сотрудника передавшего
телефонограмму, номер его телефона, время
передачи;
— наименование организации-получателя;
— должность и фамилия сотрудника,
принявшего телефонограмму, номер его
телефона, время;
— дата и номер телефонограммы;
— текст (не превышающий 50 слов);
— наименование должности лица, фамилия и
инициалы, подписавшего документ.
4.
5.
При составлении телефонограмм следует
придерживаться следующих рекомендаций:
— текст не должен содержать сложных логических
оборотов, трудно выговариваемых и редко
произносимых слов;
— информация должна быть краткой и срочной.
6.
При передаче телефонограммы необходимо
проверить:
— правильность записи повторным чтением;
— слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется
передавать, разбивая по буквам.
7.
Сотрудник, принявший телефонограмму,
обязан ознакомить с ее содержанием всех
должностных лиц, которым
предназначалась полученная информация.
8.
Критерии оценивания конспекта
9.
Практическое занятие
Составьте телефонограмму, используя следующие
данные: АО «Принт» выполнило заказ на
изготовление рекламных материалов для АО
«Мебельный дом». Информация о выполнении
заказа была передана телефонограммой, в
которой ЗАО «Принт» также просило оплатить
выставленный счет в срок до 28 августа текущего
года.
Телефонограмма
была
подписана
заместителем директора В.К. Брониным и
передана его секретарем.
10.
Критерии оценивания практического занятия
11.
Спасибо за внимание!